Microsoft EA renewal opties - 5 tips voor jouw volgende renewal
Top 5 opties voor jouw volgende Microsoft EA renewal
1. Huidige Enterprise Agreement verlengen
Voordat je in gesprek gaat over het verlengen van jouw Enterprise Agreement, moet je de voorwaarden van de huidige overeenkomst zorgvuldig bekijken. Je moet namelijk zowel de huidige als toekomstige behoeften van jouw organisatie goed begrijpen. Voldoet de huidige aanbieding nog steeds aan de behoeften en doelen van jouw organisatie?
Andere zaken om te overwegen zijn prijzen, licentiestructuur en duur van de verlengingstermijn. Wat is zinvol voor jouw organisatie? Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van de groeiprognoses alsook de IT-roadmap van je onderneming om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
Bij het overwegen van kosten en prijzen houd je rekening met:
- initiële kosten;
- doorlopende onderhoudskosten;
- en de mogelijkheid om indien nodig op te schalen of nieuwe services toe te voegen.
Lees voor meer tips en informatie over het Microsoft-vernieuwingsproces onze blog over hoe het verlengingsproces werkt.
Licentie Expert Erik Hollander
“Om optimaal te profiteren van de renewal van je Microsoft Enterprise Agreement, moet je goed plannen en grondig voorbereiden. Een slecht uitgevoerde renewal onderhandeling kan leiden tot onnodige kosten en gemiste kansen. Het kan er ook voor zorgen dat je licentie omgeving out-of-compliance raakt.”
2. Optimaliseren
Het is belangrijk om de huidige en toekomstige vereisten van jouw organisatie in kaart te brengen en te begrijpen. Identificeer waar je aanvullende diensten of wijzigingen beter kunt afstemmen op de veranderende behoeften van je bedrijf. Deze gegevens kan je ook gebruiken tijdens de onderhandelingen. Daarnaast kan deze kennis over hoe en waar jij jouw licentie-omgeving kunt optimaliseren leiden tot grote besparingen.
Er zijn veel factoren waar je mogelijk kunt optimaliseren:
Huidige subscription licenties van gebruikers identificeren
Profiteer jij van alle mogelijke functionaliteit binnen de huidige licenties? Zo nee, wat gebruik je niet? Inventariseer het gebruik en zoek uit of er goedkopere manieren zijn om de functionaliteit die je echt nodig hebt te licentiëren.
Subscription licenties voor gebruikers opschonen
Loop jij de subscription licenties van jouw werknemers na? Heb je een protocol voor werknemers die vertrekken/aangenomen worden? Zo ja, worden de licenties correct verwijderd? Als u ivm regelgeving bepaalde functionaliteit wilt behouden, minimaliseer je dit dan tot de vereiste functionaliteit?
Blijf op de hoogte
Ben jij op de hoogte van de nieuwste licentiemodellen die jouw contractuele uitgaven kunnen verminderen? De nieuwe ‘Windows Server Licensing Benefits’ kunnen bijvoorbeeld het aantal licenties dat je voor jouw datacenters moet aanschaffen drastisch naar beneden brengen.
Verwijder ongebruikte licenties en blijf flexibel
Kun je het aantal ongebruikte licenties reduceren? Zit er flexibiliteit in je contract om dit regelmatig te kunnen doen? Als je veel flexmedewerkers hebt, zorg er dan voor dat het aantal licenties maandelijks gereduceerd kan worden, in plaats van aantallen voor een langere termijn vast te zetten (zoals gebruikelijk in een EA). Zorg ervoor dat je evenveel software-licenties aanschaft als -abonnementen (bijvoorbeeld SQL Server en CIS in een Server & Cloud Enrollment). Dan ben je niet voor een termijn van drie jaar gebonden.
Er zijn zoveel items waar je qua optimalisatie naar kunt kijken. We hebben van optimalisatie ons werk gemaakt, dus neem contact met ons op voor onafhankelijk advies.
Bezoek onze support pagina over optimalisatie voor meer informatie over hoe wij kunnen helpen. Bekijk ook onze optimalisatietool Optimize van Nebula Solutions.
3. Overgaan naar een Cloud Solution Provider (CSP)
Een van de meest gangbare alternatieven voor de Enterprise Agreement is een Cloud Solution Provider (CSP) contract.
Met het CSP-licentiemodel mogen Microsoft partners namens Microsoft hun klanten clouddiensten zoals Azure, Microsoft 365 en Dynamics 365 verkopen, software subscription licenties laten aanschaffen en licenties voor hun klanten beheren.
De CSP kan vooral aantrekkelijk zijn voor kleinere organisaties, maar je moet altijd eerst de prijzen, contractvoorwaarden, flexibiliteit en schaalbaarheid vergelijken om te bepalen of een CSP beter bij jullie bedrijf past. Je kunt hier ons blog lezen voor een gedetailleerde vergelijking tussen EA en CSP (Engelstalig).
Als je besluit dat een CSP beter bij jouw organisatie past, dan moet je vervolgens onderzoek doen naar Microsoft partners en een partner, die geautoriseerd CSP-provider is, vinden met een goede reputatie. Kijk naar factoren als:
- expertise;
- support mogelijkheden;
- opties om aan de specifieke vereisten van jouw organisatie te voldoen.
Voor een overstap naar CSP moet je ook voorbereidingen treffen voor een soepele overgang en migratie van licenties, gegevens en supportdiensten van de EA naar de CSP.
Zelfs als je besluit dat CSP niet geschikt is voor jouw bedrijf, kan je het CSP-scenario gebruiken tijdens de onderhandelingen met Microsoft! Dus het uitdenken van een CSP scenario is nooit tijdverspilling!
4. Overstappen op een Microsoft 365 of Azure abonnement
Kleine organisaties of bedrijven in specifieke sectoren hebben wellicht geen allesomvattend licentiecontract nodig, maar zullen eerder gebaat zijn bij flexibiliteit en zo effectief mogelijke prijzen.
Om te weten wat je nodig hebt qua Microsoft producten en diensten, moet je een grondige behoefteanalyse uitvoeren. Is de IT infrastructuur van jouw organisatie overwegend on-premises, in de cloud of meer een hybride mix van beiden? Nadat je de IT-omgeving in kaart heb gebracht, kan je bekijken hoe een M365 of Azure abonnement geïntegreerd kan worden zodat je huidige pakket gedekt is en, waar nodig, aangevuld.
Als je besluit om over te stappen, dan moet je plannen maken voor de migratie en adoptie om een soepele overgang te garanderen.
5. Andere licentiemogelijkheden verkennen
De EA en de CSP zijn maar twee van de vele mogelijke licentiemodellen die Microsoft aanbiedt. Als geen van deze beide opties aan de behoeften van jouw bedrijf voldoen, kan je kijken naar alternatieven.
Microsoft heeft ook branche-specifieke licentiemogelijkheden (bijvoorbeeld voor de overheid, liefdadigheidsinstellingen of het onderwijs) die interessant kunnen zijn. Voor elk contractmodel moet je de functionaliteit, voorwaarden, voordelen en prijzen vergelijken.
In ons artikel ‘De zes meest gebruikte Microsoft licentiecontracten‘ leggen wij de zes meest gebruikte Microsoft licentiecontracten uit, namelijk:
- Enterprise Agreement (EA)
- Enterprise Subscription Agreement (EAS)
- Server & Cloud Enrollment (SCE)
- Microsoft Products & Services Agreement (MPSA)
- Cloud Solution Provider (CSP)
- Services Provider License Agreement (SPLA)
Ondersteuning voor jouw renewal
Het vooruitzicht dat je al deze contractmogelijkheden moet gaan uitwerken en onderzoeken kan overweldigend zijn. Vooral omdat het aanbod vanuit Microsoft alsook de details en voorwaarden van de licentiecontracten constant veranderen en ontwikkelen.
Ons advies is om de hulp van experts in de branche in te roepen. Benader Microsoft vertegenwoordigers, licentie experts of partners die gespecialiseerd zijn in het contractmodel waar je interesse in hebt. Zij kunnen waardevolle inzichten geven en begeleiding bij het maken van een weloverwogen besluit.
LicenseQ kan direct ondersteuning bieden bij jouw renewal en helpen met het onderzoeken van alternatieven. Voor meer informatie, bezoek onze dienstenpagina op de website of neem contact op met onze licentie experts op info@licenseq.com.
