True-up vs jaarlijkse rapportage
Verschil tussen True-up vs jaarlijkse rapportage
Jaarlijkse rapportage =
- Motie in het Enterprise Agreement Subscription contract
- Het is een jaarlijkse betaling voor het totaal aantal licenties voor Microsoft producten en diensten waar een bedrijf mee heeft ingestemd.
True-up =
- Motie in de Enterprise Agreement
- Het is een jaarlijkse controle om na te gaan welke licenties een bedrijf het afgelopen jaar gebruikt heeft bovenop de initiële bestelling.
- Het is ook het daaropvolgende proces/betaling om er zeker van te zijn dat alle additionele licenties betaald zijn. Dit zorgt ervoor dat een organisatie compliant is.
- True-down is geen optie voor software producten: je kunt niet voor minder licenties betalen dan afgesproken zijn in de initiële bestelling.
Onderwerpen in dit blog:
True-up
Jaarlijkse rapportage
True-up
1. Wat is een True-up?
Een Enterprise Agreement vereist dat je aan het einde van elk jaar een True-up uitvoert.
De True-up is een vergelijking tussen het aantal gebruikte licenties en het aantal licenties dat in de initiële bestelling van de Enterprise Agreement is gekocht. Het True-up proces stelt bedrijven in staat hun aantal licenties aan te passen en indien nodig extra licenties aan te schaffen.
Het is ook een manier voor Microsoft om ervoor te zorgen dat een organisatie voldoet aan de Microsoft licentievoorwaarden en -bepalingen voor de verschillende producten en diensten. Over het algemeen wordt alle groei gedurende het jaar van het contract beschouwd voor de True-up. Ook de afname van clouddiensten kan tijdens de True-up worden meegenomen, aangezien dit een programmatische optie is.
True-down
Helaas bestaat er geen True-down principe voor software (tenzij het beschikbaar is als abonnement).
Alle wijzigingen die gedurende het jaar zijn gemaakt, moeten worden verrekend in een True-up rapport of een updateverklaring, die 30 – 60 dagen voor de verjaardag van je EA enrollment moeten worden ingediend.
Hoe werkt een True-up?
Het True-up proces zorgt ervoor dat bedrijven het juiste aantal licenties hebben om het gebruik van software te dekken. Omdat de producten uit het initiële (verlengings)rapport prijsvast zijn, helpt het True-up proces organisaties bij het budgetteren van software-uitgaven.
Het helpt ook onverwachte kosten of prijsstijgingen te voorkomen. De voorwaarden en prijzen van de producten en diensten worden overeengekomen bij het ondertekenen van de EA. Deze zijn te vinden in je Klantprijslijst (CPS) onder de Toekomstige Prijstabel.
Wanneer een True-up?
Het True-up proces vindt doorgaans plaats:
- Einde van jaar 1
- Einde van jaar 2
- Einde van een contractperiode (ook wel ‘Final True-up’ of ‘True-up Jaar 3’ genoemd)
Een organisatie moet hun software-implementaties en (cloud)gebruik tegenover hun licentierechten beoordelen om te bepalen of ze eventuele licentietekorten hebben. Belangrijk om in overeenstemming te blijven en juridische/financiële boetes te vermijden.
2. Wat is het voordeel van een True-up?
Inkopen versimpeld
Het proces van inkoop wordt vereenvoudigd en is gemakkelijker te beheren met een enkel jaarlijks True-up Rapport.
Je bent niet verplicht om onmiddellijk een bestelling te plaatsen voor eventueel verhoogd gebruik van Microsoft-softwarelicenties. In plaats daarvan kun je alle groei in één keer aan het einde van het contractjaar opnemen.
Afgestemd op jouw behoeften
Een van de belangrijkste voordelen van een True-up binnen een Enterprise Agreement is dat het organisaties in staat stelt om hun softwarebehoeften nauwkeurig te beoordelen en indien nodig aan te passen.
Door een True-up uit te voeren, kunnen organisaties identificeren waar ze mogelijk over- of onder gelicentieerd zijn (wederom alleen voor (cloud)abonnementen). Ze kunnen hun licentieaantallen dienovereenkomstig aanpassen. Dit kan organisaties helpen hun software-uitgaven te optimaliseren en onnodige kosten te vermijden.
Compliance
Een ander voordeel van een True-up is dat het organisaties helpt om in overeenstemming te blijven met softwarelicentieovereenkomsten. Veel softwareleveranciers vereisen dat organisaties nauwkeurige administratie bijhouden van hun softwaregebruik. Ze moeten ook zorgen dat ze volledig gelicentieerd zijn voor alle software die ze gebruiken. Het niet naleven van deze vereisten kan resulteren in boetes en juridische consequenties. Dit kan kostbaar en verstorend zijn.
Annual Report vs True-up
3. True-up reality check
De True-up is een van de meer gecompliceerde onderdelen van de EA. Microsoft’s EA-programma is ontworpen om risico’s te minimaliseren en tegelijkertijd kosten te optimaliseren. Dit betekent dat het niet altijd mogelijk is om kosten te verlagen. Ook kun je je software niet jaarlijks ‘True-downen’.
Een True-up geeft je de mogelijkheid om de licenties die je hebt te gebruiken en alleen precies te kopen wat je nodig hebt op vastgestelde periodieke momenten. Dit voorkomt de neiging om te veel te kopen alleen maar om veilig te zijn.
Prijzen en voorwaarden voor het toevoegen van software en diensten worden vastgesteld bij de start van de Enterprise Agreement. Geen verrassingen! Extra aankopen worden gebundeld in één rapport per jaar om inkoopkosten te verlagen. In tegenstelling tot het betalen voor extra licenties telkens wanneer.
Licentiereservering
Licentiereservering voor clouddiensten helpt de kosten voor je extra cloud abonnementen uit te stellen. Je kunt het hele jaar door licenties reserveren tegen nul kosten en deze verrekenen tijdens de True-up periode. Hierdoor kun je op elk moment nieuwe online diensten toevoegen om aan je behoeften te voldoen.
Betaling is met terugwerkende kracht voor de maanden dat je clouddiensten hebt gebruikt in het actieve jaar van de 12 maanden voorafgaand aan de inschrijving. Je betaalt onmiddellijk voor het daaropvolgende jaar van het contract.
Subscription Enrollment
De Subscription Enrollment geeft je niet alleen de optie om diensten en software toe te voegen, maar ook om ze indien nodig te verwijderen. Dit is de jaarlijkse rapportage die klanten moeten doen. Licentiereserveringen voor clouddiensten kunnen ook in een EAS worden gedaan. Ze moeten dan worden verrekend en meegenomen in de totale licentietelling voor het volgende jaar.
Voor een gedetailleerde uitleg, bekijk de video hieronder waarin Floris de werking van de True-up uitlegt (in het Engels).
Jaarlijkse rapportage
1. Wat is de jaarlijkse rapportage?
De jaarlijkse rapportage is een cruciaal onderdeel van de Enterprise Agreement Subscription en het vereist dat organisaties licentieconformiteit handhaven. Het zorgt ervoor dat ze de nieuwste software en diensten aanschaffen die ze gebruiken.
Het is een verplichting die organisaties aangaan om elk jaar een bepaald aantal licenties en abonnementen aan te schaffen. De inkoop gebeurt meestal tegen een gereduceerde prijs. Deze verplichting wordt aangegaan in ruil voor de voordelen en flexibiliteit die de EAS biedt.
Jaarlijkse betaling
De jaarlijkse betaling dekt het minimum aantal licenties dat door de overeenkomst vereist is. Door de aard van de EAS is de jaarlijkse rapportage een alomvattend rapport voor alle software en diensten die een organisatie gebruikt of van plan is te gebruiken in het komende jaar.
Als er binnen dat jaar extra licenties worden gebruikt, schrijft het contract voor dat er extra licenties moeten worden aangeschaft. Veel organisaties weten dit niet en Microsoft controleert dit meestal niet, aangezien ze werken op basis van een vertrouwensmodel voor software.
Voor clouddiensten meldt een organisatie normaal gesproken licenties zodat gebruikers toegang kunnen krijgen tot de dienst.
Door elk jaar een bepaald aantal licenties en abonnementen vast te leggen, kunnen organisaties:
- gebruikmaken van de nieuwste softwareversies
- de nodige licenties bemachtigen om deze legaal te gebruiken.
Besparen
De jaarlijkse rapportage is ook een kans voor organisaties om geld te besparen op hun licentiekosten. Door een bepaald aantal licenties en abonnementen vast te leggen bij de verlenging van het EAS-contract, kunnen klanten gedurende de looptijd van het contract van deze prijzen profiteren. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen gedurende de driejarige overeenkomst.
2. Hoe werkt de jaarlijkse rapportage?
Om het meeste uit de jaarlijkse rapportage te halen, moet je je software- en clouddienstbehoeften begrijpen. Dit vereist een grondige analyse van het huidige gebruik van software en diensten en toekomstige vereisten. Deze analyse kan organisaties helpen om het juiste aantal licenties en abonnementen te bepalen waartoe ze zich willen vastleggen in hun jaarlijkse rapportage.
LicenseQ kan jouw bedrijf ondersteunen met alle aspecten en stappen van de jaarlijkse rapportage.
De jaarlijkse rapportage werkt voor de Enterprise Agreement Subscription als volgt:
Onderhandeling en ondertekenen:
Voordat je begint aan de jaarlijkse rapportage, moet een organisatie eerst onderhandelen met Microsoft en een EAS ondertekenen. De overeenkomst dekt over het algemeen een periode van drie jaar. Je kunt hier meer over dit proces lezen.
Vaststellen benodigd aantal licenties
Zodra de overeenkomst van kracht is en het initiële rapport is verwerkt, kun je je software en diensten gebruiken. Op de contractuele verjaardag moet een organisatie het aantal licenties bepalen dat het voor het volgende jaar nodig heeft. Dit kan gebaseerd zijn op het aantal gebruikers, apparaten of andere criteria waarop software of clouddiensten worden gelicentieerd.
Indienen jaarlijkse rapportage
Een organisatie dient vervolgens de jaarlijkse rapportage in bij Microsoft. Dit kan via een Licensing Solution Provider (LSP) worden gedaan.
Microsoft verwerkt jaarlijkse rapportage
Microsoft neemt de rapportage door en bevestigd of een organisatie het goed heeft ingediend in lijn met de initiële voorwaarden en afspraken in het contract.
Betaling
Zodra het rapport is verwerkt, betaalt een organisatie voor de licenties. Dit is meestal vereist binnen 30 dagen na de factuur. Na de activering van het contract geeft Microsoft al toegang tot het Volume Licensing Service Centre (VLSC), dus eventuele nieuwe benodigde software kan hier worden gedownload. Clouddiensten worden meestal toegewezen of gebruikt via hun respectievelijke portalen.
Verlenging
Aan het einde van het derde jaar moet je de Enterprise Agreement verlengen en een nieuw initieel rapport indienen om Microsoft producten en diensten te kunnen blijven gebruiken.
In het algemeen houdt dit alle software en diensten in die in het laatste jaar van het contract gebruikt zijn, inclusief alle nieuwe installaties gedurende dit jaar en alle licentiereserveringen voor clouddiensten.
Hulp nodig met het verlengen van jouw EA?
In dit artikel werd het verschil tussen de True-up vs de jaarlijkse rapportage uitgelegd, beide belangrijke termen voor het begrijpen van de EA(S). De EA blijft een gecompliceerd licentiemodel om te begrijpen en om mee te werken.
LicenseQ kan direct ondersteuning bieden bij de EA en samen met jouw bedrijf het proces doorlopen. Voor meer informatie, bezoek onze Contractonderhandeling pagina of neem direct contact op met onze licentie experts via info@licenseq.com.
