Enterprise Agreement spend – 10 tips om EA kosten te verlagen

Auteur:

Erik Hollander

Erik begon zijn carrière in softwarelicenties in 2005 als senior inkoper bij de Nederlandse Belastingdienst, gevolgd door een grote wereldwijde LSP en Microsoft.

Je leest nu:

Enterprise Agreement spend ... Enterprise Agreement spend – 10 tips om EA kosten te verlagen

Auteur:

Erik Hollander

Tip 1 – Kortingen onderhandelen

Hoewel Microsoft zich richt op het zoveel mogelijk verlagen van hun kortingen bij elke verlenging, blijft het onderhandelen over kortingen een effectieve manier om je jaarlijkse Microsoft Enterprise Agreement kosten te verlagen. Helaas zal dit niet voor elke organisatie haalbaar zijn, aangezien verschillende factoren een rol spelen bij het aanmoedigen van Microsoft om kortingen aan te bieden:

  • Organisatiegrootte
  • Financiële verplichting
  • Strategische waarde / investeringen in bijvoorbeeld Dynamics 365 of Azure
  • Sector/bedrijfstak

Het onderhandelen over een korting op basis van je specifieke toekomstige gebruik en behoeften kan helpen om de waarde van jouw investering te maximaliseren.

Tip 2 – Licentieovereenkomsten consolideren

Als je actief bent in een sector waar desinvesteringen en/of overnames vaak voorkomen, kan het interessant zijn om strategisch te kijken naar het consolideren van meerdere kleinere licentieovereenkomsten – zoals Open Value, MPSA of zelfs CSP – in één enkele Enterprise Agreement of Enterprise Agreement Subscription met een Multi-Tenant structuur.

Dit is een eenvoudige manier om het licentiebeheer te vereenvoudigen en de totale kosten te verlagen. De cloud is zo ver gevorderd dat het technisch eenvoudig is om omgevingen van elkaar te scheiden via de eerder genoemde Multi-Tenant structuur, die beschikbaar is als de M130 Amendment. Door te consolideren kun je ook profiteren van betere prijzen op basis van het totale aantal licenties dat je nodig hebt.

Als jouw organisatie veel seizoensgebonden werknemers heeft (bijvoorbeeld medewerkers die maar een paar maanden per jaar werken), overweeg dan om alleen je ‘core’-medewerkers in je EA of EAS te plaatsen en de seizoensgebonden werknemers in een CSP voor korte termijn flexibiliteit, bijvoorbeeld per maand. Dit kan uiteindelijk je jaarlijkse kosten verlagen.

Licentie expert Floris Klaver

Tip 3 – Optimaliseer het gebruik van abonnementen

Ongebruikte licenties of abonnementen zijn eigenlijk weggegooid geld. Om kosten te besparen, zorg ervoor dat je alleen betaalt voor de licenties of abonnementen die jouw organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Zorg ervoor dat je optimaliseert!

Elke vorm van voorafgaande investering (zelfs in bundels zoals M365 E5) kost onnodig geld, tenzij je echt alle onderdelen gebruikt, wat meestal niet het geval is. Houd je gebruik bij en pas je licenties aan om overaankopen te voorkomen, vooral bij contractverlengingen.

Tip 4 – Plan vooruit

Het EA-contract duurt altijd drie jaar, tenzij je een aangepaste termijn hebt, maar dit is zeldzaam. Drie jaar gaan snel voorbij. Daarom is het belangrijk om vooruit te plannen en naar je toekomstige behoeften te kijken. Je moet je software- en cloudverbruik nauwkeurig voorspellen om te voorkomen dat je te veel uitgeeft aan licenties, abonnementen en/of bundels die je vandaag of morgen niet nodig hebt.

Zorg ervoor dat je het verlengingsproces ± 9 maanden voor de vervaldatum van je contract start. Wanneer een contractverjaardag nadert, begin dan minimaal 4 maanden voor de verjaardag om voldoende tijd te hebben om onderzoek te doen en aanpassingen te maken indien nodig. Houd er rekening mee dat je 30 dagen voor je verjaardag moet rapporteren!

Tip 5 – Gebruik Software Assurance Benefits

Het Software Assurance (SA) programma bestaat al een tijdje, maar het kan nog steeds interessante waarde bieden voor jou, zoals toegang tot trainingen, ondersteuning en nieuwe softwareversies voor on-premises producten. Maak gebruik van deze voordelen om je investering te maximaliseren en kosten voor externe ondersteuning te verlagen.

Lees hier meer over hoe Software Assurance werkt.

Even belangrijk is om te controleren of je echt actieve SA-dekking nodig hebt voor je gebruik. Als je het niet nodig hebt, waarom zou je dan betalen voor een dure premie? Deze kosten kun je eenvoudig vermijden als je je huiswerk doet. Een ander goed voorbeeld van een optie die je kosten kan verlagen is het Azure Hybrid Benefit.

Tip 6 – Gebruik abonnementsgebaseerde licentieopties

Abonnementsgebaseerde licentieopties (nee, dit is niet alleen voor de cloud…) kunnen kosten effectiever zijn dan traditionele eeuwigdurende (perpetual) licenties. Overweeg over te stappen op een abonnementsmodel om je kosten te verlagen en ervoor te zorgen dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Houd er ook rekening mee dat abonnements kosten vaak voordeliger zijn, aangezien veel bedrijven deze kunnen afschrijven als OPEX-kosten in plaats van CAPEX-investeringen.

Tip 7 – Overweeg cloudgebaseerde oplossingen

De cloudoplossingen van Microsoft kunnen je ook helpen om kosten te verlagen (zie ook Tip 6), bieden je meer flexibiliteit en vereenvoudigen het licentiebeheer. Evalueer zorgvuldig of de overstap naar de cloud een haalbare en interessante optie is voor JOUW organisatie. Als dat het geval is, kun je snel profiteren van pay-as-you-go en pay-as-you-grow prijsmodellen door naar de cloud te migreren. Dit kan je algehele (korte termijn) kosten aanzienlijk verlagen.

Tip 8 – Benut en ken de beschikbare Volume Licensing-opties

Microsoft biedt veel Volume Licensing-opties die je kunnen helpen kosten te besparen of je een korting te bieden. Zo biedt de Server & Cloud Enrollment (SCE) een korting van 15% op eeuwigdurende licenties en 5% korting op SA-verlenging, als je in aanmerking komt.

Voor meer informatie over de SCE kan je de video hieronder bekijken.

Tip 9 – Monitor je softwaregebruik

Er zijn veel tools op de markt die zijn ontworpen om je inzicht te geven in je daadwerkelijke gebruik en verbruik, zoals onze nieuwe LicenseQ Hub tool. Onze LicenseQ Hub tool biedt je gedetailleerde inzichten in je software- en cloudgebruik, zodat je eenvoudig mogelijkheden voor kostenoptimalisatie kunt identificeren. Het is een krachtige oplossing die speciaal is ontworpen om licentiebeheer en kostenbesparingen te vereenvoudigen.

Door deze tools te gebruiken om het software- en cloudgebruik binnen je organisatie te monitoren, kun je eenvoudig optimalisatiegebieden identificeren die zullen leiden tot een continue verlaging van de kosten.

Tip 10 – Partner met een Microsoft licentie specialist

Last but not least, onderzoek de mogelijkheid om samen te werken met onbevooroordeelde licentiespecialisten. Licentiespecialisten kunnen je helpen het proces en de interne belanghebbenden te beheren en je door de complexiteit van Microsoft-licenties en kostenoptimalisatie te navigeren.

Ze bieden onafhankelijk advies van experts en helpen je betere voorwaarden en prijzen te onderhandelen (zodat je in compliance blijft!). De kans is groot dat een investering in consultancy zich snel zal terugbetalen.

Hulp nodig bij je volgende EA renewal?

In dit artikel hebben we 10 tips gedeeld om je uitgaven voor het Enterprise Agreement te verlagen. We hopen dat deze tips je zullen helpen bij je volgende ronde van EA-onderhandelingen met Microsoft.

Het EA blijft een ingewikkeld licentiemodel om te begrijpen en mee te werken. LicenseQ kan onmiddellijke ondersteuning bieden en het EA-proces met je doorlopen. Voor meer informatie kun je onze pagina over contractonderhandelingen bezoeken of contact opnemen met onze licentiespecialisten via info@licenseq.com.

Erik is een voormalig werknemer bij Microsoft, waar hij de rol van Microsoft License Specialist & Negotiator vervulde. In zijn tijd daar werkte hij aan meer dan 300 verschillende klantopdrachten en tientallen Microsoft-audits voor wereldwijde klanten. Voordat Erik LicenseQ mede oprichtte, werkte hij bij de Nederlandse Belastingdienst en een Microsoft LAR/LSP, waardoor hij meer dan bekend is met de uitdagingen van klanten en leveranciers aan de onderhandelingstafel. Als u ondersteuning of een extra paar deskundige ogen nodig hebt voor uw Microsoft-gerelateerde licentievragen, neem dan contact op met Erik via LinkedIn, zodat we een afspraak kunnen maken om de mogelijkheden te bespreken.

  • Runnenbergweg 5, 8171MC
  • Vaassen, The Netherlands