Licentiecontract - Populairste contracten uitgelegd
Als het gaat om het kopen van Microsoft software en diensten, is het belangrijk om de verschillende beschikbare licentiecontracten te begrijpen, aangezien er zoveel opties zijn. In deze gids bespreken we de kenmerken, voordelen en verschillen van de 6 belangrijkste Microsoft licentiecontracten.
LicenseQ ondersteunt organisaties bij het beter beheren van hun software en servicebehoeften; kennis delen zien wij als onderdeel hiervan.
1. Enterprise Agreement
Wat is een EA?
Het Enterprise Agreement (EA) is een driejarig contract bedoeld voor grote organisaties met 500 of meer gebruikers (werknemers) of devices (endpoints die gebruikt worden door werknemers). Dit contract biedt volume licentiekortingen op Microsoft software en diensten, biedt toegang tot de nieuwste technologie updates en omvat verplichte Software Assurance.
Een van de belangrijkste voordelen van de EA is de voorspelbare jaarlijkse betalingsstructuur. Organisaties betalen jaarlijks voor software en diensten gedurende de looptijd van het contract, wat kan helpen bij budgettering en prognoses. Bovendien kan de EA worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie. Dit omvat de mogelijkheid om producten toe te voegen of te verwijderen tijdens de looptijd van het contract.
De Enterprise Agreement wordt vaak gezien als de hero motion onder Microsoft contracten. Dit contract is bedoeld voor bedrijven die op maat gemaakte Algemene Voorwaarden nodig hebben, hoewel ze deze wel met Microsoft moeten onderhandelen..
Belangrijkste kenmerken van de Enterprise Agreement:
- Organisatie breed voor software & clouddiensten (niet mogelijk voor enkel clouddiensten)
- Flexibel aankopen – Microsoft producten en diensten kunnen worden gelicentieerd op doorplopende basis (software) of als abonnement (clouddiensten)
- Volume kortingen op basis van het aantal aangekochte licenties en clouddiensten. Significante besparingen als het aantal werknemers wordt opgeschaald
- True-up – flexibel en gemakkelijk nieuwe producten, licenties en diensten toevoegen gedurende de looptijd van het contract. Deze worden betaald tijdens de jaarlijkse True-up
- Verplicht afnemen Software Assurance
- Hybride licenties – Mix online en on-premises diensten naar behoefte van jouw organisatie. Het is ook mogelijk om over te stappen van on-premises naar vergelijkbare online diensten d.m.v. Add-ons en/of Step-ups
2. Enterprise Agreement Subscription
Wat is een EAS?
Met de Enterprise Agreement Subscription kunnen organisaties zich abonneren op Microsoft producten en diensten in plaats van een eeuwigdurende licentie aan te schaffen. Dit contract is ook voor organisaties met 500+ gebruikers en/of devices.
De EAS is ideaal voor organisaties met fluctuerende softwarebehoeften of voor organisaties die hun software up-to-date willen houden zonder een langetermijnverbintenis aan te gaan of licenties te bezitten. Organisaties kunnen hun software en diensten eenvoudig op- of afschalen op basis van hun veranderende behoeften.
De EAS verschilt van de EA doordat het een toename/afname van het aantal abonnees voor alle producten op jaarbasis toestaat. In de EA stemt een klant vooraf in met de minimumhoeveelheden van de eerste bestelling voor drie jaar. Hoewel de True-down flexibiliteit biedt voor bepaalde online diensten. Met de EAS rapporteert een klant jaarlijks over zijn werkelijke verbruik.
Dit type contract is voor organisaties die geconfronteerd worden met onzekerheid of die veranderingen verwachten in hun IT-behoeften of personeelsbestand. Daarnaast kiezen organisaties deze optie als het aankomt op Opex vs Capex vereisten.
De belangrijkste kenmerken en voordelen van EAS:
- Organisatie-breed enkel voor software (niet voor clouddiensten)
- Een klant bezit een licentie niet. Je koopt het recht om toegang te krijgen tot Microsoft software, diensten en producten voor de duur van je abonnement. Als jouw Enrollment niet verlengd wordt, moet je ofwel de licentie “uitkopen” of je verliest het recht om de software of dienst te gebruiken.
- Flexibel aankopen – Microsoft producten en clouddiensten kunnen gelicentieerd worden als abonnement. Je koopt alleen aan wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt zonder je vast te leggen met langetermijncontracten.
- Jaarlijkse betaling van abonnementskosten
- Lage initiële licentiekosten aangezien je de licenties niet koopt, maar je abonneert. (Let op: op de langetermijn valt de EAS duurder uit omdat je moet blijven betalen voor het abonnement. EA = je betaalt eenmalig voor de licentie en verlengt vervolgens alleen de Software Assurance)
- Soepele transitie naar de cloud met licenties voor Microsoft clouddiensten. Profiteer van de voordelen van cloud computing zoals schaalbaarheid, flexibiliteit en kost efficiëntie.
- Verplichte Software Assurance
- Volume kortingen gebaseerd op de aangekochte hoeveelheid licenties en clouddiensten. Kostenbesparing wanneer je gebruik opschaalt
3. Server & Cloud Enrollment (SCE)
Wat is een SCE?
SCE is een speciale enrollment binnen de Enterprise Agreement. Het is een basis installatie van je gecommitteerde contract, dat optimale prijzen en voorwaarden biedt, de geoptimaliseerde cloud licentie-opties en vereenvoudigde licentiering. De Server & Cloud Enrollment omvat ook licenties op basis van abonnementen, wat handig kan zijn als u werklasten wilt terugtrekken, wilt consolideren of naar de cloud wilt migreren.
Net als de EA is de SCE een driejarig contract dat is ontworpen voor grotere organisaties met grote on-premises en cloudinfrastructuren. Het biedt organisaties een vereenvoudigde manier om Microsoft serverproducten en clouddiensten te licentiëren, waardoor ze hun IT-uitgaven kunnen optimaliseren en licentiecomplexiteit kunnen verminderen.
Je kunt een SCE ondertekenen wanneer je een commitment aangaat voor een of meer sleutel server- en cloudtechnologieën van Microsoft. Namelijk een van de volgende:
- Applicatie servers (BizTalk Server, SharePoint Server en SQL Server)
- Core Infrastructure Suite (serverbesturingssystemen en beheersoftware zoals Windows Server en System Center)
- Ontwikkelplatform: Visual Studio Enterprise (alleen deze editie – Pro is alleen mogelijk bij uitzondering van Microsoft)
Houd er rekening mee dat er een minimumvereiste is om de SCE te gebruiken. Een organisatie moet een minimum aantal installaties hebben voor een van deze producten om in aanmerking te komen.
De belangrijkste kenmerken en voordelen van SCE:
- Standaardisatie vereiste voor de hele organisatie. Je moet licentie hebben voor alle installaties voor je gehele organisatie (of subonderdeel van je organisatie)
- Flexibel aankopen – Microsoft server producten en clouddiensten gelicentieerd op een per-core basis. Koop licenties op basis van daadwerkelijk gebruik, i.p.v. je te committeren aan een bepaald aantal licenties.
- Licentiering stroomlijnen Vereenvoudigd licentiebeheer door een enkele enrollment te bieden die alle Microsoft server producten en clouddiensten dekt.
- Kostenbesparingen door volume kortingen te bieden op basis van het aantal gekochte licenties
- Software Assurance Kortingen alleen op Software Assurance (5% op Enterprise Enrollment) en nieuwe Licenses with SA (15% op Enterprise Enrollment). Volledige Software Assurance benefits voor uitgerolde licenties (ook nieuwe versierechten) en, als je hiervoor in aanmerking komt, Unlimited Problem Resolution Support
Voor meer informatie over EA, EAS en SCE enrollment types, kan je onze uitgebreide Engelstalige blog hier lezen.
4. Microsoft Products & Services Agreement (MPSA)
Wat is de MPSA?
De Microsoft Products & Services Agreement is een flexibele aankoopovereenkomst waarmee organisaties clouddiensten, softwarelicenties en andere producten kunnen kopen op basis van betalen naar gebruik. Deze overeenkomst is ideaal voor organisaties met verschillende softwarebehoeften of voor organisaties die verschillende producten willen testen voordat ze een langetermijncontract aangaan.
De MPSA biedt een vereenvoudigd aankoopproces waarmee organisaties tijd en middelen kunnen besparen. Bovendien biedt de MPSA één enkele overeenkomst voor alle Microsoft producten en diensten, waardoor het eenvoudiger wordt om software en services in de hele organisatie te beheren.
Het programma zou “end of life” moeten zijn, maar er is nog steeds veel activiteit en veel grote bedrijven hebben een MPSA contract. De MPSA zou ook veel van de oudere Microsoft contracten moeten vervangen, maar heeft uiteindelijk alleen het Microsoft Select Plus-programma vervangen.
De belangrijkste kenmerken en voordelen van MPSA:
- Flexibel aankopen – Koop licenties en clouddiensten op transactiebasis.
- Volume kortingen op basis van de hoeveelheid aangekochte licenties en clouddiensten. Kostenbesparing wanneer je gebruik opschaalt. Gebaseerd op een puntensysteem, waarbij een licentie meetelt voor een bepaald aantal punten. Als je puntenaantal een bepaald niveau overstijgt, kan je met een hoger gereduceerd tarief aankopen.
- Software Assurance optioneel
- Transactiemodel – Koop benodigde licenties aan op/rond de tijd dat je het product of additionele kopieën van het product wilt gaan gebruiken. Mogelijkheid om bestellingen te plaatsen voor clouddiensten of Licenses with SA die samenvallen met je contractverjaring.
- Geen True-up
- Azure Hybrid Benefit voor licenties aangekocht met SA. Dit stelt je in staat om bestaande on-premises licenties te gebruiken om bepaalde workloads in de cloud uit te voeren, zonder dat je hiervoor extra licenties hoeft aan te schaffen. Zo bespaar je kosten terwijl je overstapt naar de cloud.
- Selfservice inkoop – Aangewezen personen binnen de organisatie kunnen additionele licenties en clouddiensten aankopen op een online portal, zonder hiervoor extra toestemming nodig te hebben. Dit biedt grotere efficiëntie en controle voor organisaties.
5. Cloud Solutions Provider (CSP)
Wat is CSP?
Met het Cloud Solution Provider kunnen organisaties Microsoft softwarelicenties en clouddiensten rechtstreeks aanschaffen bij een netwerk van geautoriseerde partners.
CSP is in 2015 geïntroduceerd en heeft in deze periode een enorme ontwikkeling doorgemaakt. De nieuwste versie van dit aanbod heet New Commerce Experience. Met CSP kunnen Microsoft partners niet alleen clouddiensten en licenties verkopen, maar ook een complete end-to-end klantervaring bieden, van eerste verkoop tot doorlopende ondersteuning en facturering. Veel partners hebben hun eigen oplossingen gebouwd rond het vervullen van licenties en diensten.
Dit contract biedt flexibele prijs- en betalingsopties en stelt organisaties in staat hun cloud abonnementen te beheren via één dashboard, meestal gemaakt door de partner bij wie ze kopen. Het CSP-programma is ideaal voor organisaties die willen samenwerken met een vertrouwde partner om hun clouddiensten te beheren. Vaak gebruikt Microsoft deze partners voor hun implementatie, maar het kunnen ook resellers (of zelfs LSP’s) zijn.
De CSP is flexibel wat betreft het toestaan van klanten om hun clouddiensten omhoog of omlaag te schalen op basis van hun veranderende behoeften. Dit behoeft enige nadere toelichting.
Bij softwareabonnementen zit een organisatie meestal vast aan een vaste looptijd van één of drie jaar, terwijl je bij clouddiensten maandelijks kunt op- en afschalen. CSP maakt echter ook aankopen op langere termijn mogelijk (12 tot 36 maanden) die u kunt gebruiken om de prijs van de clouddiensten die u koopt te verlagen.
Voor wie is CSP? Kleinere bedrijven met minder dan 2400 werknemers zullen het meest profiteren van de beschikbare kortingen.
Belangrijkste kenmerken CSP
- Microsoft partner, niet Microsoft zelf. Je tekent nog steeds een contract met Microsoft, alhoewel deze vaak is inbegrepen in de voorwaarden die je tekent met de partner.
- Microsoft partners verantwoordelijk voor het verkopen, facturering en leveren van doorlopende ondersteuning voor Microsoft clouddiensten, waardoor zij volledige controle hebben over de klantervaring
- Niet alle Microsoft producten en diensten zijn beschikbaar in CSP (bijv., beperkt aantal eeuwigdurende licenties beschikbaar, System Centre niet beschikbaar, niet alle Server Subscription licenties) of zij hebben meer beperkte gebruikersrechten, alhoewel dit snel aan het veranderen is.
- Meer flexibiliteit met betrekking tot licentiering en facturering. De partner bepaalt de prijs naar de eindklant toe en kan creatief zijn met zijn facturering zolang zij de invoice van Microsoft maar betalen (er zijn wel regels!).
- Partners kunnen hun aanbod aanpassen en klanten een verscheidenheid aan abonnementsopties bieden, inclusief betaling op maandelijkse-, jaarlijkse- of verbruiksbasis. Zij kunnen facturen ook consolideren om het proces voor klanten te vereenvoudigen.
- Competitieve prijzen (Houd er rekening mee dat Microsoft Partners geld verdienen aan marges en kickbacks voor het leveren van diensten aan jou als klant).
- Partners kunnen eenvoudig clouddiensten toevoegen of verwijderen naar gelang de behoeften van de klant veranderen, afhankelijk van het betaalmodel dat gekozen is.
- Toegang tot geadvanceerde technische support van Microsoft via de partner waar klanten van kunnen profiteren
- CSP is meer beperkt in de contractvoorwaarden dan het Enterprise Agreement en contractuele voorwaarden kunnen lastig worden aangepast
- Geen Software Assurance beschikbaar, alhoewel je soms SA rechten krijgt (Je kunt hiervan een voorbeeld vinden in de Product Terms).
Probeer je te kiezen tussen de CSP en het EA? Lees ons uitgebreide Engelstalige blog hier.
6. Services Provider License Agreement (SPLA)
Wat is SPLA?
De Microsoft Services Provider License Agreement (SPLA) is een licentiemodel dat is ontworpen voor serviceproviders die gehoste softwarediensten en -toepassingen aan hun klanten aanbieden. Met SPLA kunnen serviceproviders maandelijks licenties voor Microsoft software aanschaffen, op basis van het aantal gebruikers of apparaten dat toegang heeft tot de software.
Onder het SPLA kunnen serviceproviders een reeks Microsoft softwareproducten aan hun klanten aanbieden, waaronder:
- Windows Server
- SQL Server
- Exchange Server
- SharePoint Server
- en vele anderen
Serviceproviders zijn verplicht hun gebruik maandelijks aan Microsoft te melden en te betalen voor de licenties die ze gebruiken om hun oplossing voor u te hosten. Aangezien zij de licentie voor u kopen, ligt de naleving (compliance) van het licentierapport bij de serviceprovider.
Bijkomend voordeel: EA-licenties met het voordeel van License Mobility via Software Assurance kunnen worden gebruikt om de kosten voor de serviceprovider te verlagen. Licentie compliance is dan echter een gedeelde verantwoordelijkheid. In oktober 2022 kondigde Microsoft aan dat dit voordeel ook is uitgebreid naar Windows Server met Software Assurance, het zogenaamde Flexible Licensing Benefit.
Belangrijkste kenmerken van SPLA
- Maandelijkse licentiering op basis van het aantal gebruikers of apparaten dat toegang heeft tot de software. Flexibiliteit en kostenbesparingen voor dienstverleners die gehoste softwarediensten en applicaties aanbieden.
- Toegang tot nieuwste software versieszodat klanten toegang hebben tot de meest up-to-date functies en functionaliteit
- Geen kosten vooraf – Serviceproviders betalen alleen voor de licenties die ze hebben gebruikt, op basis van hun maandelijkse rapportage
- Schaalbaarheid – Eenvoudig licenties toevoegen of verwijderen wanneer de behoeften van klanten veranderen. Hierdoor kunnen dienstverleners snel inspelen op veranderende marktomstandigheden en klantvraag
- Competitieve prijzen voor klanten, terwijl er nog steeds een marge wordt verdient op de verkoop.
Samenvatting
Licentie expert Floris Klaver
Belangrijkste verschillen tussen de licentiecontracten:
- De EA, EAS en SCE zijn contracten voor grotere organisaties met vaste softwarebehoeften en driejarige verbintenissen, terwijl de MPSA, CSP en SPLA flexibeler zijn en kunnen worden omschreven als pay-as-you-go. CSP is doorgaans gericht op organisaties met minder dan 2400 werknemers.
- CSP-contracten bieden flexibele betalingsopties (maandelijks, jaarlijks, per drie jaar), maar kunnen meer beperkte gebruiksrechten hebben. EA heeft de meest flexibele gebruiksrechten, maar kent alleen een jaarlijkse betalingsstructuur.
- De SCE biedt korting op server- en cloudproducten.
- De EA-, EAS- en SCE-contracten bevatten verplichte Software Assurance
- De CSP vereist dat organisaties Microsoft clouddiensten aanschaffen via een geautoriseerde Microsoft partner en dat alle ondersteuning via hen verloopt.
- SPLA is een contract voor hostingproviders, waar ze de licenties voor eindklantoplossingen bestellen.
