EA vs CSP - Hoe kies je het juiste licentiemodel voor jouw bedrijf?
In het huidige digitale landschap is elke organisatie op zoek naar effectieve licentieoplossingen voor hun software en clouddiensten. Microsoft heeft veel verschillende modellen voor het licentiëren van hun producten en diensten. De Enterprise Agreement (EA) en de Cloud Solution Provider (CSP) zijn twee van de meest populaire opties.
Door de unieke kenmerken van elk programma te begrijpen, kunnen organisaties een weloverwogen beslissing nemen en de licentieoplossing kiezen die het beste bij hun behoeften past.
1. Wat zijn de Enterprise Agreement (EA) en de Cloud Solution Provider (CSP)?
Enterprise Agreement
De Enterprise Agreement (EA) is het belangrijkste licentie contractmodel van Microsoft. Binnen de EA kunnen klanten een licentie aanschaffen voor alle Microsoft producten en diensten.
De Enterprise Agreement is een Microsoft-licentieprogramma dat is ontworpen voor organisaties met 500 of meer gebruikers of apparaten. Het biedt Volume Licensing kortingen voor Microsoft-producten en -diensten. De EA biedt ook flexibele licentieopties waarmee organisaties hun licentieoplossingen kunnen aanpassen op basis van hun specifieke behoeften.
Wil je meer weten over de Enterprise Agreement, lees dan ons blog De basis van de Enterprise Agreement uitgelegd.
Cloud Solution Provider
Cloud Solution Provider (CSP) is een licentieprogramma waarmee Microsoft Partners clouddiensten zoals Azure, Microsoft 365 en Dynamics 365 kunnen verkopen en beheren. Partners verkopen aan hun eigen klanten en stellen klanten in staat om namens Microsoft software-abonnementslicenties aan te schaffen.
Het oorspronkelijke CSP-model heet nu Legacy en gaat verder als de New commerce experience. Het belangrijkste verschil tussen de oude CSP en NCE zit hem in de manier waarop je abonnementen kunt kopen.
U kunt meer lezen over de belangrijkste licentiecontracten van Microsoft in ons artikel Begrijp de 6 belangrijkste Microsoft-licentiecontracten.
2. Wat zijn de grootste verschillen tussen EA vs CSP?
3. Voordelen van de Enterprise Agreement
- Voorspelbare kosten – Voorspelbaarheid en stabiliteit doordat prijzen tot driejaar lang vastgezet kunnen worden. Tarieven in de EA worden voor de hele termijn van het contract vastgezet, terwijl dit voor CSP tot maximaal een jaar kan.
- Volume kortingen- Microsoft biedt bedrijven boven een bepaalde drempel qua gebruikers/apparaten lagere prijzen aan. Dit is met name interessant voor grote organisaties (>2400 gebruikers of apparaten). Hiernaast kan Microsoft vaak relationele kortingen geven in de EA wat de prijsstelling in de EA snel aantrekkelijk maakt. In de CSP stelt jouw Microsoft Partner de prijs vast en zij voegen meestal een marge toe bovenop hun inkooprijs.
- Prijsmechanismen zoals Step-ups, Add-ons, From SA & andere licentiemodellen (CSP heeft deze niet)
- Oplossingen op maat – Licentie oplossing aanpassen op specifieke behoeften. Mogelijkheid om de producten en diensten te kiezen die het beste bij jouw organisatie passen en de prijs hiervoor langere tijd vast te zetten.
- Software Assurance (SA) benefits – SA additionele benefits zoals training, support en de optie om zonder extra kosten te upgraden naar de laatste software versie. CSP biedt geen SA, maar in sommige gevallen staat het SA Benefits toe in bepaalde software abonnementen.
- Gecentraliseerd beheer – Gestroomlijnd en eenvoudig organisatie breed beheer van licenties in een enkel contract (meerdere locaties & afdelingen).
- Priority support – Toegang tot Microsoft’s technische ondersteuningsdiensten voor het snel en efficient oplossen van problemen of zorgen met betrekking tot Microsoft producten en diensten.
4. Voordelen van de Cloud Solution Provider
- Flexibele prijzen – Partners bieden flexibele prijzen en facturering. Inclusief maandelijks or jaarlijks factureren, pay-as-you-go, en contracten voor bepaalde tijd. Dit kan voor organisaties met fluctuerend of onvoorspelbaar gebruik van Microsoft clouddiensten meer kosteneffectief zijn.
- Aanbod op maat – Aanbieding aangepast aan de specifieke behoeften van de klant, inclusief het samenbundelen van meerdere diensten en het aanbieden van value-added diensten zoals migratie, maatwerk en ondersteuning bovenop de licentiekosten.
- Meer controle en inzicht – Partners hebben meer controle en inzicht in de clouddiensten van hun klanten, o.a. beheer en monitoren van gebruik, alerts en notificaties instellen en het aanpassen van diensten indien nodig.
- Vereenvoudigd beheer – Beheer voor zowel partners als klanten eenvoudiger door het gebruik van één aanspreekpunt voor alle Microsoft clouddiensten en gestroomlijnd facturering.
- Ondersteuning – Microsoft ondersteuning worden door de geselecteerde partner geleverd, inclusief technische ondersteuning, training en hulpmiddelen. Jouw partner organisatie kan additionele kosten in rekening brengen voor hun ondersteuningsdiensten.
5. Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen tussen EA vs CSP?
Bij het kiezen tussen de EA en de CSP moet je rekening houden met meerdere factoren zoals de licentie- en ondersteuningsbehoeften van jouw bedrijf, budget en prijsstelling, en het type bedrijf. Het belangrijkste is, dat je creatief moet zijn!
Bepaal licentiebehoeften
Als je bijvoorbeeld wil migreren naar de cloud, moet je bepalen hoe je wilt migreren, wat je wilt migreren en hoe snel je dit wilt doen. Deze assessment beïnvloedt welk Microsoft contract je gaat kiezen. Andere overwegingen om mee te nemen: gebruik, factureren en prijs.
Ondersteuning
Naast prijsstelling is de belangrijkste vraag: “Waar wil je dat jouw ondersteuning vandaan komt?” Met de EA krijg je ondersteuning direct van Microsoft zelf, terwijl je in de CSP ondersteuning krijgt van een Microsoft Partner.
Er zijn veel Microsoft partner organisaties die uitstekende ondersteuning bieden, in sommige gevallen zelfs beter dan Microsoft zelf. Aangezien online-diensten, zoals Office 365, steeds meer mainstream worden, hebben partners ook grote stappen gezet in het vergroten van hun kennis en uitrol op dit gebied. Partner organisaties doen ook hun voordeel met het feit dat ze flexibeler en klantgerichter kunnen opereren dan Microsoft zelf.
Kortingen en prijsstelling
Trouwe EA Microsoftklanten hebben profijt van From SA kortingen, die kunnen oplopen tot 15% programmatische kortingen. Profileren van gebruikers kan ook grote kortingen opleveren in de EA (niet in CSP).
Kies not voor een ‘one size fits all’ optie binnen de EA, analyseer de specifieke behoeften en het gebruik binnen jouw organisatie en gebruik deze inzichten om je contract te onderhandelen met Microsoft. Uiteindelijk zal een gehele suite kopen niet de beste oplossing zijn.
Voor zowel de EA als de CSP geldt: zet de prijzen vast! Het vastzetten van een prijsgarantie zal u vrijwaren van toekomstige prijsverhogingen die Microsoft mogelijk zal doorvoeren. De afgelopen jaren zijn er steeds meer prijsverhogingen van het bedrijf geweest. Door een prijsgarantie vast te leggen, kunt u uw budget effectief beschermen tegen deze schommelingen.
De beste praktijk is om te onderzoeken welk deel van uw bedrijf stabiel is en deze delen te licentiëren tegen een langere termijnsprijs. Uw flexibele laag kan vervolgens in CSP worden gelicentieerd tegen een maandelijks tarief, zodat u het aantal licenties kunt verlagen in geval van vermindering van gebruikers/apparaten.
Blijf bij wat je kent
Als je al bekend bent met een van de contractmodellen, kan het zinvol zijn om hierbij te blijven. De manier waarop de EA en de CSP worden beheerd is namelijk heel verschillend.
Als de kostenvoordelen van overstappen niet significant zijn, houd je dan aan wat je kent. We raden echter altijd aan om alternatieve scenario’s te onderzoeken om te zien of er besparingen mogelijk zijn.
Niveau A & B bedrijven
Als bedrijf dat wordt geclassificeerd als niveau A of B (wat betekent tot 6000 gebruikers/apparaten) in het EA, is het altijd interessant om CSP-offertes aan te vragen bij Microsoft-partners.
Vooral klanten van niveau A kunnen soms cloud-abonnementen vinden tegen een lager tarief in CSP dan in hun huidige EA. Tenzij ze al grote relationele kortingen krijgen in het EA.
Wees creatief
Ongeacht welk van de twee contractmodellen je kiest, het loont altijd om creatief te zijn. Microsoft wordt steeds strenger, dus om een goede deal te krijgen moeten klanten hun opties verkennen, kijken naar het combineren van licentiepromoties of het kopen van tweedehands licenties.
Enterprise Agreement vs Cloud Solution Provider
Ons laatste stukje advies: houd je opties open aan het begin van de onderhandelingen en benut alles wat je tot je beschikking hebt, zoals een CSP scenario (ookal ben je van plan om een EA af te sluiten). Vooral omdat, vreemd genoeg, Microsoft niet precies weet hoeveel inkomsten het CSP genereert. Je kunt deze onzekerheid in je voordeel gebruiken tijdens je onderhandelingen.
Het kan ook zijn dat de beste oplossing voor jouw bedrijf een combinatie van de twee contractmodellen is. Dit is namelijk ook een optie! Een kleinschalig bedrijf zal hier waarschijnlijk meer profijt van hebben dan een groot bedrijf.
Heb je hulp nodig bij het analyseren van de behoeftes en het maken van een keuze? Neem contact op met onze experts via info@licenseq.com. Je kunt ook meer informatie vinden over onze diensten op de Contractonderhandelingspagina.
