Basis van de Enterprise Agreement
1. Wat is de Enterprise agreement?
De Enterprise Agreement is een commercieel volume licentieprogramma waarmee bedrijven Microsoft-software en clouddiensten kunnen aanschaffen in één overeenkomst, in plaats van voor elk product of service afzonderlijke licenties te moeten kopen. Het idee hierachter is het vereenvoudigen van het aankoopproces voor bedrijven, hen geld besparen en het gemakkelijker maken van het beheren van hun softwarelicenties.
Het programma biedt ook ondersteuning via Software Assurance. SA biedt flexibiliteit bij het kopen van cloudlicenties en de mogelijkheid om specifieke servicelicenties toe te voegen. Microsoft biedt organisaties veel verschillende opties om licenties aan te schaffen, maar de Enterprise Agreement blijft een van hun meest populaire en meest gebruikte ter wereld.
Liever kijken dan lezen? Bekijk onderstaande video waarin licentie-expert Floris de basis van de EA bespreekt (in het Engels).
2. Voor wie is de Enterprise Agreement bedoeld?
Een paar jaar geleden kondigde Microsoft een wijziging aan voor Enterprise Agreement-licenties. Microsoft verhoogde het minimum aantal apparaten/gebruikers dat nodig is om in aanmerking te komen voor de EA van 250 naar 500. Als je geïnteresseerd bent in een Enterprise Agreement, is het belangrijk dat je deze nieuwe vereisten begrijpt.
Deze stap werd grotendeels gedaan om kleinere organisaties te stimuleren om over te stappen op het Cloud Solution Provider (CSP) -programma, omdat CSP-inkoop via een derde partij gaat en dit Microsoft als zodanig schaalbaarder maakt.
Op dit moment kom je alleen in aanmerking voor de EA als je bedrijf meer dan 500 gebruikers of apparaten heeft (of als je bereid bent om deze minimale hoeveelheid aan te schaffen).
Is jouw organisatie kleiner? Dan kan je bijvoorbeeld kijken naar:
Microsoft Cloud Solutions Provider (CSP)
- Bedrijven met minder dan 500 werknemers
- Lagere instapkosten (minimaal 1 licentie)
- Betaal alleen voor benodigde licenties op maand of jaar basis
- Geen driejarige commitment
- Verwijder gebruikers indien nodig (alleen mogelijk als u maandelijks koopt)
Open Value Agreement
- Bedrijven met minder dan 500 werknemers
- EA voor kleinere organisaties
- Driejarige commitment
- Perpetual licentieoptie & Abonnementsoptie
- Aankoop via resellers
Opmerking: De minimale vereiste van 500 gebruikers/apparaten is alleen voor commerciële organisaties. Het minimum voor organisaties in de publieke sector is 250 gebruikers/apparaten.
Licentie Expert Floris Klaver
“Microsoft zegt zelf dat ze proberen om het proces te vereenvoudigen, maar desondanks blijft het gecompliceerd. Naar onze mening sluit de Enterprise Agreement goed aan bij oude on-premises softwareaankopen, maar werkt het niet zo goed voor Cloud Services. Het is een oud model dat keer op keer is opgefrist, maar niet tot zijn volledige potentieel.”
3. What kan je licenseren met een Enterprise Agreement?
De Enterprise Agreement bevat het meest uitgebreide aanbod op het gebied van licenties en diensten. Vrijwel het gehele Microsoft portfolio is beschikbaar. Het kan echter niet mogelijk zijn om bepaalde items te kopen onder de EA, zoals Dynamics 365 Business Central (hoewel er concessies bestaan).
Binnen de Enterprise Agreement kunt u licenties aanschaffen voor alle producten in:
- Clouddiensten (zoals M365 en Azure)
- Meer traditionele Microsoft-software (d.w.z. SQL Server en Windows Server)
- Support & maintenance (genaamd Software Assurance (SA)) – lees hier meer over SA
In bepaalde gevallen kunt u Microsoft Professional Services ook opnemen in de EA.
U kunt controleren welke producten beschikbaar zijn op de Microsoft Product Terms website.
4. Basiskenmerken van de Enterprise Agreement
De EA is bedoeld voor bedrijven met meer dan 500 apparaten en/of gebruikers en wordt bedrijfsbreed afgenomen. Voor Enterprise Software producten moeten bijvoorbeeld voor de hele organisatie licenties worden afgenomen, wanneer u besluit deze te licenseren. Je kunt de licenties los of in productgroepen bestellen.
Deze laatste staat bekend als het Enterprise Platform, dat een combinatie is van Office Pro Plus, de Enterprise Client Access License (CAL) Suite en Windows-besturingssysteem. Laten we dit verduidelijken met een voorbeeld.
Case study
Stel dat jouw bedrijf 1500 werknemers heeft die elk hun eigen apparaat hebben en jij wilt jouw hele organisatie licenseren voor Office. Je kunt een Enterprise Agreement tekenen voor Office Pro Plus, maar al jouw apparaten moet je dekken met de Office Pro Plus-licentie.
Looptijd van het contract
De contractduur voor de Enterprise Agreement is altijd drie jaar (uitzonderingen daargelaten). Gedurende de looptijd van het contract kunnen producten en diensten toegevoegd worden en kan je aanpassingen maken. Je moet wijzigingen verantwoorden via het jaarlijkse True-up-proces. Dit is het jaarlijkse proces waarbij je betaalt voor extra afgenomen licenties en diensten. Lees hier meer over de True-up.
Bij het ondertekenen van een Enterprise Agreement leg jij in de ‘initial order’ de prijs vast voor de producten en clouddiensten die zijn inbegrepen gedurende de looptijd van het contract. Als Microsoft de prijs voor een bepaald product verhoogt, bent jij gedurende de looptijd van je contract beschermd tegen deze prijsverhoging. Deze ‘price lock’ is een van de meest gunstige voorwaarden van de Enterprise Agreement.
Licenties upgraden
Windows Operating System licenties die onder de EA worden geleverd, zijn upgradelicenties. Jij hebt eerst een basislicentie voor het Windows Operating system nodig voor jouw devices, voordat je een upgrade licentie kunt gebruiken.
De meeste devices die op de markt worden verkocht, zijn uitgerust met een OEM-licentie (Original Equipment Manufacturer). Met de EA kan je een upgradelicentie kopen voor deze OEM-licenties om toegang te krijgen tot extra functionaliteit.
5. Opbouw van een Enterprise Agreement
Het EA model kent vier hoofdcomponenten:
Enterprise Producten
Additionele Producten (Enterprise & Additioneel)
Onlinediensten
Software Assurance
De EA is een op vertrouwen gebaseerd contract, wat betekent dat klanten producten kopen en Microsoft erop zal vertrouwen dat dit volgens de licentieregels is.
Voor clouddiensten werkt dit (meestal) anders, omdat je de dienst pas kunt gebruiken nadat je deze hebt geactiveerd. Dit is pas mogelijk als je de juiste licenties voor uw gebruik hebt gekocht.
Een goede Enterprise Agreement is ontworpen om klanten de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding te geven (althans dat zegt Microsoft zelf). Een gebruikelijk onderdeel van de EA is bijvoorbeeld het verplichte karakter om Software Assurance aan te schaffen en de eis om te standaardiseren op bepaalde licenties voor jouw hele organisatie.
Hulp nodig bij jouw volgende EA renewal?
In dit artikel hebben wij de basis van de Enterprise Agreement uitgelegd. De EA blijft een gecompliceerd licentiemodel om te begrijpen en mee te werken. LicenseQ kan direct ondersteuning bieden bij de voorbereiding en het onderhandelen van een Enterprise Agreement. We kunnen het gehele proces met jouw organisatie doorlopen.
Voor meer informatie, bezoek onder Ondersteuning bij contractonderhandeling pagina of stuur onze licentie-experts direct een bericht op info@licenseq.com.
