Wat is de Microsoft Customer Agreement?

De Microsoft Customer Agreement is een vereenvoudigd, digitaal, doorlopend (niet-vervallend) contract waarmee klanten Microsoft cloudproducten en -diensten rechtstreeks bij Microsoft kunnen aanschaffen. Het vervangt de oudere, complexere overeenkomsten zoals de Microsoft Online Subscription Agreement (MOSA) en de Microsoft Products and Services Agreement (MPSA). De MCA is modulair, waarbij klanten alleen de voorwaarden kunnen bekijken die relevant zijn voor de diensten die zij nodig hebben, wat het gebruiksvriendelijker maakt.

Dit artikel richt zich op de Microsoft Customer Agreement als een direct aankoopprogramma van Microsoft. We beschrijven niet het Cloud Solution Provider (CSP)-programma, dat ook gebaseerd is op de MCA. We verwijzen naar CSP (en web direct) in de tekst hieronder, maar alleen om de diversiteit van opties voor dit type contract te tonen.

Voor wie is de Microsoft Customer Agreement bedoeld?

Als je op zoek bent naar een eenvoudigere, flexibelere manier om Microsoft cloudproducten en -diensten aan te schaffen, is de MCA een uitstekende optie om te overwegen.

De MCA is beschikbaar in meer dan 20 landen en dekt momenteel Azure, M365 Copilot en Windows 365. Dit is op dit moment geen uitgebreide lijst, maar dit zal in de nabije toekomst veranderen. De CSP-versie van de MCA biedt al producten en diensten zoals Azure, Dynamics 365 en Microsoft 365.

Cloudservices aanschaffen

Sinds 2020 gingen er al geruchten rond dat Microsoft de MCA-E wil gebruiken als contractvehikel voor het aanschaffen van seat-based services onder M365, D365, W365 en andere suites. Sinds september 2023 is dit werkelijkheid geworden. Dit is een grote stap voor Microsoft, omdat het betekent dat ze rechtstreeks met klanten kunnen contracteren zonder een LSP te gebruiken. Bovendien biedt het de Microsoft klant een nieuwe manier om cloudservices aan te schaffen.

Het platform biedt jou, de eindklant, de flexibiliteit om te kiezen hoe je Microsoft cloudoplossingen wilt aanschaffen: via de website, met Microsoft ondersteuning of via een partner. Hoewel partnergeleide inkoop altijd al een optie was (CSP NCE), is deze directe inkoopoptie nieuw.

Voorbeelden van hoe bedrijven de MCA gebruiken:

• Een klein bedrijf gebruikt de MCA om Microsoft 365 voor zijn medewerkers aan te schaffen. De MCA stelt het bedrijf in staat om Microsoft 365 maandelijks aan te schaffen, wat betaalbaarder is dan het aanschaffen van jaarlijkse abonnementen.
• Een middelgroot bedrijf gebruikt de MCA om Microsoft Azure aan te schaffen voor zijn cloud computingbehoeften. De MCA geeft het bedrijf de flexibiliteit om het gebruik van Azure naar behoefte op of af te schalen.
• Een groot bedrijf gebruikt de MCA om een reeks Microsoft cloudproducten en -diensten aan te schaffen, waaronder Azure, Dynamics 365 en Microsoft 365. De MCA stelt het bedrijf in staat om al zijn Microsoft cloudaankopen te consolideren onder één enkele overeenkomst.

Wat zijn de voordelen van de MCA volgens Microsoft?

• Gestroomlijnde aanschaf: De MCA is een volledig digitale overeenkomst die in enkele minuten kan worden geaccepteerd en ondertekend. Wanneer je extra producten en diensten aanschaft, worden de voorwaarden voor deze producten automatisch toegevoegd aan je overeenkomst, waardoor je alleen de voorwaarden ondertekent die je nodig hebt.
• Flexibiliteit: De MCA biedt je de flexibiliteit om Microsoft producten en diensten aan te schaffen via verschillende partners, waaronder Microsoft zelf, cloud solution providers en systeemintegrators.
• Vereenvoudigde facturering: De MCA levert één enkele, geconsolideerde factuur voor al je Microsoft cloudaankopen, waardoor het gemakkelijker wordt om je kosten te volgen en te beheren.
• Automatische updates: Wanneer je Microsoft producten en diensten toevoegt of verwijdert, wordt je MCA automatisch bijgewerkt om deze wijzigingen weer te geven.

Belangrijkste punten over de MCA

Het bovenstaande citaat bevat duidelijk veel marketingtaal, maar er zijn verschillende belangrijke punten die opvallen:

1. Het is een volledig digitale overeenkomst – Wat Microsoft bedoelt is dat je de overeenkomst digitaal ondertekent. Ze kunnen hier enkele uitzonderingen op maken, maar over het algemeen geldt: als je liever op papier ondertekent, kan dit een dealbreaker zijn voor jou.
2. Aankoopovereenkomsten – Herinner je je de MPSA? Dit contractmodel is gebaseerd op aankoopovereenkomsten. Klanten kunnen één overkoepelende overeenkomst ondertekenen en vervolgens zoveel aankoopovereenkomsten creëren als ze nodig hebben, zelfs voor individuele afdelingen, dochterondernemingen of zelfs medewerkers. Deze flexibiliteit is geweldig, maar het is nog onduidelijk hoe dit in de praktijk zal werken met het brede scala aan Microsoft diensten.
3. Vereenvoudigde aankoopervaring – Microsoft praat al meer dan 10 jaar over Next Generation Volume Licensing. Toch is de innovatie van deze contractvormen traag gegaan. We zien nu pas de eerste nieuwe contracttypes verschijnen, en Microsoft heeft de MPSA al losgelaten om zich op iets anders te richten, de MCA. Dit roept zorgen op over de toekomst van de MCA.
4. Geen vervaldatum – Microsoft Customer Agreements (MCAs) verlopen niet, ze zijn dus in wezen permanent. Dit roept een aantal vragen op, zoals hoe toegewijde aanbiedingen zullen worden geïntroduceerd, of voordelige prijzen mogelijk zijn, en of er nog steeds een soort verlengingscyclus zal zijn (bijvoorbeeld één jaar, drie jaar). Voor Azure kunnen klanten een Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) toevoegen, waarmee ze Azure diensten voor een specifieke termijn kunnen afnemen. Het is echter onduidelijk hoe dit zal werken voor M365 en D365 producten.
5. Minder administratieve last – Het zal interessant zijn om te zien hoe dit in de praktijk werkt, aangezien de MCA daadwerkelijk op maat gemaakte overeenkomsten biedt die lange tijd van kracht blijven. Dit vereist een geheel nieuwe aanpak aan beide zijden.

Het MCA-model visualiseren

Microsoft beschouwt de Microsoft Customer Agreement in feite als een groot vat dat je kunt vullen met alle Microsoft producten en diensten. Software, cloudservices, abonnementen, Azure, enzovoort.

Je kunt producten kopen via de MCA bij Microsoft, wat ze “Microsoft led” noemen, via partners of zelfservice op de website. Je kunt deze op verschillende momenten kopen, wat betekent dat je niet tussen contracten of partners hoeft te wisselen. De MCA vervangt het CSP als het Microsoft model voor samenwerking met partnerorganisaties.

Wat zijn de verschillen tussen oude en nieuwe licentiemodellen?

De onderstaande tabel laat de verschillen tussen oudere licentiemodellen en het nieuwe MCA zien:

Een groot verschil met oude contractmodellen is hoe je de MCA ondertekent. Bij de Enterprise Agreement bijvoorbeeld, ondertekent een klant:

• Master Agreement
• Enterprise Agreement
• Verschillende enrollments
• CPS
• Previous contact information form
• Product Selection Form
• Amendementen
• Etc.

MCA ondertekenen

Bij de MCA ondertekent een klant alleen de MCA-overeenkomst. Als je een bepaald product of cloudservice toevoegt, voegt Microsoft de specifieke voorwaarden van die service toe aan de MCA. De initiële Microsoft Customer Agreement is misschien maar 11 pagina’s (in tegenstelling tot 20 tot 100+ pagina’s voor een EA), maar dit kan snel uitbreiden naarmate je meer producten en diensten aanschaft.

De verwerkingstijd van de overeenkomst is drastisch gedaald, naar slechts twee dagen. Dit komt voornamelijk door de vereenvoudiging van het aantal benodigde portalen voor de verwerking van de MCA. Voor de EA waren verschillende portalen en systemen nodig, vooral voor grotere resellers of LSP’s, maar voor de MCA zouden dit er maximaal vier moeten zijn. Waarschijnlijk het contractportaal, het M365-beheerportaal, het Azure-portaal, en dat is het.

MCA facturering

Microsoft documentatie geeft aan dat er ook gecommitteerde aanbiedingen beschikbaar zijn, met maand-, 12-maanden- of 36-maandtermijnen. Net als bij het CSP model biedt Microsoft flexibele betalingsplannen aan, inclusief maandfacturering voor geselecteerde abonnementen. Een uitgebreide lijst van in aanmerking komende abonnementen wordt binnenkort verwacht. Daarnaast blijft het prijsmodel enigszins onduidelijk, en we zullen dit gedeelte bijwerken zodra er meer informatie beschikbaar komt.

Facturering is ook eenvoudiger geworden in de MCA. Vroeger zouden financiële afdelingen zich het hoofd breken over de facturering, maar in de MCA is dit vereenvoudigd en kun je zelfs een factureringsprofiel aanmaken.

Vergelijking EA vs MCA

Hieronder volgt een gedetailleerde vergelijking tussen de Enterprise Agreement (nog steeds het belangrijkste contracttype van Microsoft) en de Microsoft Customer Agreement.

Wat is de impact van de MCA op Microsoft partners?

Microsoft partners die via het CSP contract werken, gebruiken al de Microsoft Customer Agreement, aangezien CSP al is gemigreerd naar het MCA platform in de vorm van de New Commerce Experience.

De MCA is in wezen vergelijkbaar met de huidige ervaring van het NCE/CSP programma. Echter, de manier waarop deze is opgebouwd en de bedoeling ervan zou in de toekomst meer innovatie moeten stimuleren, aangezien het veel aanpasbaar belooft te zijn.

Toegevoegde waarde-diensten in de MCA

De ‘toegevoegde waarde’-diensten van Microsoft krijgen een prominentere rol in de MCA, doordat partners worden gevraagd na te denken over of en hoe ze extra diensten zullen aanbieden bovenop de MCA om waarde toe te voegen aan het gehele contract- en portfoliopakket van Microsoft.

Hoe gaat de partner zich onderscheiden voor klanten met het MCA platform? En zal Microsoft beginnen om meer actief te concurreren met Microsoft partners, aangezien ze mogelijk de partners niet meer nodig hebben om hun licenties door te verkopen, als hun directe benadering net zo gestroomlijnd werkt als beloofd.

Met de wijziging van het contractmodel komt ook een verandering in de incentive-modellen voor partners. We zullen hier niet verder op ingaan, maar als je hier meer over wilt weten, raden we je aan om contact met ons op te nemen voor meer informatie.

Waar moet je op letten bij het kiezen voor de MCA?

1. MCA is weer een nieuw contract

De MCA is weer een contract dat wordt toegevoegd aan het al uitgebreide en complexe aanbod van Microsoft.

2. CSP partners al op MCA

CSP partners zijn al overgestapt naar de MCA. Microsoft heeft deze belofte nagekomen.

3. Nog niet klaar voor alle cloudservices

De MCA is nog niet volledig operationeel voor alle cloudservices in een direct model. We zouden graag zien hoe de “committed offers” (zoals in de EA) er in de MCA uit zullen zien.

4. Impact op ITAM

De nieuwe MCA structuur en het portal zullen invloed hebben op je ITAM. De MCA biedt geen maatwerk of standaardisatie, wat misschien niet geschikt is voor grotere ondernemingen. Als je momenteel in een sterk gepersonaliseerde EA zit (op maat gemaakte termijnen, speciale wijzigingen, raamovereenkomsten, etc.), is hetzelfde maatwerk misschien nog niet mogelijk in de MCA. Als Microsoft grotere klanten met gepersonaliseerde contracten naar de MCA wil verplaatsen, hebben ze hier een oplossing voor nodig.

5. Licentieoverzichten in de MCA

Hoe zal Microsoft licentieoverzichten behandelen onder de MCA? Klanten kunnen momenteel een Microsoft License Statement (MLS) aanvragen, maar er waren problemen bij de integratie van de MLS in MPSA aankopen. Dit was een zeer handmatig proces, maar zal de MCA anders zijn?

We hebben gehoord dat Microsoft een nieuw intern hulpmiddel heeft uitgebracht dat alle verschillende licentieprogramma’s die een klant kan aanschaffen, verzamelt. Als dit hulpmiddel werkt zoals beloofd, zou Microsoft dit aan haar klanten moeten aanbieden zodat zij dezelfde inzichten hebben. Bovendien, als alles naar de MCA verschuift, hoe zal Microsoft omgaan met licenties die klanten in het verleden hebben aangeschaft? Hoe zal Microsoft deze migraties bijhouden, of is het aan de klant om deze informatie te onderhouden?

6. Prijsbescherming in de MCA

Op dit moment bestaat prijsbescherming niet in Azure via de MCA. Enterprise Agreements (EA’s) bieden klanten drie jaar prijsbescherming, wat betekent dat de prijs die je aan het begin van je contract hebt, het maximale bedrag is dat je gedurende die termijn zult betalen. Als je overstapt naar een Microsoft Customer Agreement (MCA), zal deze prijsbescherming dan nog steeds van toepassing zijn, of zal je overstappen naar een model waarbij elke prijsstijging onmiddellijk invloed heeft op je verbruik maand na maand?

7. Juridische aspecten in de MCA

Zoals eerder vermeld, zijn aangepaste voorwaarden niet inbegrepen. Microsoft voegt alleen specifieke gestandaardiseerde wijzigingen toe die al aanwezig zijn in de Enterprise Agreement. Wat zal Microsoft in dit opzicht doen om grote ondernemingen ook de mogelijkheid te geven de MCA te adopteren?

8. Product- en cloudservice-specifieke taal

De MCA bevat alleen de basisvoorwaarden wanneer je deze voor het eerst ondertekent. Als je later diensten, producten of software aan de overeenkomst toevoegt, worden de specifieke voorwaarden van deze Add-ons in de MCA geschreven. Het is nog niet duidelijk hoe dit in de praktijk zal werken.

Hoe zal het toevoegen van deze voorwaarden werken? Als je bezwaar hebt tegen een van de voorwaarden, kun je dan met Microsoft overleggen voordat je de overeenkomst ondertekent? Zo niet, zal dit dan de aanschaf vertragen?

Microsoft Customer Agreement & Azure

Op het moment van schrijven is de MCA alleen beschikbaar voor Azure. De Microsoft Customer Agreement (MCA) biedt een flexibele manier om Azure aan te schaffen, met ondersteuning voor bestaande mogelijkheden.

Vanaf 1 november 2020 kun je Azure only Server & Cloud Enrollments niet meer vernieuwen of nieuwe Azure-only SC ondertekenen. De enige optie is om over te stappen naar de MCA. Als je Azure nog niet hebt in je Desktop EA, kun je het niet meer toevoegen en is de MCA je enige optie. Je kunt Azure niet toevoegen aan nieuwe Desktop EA’s. Als je Azure nog niet hebt in je SCE, waar je bijvoorbeeld ook SQL en Windows Server aanschaft, dan is het niet mogelijk om Azure in je SCE te behouden.

Facturering en betaling

De MCA biedt twee factureringsopties: pay-as-you-go en Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC).

Met pay-as-you-go betaal je maandelijks achteraf. Met Azure MACC doe je een voorafgaande toezegging voor het volledige Azure-bedrag. Een klant specificeert hoeveel ze denken te gaan besteden in de komende periode in ruil voor bepaalde voordelen van Microsoft, zoals de Azure Consumption Discount (ACD).

Wijzigingen

De MCA biedt enkele standaardwijzigingen die vereist zijn voor mensen in bepaalde sectoren met specifieke regelgeving, zoals HIPAA, GDPR en financiën. Je kunt ook wijzigingen aanbrengen in publiciteit en investeringsfondsen toevoegen aan een titel, bijvoorbeeld voor een specifieke Azure aankoop.

Verplichtingen

Als je je verbindt tot een bepaald bedrag aan Azure, hetzij in een voorafbetaling of in een Azure Consumption Commitment (MACC), kom je mogelijk in aanmerking voor een Azure Commitment Discount, investeringsfondsen en Azure creditaanbiedingen.

Indirecte Markten

Klanten in indirecte markten kunnen nog steeds Azure ondertekenen via de Enterprise Agreement. In directe markten kun je echter geen Azure only SE initiëren of vernieuwen of Azure toevoegen aan een desktop EA.

Facturering

Het factuursjabloon van de MCA toont de kosten en is intuïtiever dan het vorige factuursjabloon. Je kunt ook je kosten binnen je factuur organiseren en je eigen secties en samenvattingen maken. Alle gemaakte kosten en aankopen worden dan weergegeven in het juiste gedeelte van de factuur, evenals een samenvatting van de uitgaven in alle secties.

Zelfservice facturering

De MCA stelt je ook in staat om je factuur zelf te beheren. Je kunt facturatieprofielen toevoegen in het portaal en de profielen zo instellen dat je de verschillende facturen per facturatieaccount kunt downloaden. Dit is een zeer handige functie voor organisaties met verschillende afdelingen, zoals marketing, accounting en sales.

De MCA biedt een flexibele en efficiënte manier om Azure aan te schaffen en te gebruiken. Met de nieuwe functies, zoals zelfservice facturering, maakt de MCA het gemakkelijker voor organisaties om hun Azure kosten te beheren.

FAQs

Wat zijn de kosten van de MCA?

De kosten van de MCA zijn afhankelijk van de producten en diensten die je licentieert. Je kunt een offerte voor de MCA krijgen door de Microsoft Customer Agreement website te bezoeken. Azure wordt geciteerd op basis van de Azure prijslijst, die voor alle klanten hetzelfde is en te vinden is in de Azure Channel Price Calculator tool. Voor andere diensten moet je contact opnemen met Microsoft zelf of via een partner in het CSP New Commerce Experience.

Wat zijn de voordelen van het licenseren van de MCA via een Microsoft partner?

Microsoft partners kunnen je helpen bij het begrijpen van je licentieopties, het onderhandelen van de best mogelijke voorwaarden en het effectief beheren van je MCA licentie. Ze kunnen de meeste diensten aanbieden die beschikbaar zijn voor D365, M365 en Microsoft Azure.

Dit is een reseller-model, wat betekent dat de Microsoft-partner de uiteindelijke prijs bepaalt en vaak een marge bovenop de kostprijs berekent. Vraag altijd meerdere offertes aan bij verschillende Microsoft partners.

Wat zijn de algemene voorwaarden van de MCA?

De algemene voorwaarden zijn afhankelijk van de diensten die je aanschaft. Minimaal teken je een “lege” overeenkomst met de kernvoorwaarden. De voorwaarden bevatten zaken zoals garanties, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, audits en andere algemene clausules waaraan Microsoft wil dat je je houdt. Op basis van de producten die je aanschaft, kunnen er aanvullende voorwaarden aan de overeenkomst worden toegevoegd.

Kan ik mijn MCA licentie op elk moment annuleren?

Ja, je kunt je MCA licentie op elk moment annuleren door Microsoft 30 dagen van tevoren schriftelijk op de hoogte te stellen. Je blijft echter verantwoordelijk voor het betalen van de producten en diensten die je hebt gebruikt tijdens de opzegtermijn.

Wat gebeurt er als ik mijn MCA factuur niet betaal?

Als je je MCA factuur niet betaalt, kan Microsoft je licentie opschorten of beëindigen. Microsoft kan je ook boetes en rente in rekening brengen.

Microsoft heeft ook een concept genaamd Extended Term, waarbij ze in staat zijn om je maandlasten door te blijven sturen voor de gebruikte diensten, totdat je je uitschrijft uit Extended Term. Het is nog niet duidelijk of dit ook beschikbaar zal zijn voor de MCA, maar dit is iets om in de gaten te houden.

Wat zijn mijn ondersteuningsopties onder de MCA?

Je ondersteuningsopties onder de MCA variëren, afhankelijk van de producten en diensten die je licentieert. De meeste producten en diensten komen echter met een bepaald niveau van ondersteuning.

Je kunt meer te weten komen over je ondersteuningsopties door contact op te nemen met Microsoft of je Microsoft-partner. Als je ondersteuning nodig hebt die verder gaat dan de standaard productondersteuning, moet je meestal een extra service bespreken, zoals Microsoft Premier Services of Unified Support Services.