Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.

Erik Hollander
Erik begon zijn carrière in softwarelicenties in 2005 als senior inkoper bij de Nederlandse Belastingdienst, gevolgd door een grote wereldwijde LSP en Microsoft.
Microsoft EA renewal –... Microsoft EA renewal – wat zijn je opties?

Erik Hollander
1. EA renewal – verleng je bestaande Enterprise Agreement
Voordat je gesprekken aangaat voor je EA renewal, is het belangrijk om de voorwaarden van je huidige overeenkomst zorgvuldig te evalueren. Ook moet je goed begrijpen wat de huidige en toekomstige licentiebehoeften van je organisatie zijn. Sluit het huidige aanbod nog steeds aan bij de behoeften en doelen van jouw organisatie?
Overweeg ook andere zaken zoals de prijzen, de structuur van de licenties en de looptijd van de verlenging. Wat past het beste bij je organisatie? Weet wat de groeiprognoses en IT-roadmap van jouw organisatie zijn, zodat je de juiste beslissingen kunt nemen.
Bij het bekijken van de kosten en prijzen moet je rekening houden met de initiële kosten, de doorlopende onderhoudskosten en de mogelijkheid om nieuwe diensten toe te voegen of te schalen indien nodig.
Neem contact op met onze licentie experts voor meer tips en informatie over de Microsoft Enterprise Agreement en het EA renewal proces.

Om het meeste uit je Microsoft EA renewal te halen, is een goede planning en voorbereiding essentieel. Een slecht uitgevoerde verlengingsonderhandeling kan leiden tot onnodige uitgaven en gemiste kansen. Bovendien loop je risico dat je licentie portfolio niet in lijn is met de compliance regels.”
Oprichter LicenseQ Erik Hollander
2. Optimalisatie
Het is belangrijk om de huidige en toekomstige licentiebehoeften van jouw organisatie te beoordelen en te begrijpen voor je begint met een EA renewal. Identificeer gebieden waar je extra diensten of wijzigingen beter kunt afstemmen op jouw veranderende zakelijke behoeften. Naast het gebruik van deze gegevens tijdens de onderhandelingen, kan inzicht in hoe en waar je jouw licentie portfolio kunt optimaliseren, tot grote besparingen leiden.
Er zijn veel factoren die je kunt overwegen voor optimalisatie:
Identificeer je huidige gebruikersabonnementen
Profiteer je van alle mogelijke functionaliteiten in jouw huidige licenties? Zo niet, wat gebruik je niet? Breng dit in kaart en ontdek of er goedkopere manieren zijn om de functionaliteit die je daadwerkelijk gebruikt, te licentiëren.
Ruim gebruikersabonnementen op
Ruim je jouw gebruikersabonnementen op voor jouw medewerkers? Heb je een instroom-/uitstroomproces? Zo ja, worden licenties correct verwijderd? Als je functionaliteit moet behouden in verband met regelgeving, minimaliseer dit dan tot de benodigde functionaliteit.
Blijf up-to-date
Ben je op de hoogte van de nieuwste licentiemodellen die jouw contractuele uitgaven kunnen verlagen? Bijvoorbeeld, de nieuwe Windows Server Licensing Benefits kunnen het aantal licenties dat je voor jouw datacenters moet aanschaffen, drastisch verminderen.
Verminder ongebruikte licenties en blijf flexibel
Kun je jouw ongebruikte licenties verminderen? Heb je flexibiliteit in jouw contract om dit regelmatig te doen? Als jouw organisatie veel flexmedewerkers heeft, zorg er dan voor dat je jouw aantal licenties maandelijks kunt aanpassen in plaats van ze voor een langere periode vast te leggen (zoals in een EA). Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk softwarelicenties als abonnementen aanschaft (bijvoorbeeld SQL Server en CIS in een Server & Cloud Enrollment). Dit betekent dat je niet vastzit aan een termijn van drie jaar.
Er zijn zoveel aspecten die je kunt bekijken op het gebied van optimalisatie. Wij hebben van optimalisatie ons vak gemaakt, dus neem contact met ons op als je onafhankelijk advies wilt.
Bezoek onze website voor meer informatie over M365 optimalisatie, D365 optimalisatie of Azure optimalisatie. Lees ook over hoe onze innovatieve tool LicenseQ Hub je kan helpen.
3. Overstappen naar een Cloud Solution Provider (CSP)
Een van de belangrijkste alternatieven voor het Enterprise Agreement is een contract met een Cloud Solution Provider (CSP).
Met het CSP-licentiemodel mogen Microsoft Partners Microsoft clouddiensten zoals Azure, Microsoft 365 en Dynamics 365 namens Microsoft verkopen en beheren voor hun klanten. Daarnaast kunnen zij klanten in staat stellen software-abonnementslicenties aan te schaffen.
De CSP is vooral aantrekkelijk voor kleinere organisaties, maar je moet de prijsstructuur, contractvoorwaarden, flexibiliteit en schaalbaarheid vergelijken om te bepalen of een CSP beter aansluit bij jouw behoeften. Lees onze blog hier voor een gedetailleerde vergelijking tussen EA en CSP.
Als je besluit dat een CSP beter bij jouw organisatie past, is het belangrijk om onderzoek te doen naar gerenommeerde Microsoft-partners die als CSP-provider zijn geautoriseerd. Overweeg daarbij factoren zoals:
- Hun expertise
- Ondersteuningsmogelijkheden
- Hun vermogen om aan de specifieke behoeften van jouw organisatie te voldoen
Daarnaast is het essentieel om de stappen te begrijpen en te plannen voor een soepele overgang en migratie van jouw licenties, gegevens en ondersteuningsdiensten van het EA naar de CSP.
Zelfs als je uiteindelijk besluit dat een CSP niet geschikt is, kun je het CSP-scenario gebruiken als onderhandelingsstrategie met Microsoft tijdens je EA renewal! Het verkennen van CSP-opties is dus nooit verspilde moeite.
4. Overstappen naar Microsoft 365 of Azure abonnementen
Kleinere organisaties of bedrijven in specifieke sectoren hebben mogelijk geen allesomvattend licentiecontract nodig, maar zoeken eerder naar flexibiliteit en kostenefficiëntie.
Om te bepalen wat je nodig hebt op het gebied van Microsoft producten en diensten, moet je een grondige behoefteanalyse uitvoeren. Hierbij is het belangrijk om te overwegen of de infrastructuur van jouw organisatie voornamelijk on-premises, in de cloud, of een hybride omgeving is. Zodra je jouw IT-omgeving in kaart hebt gebracht, kun je beoordelen hoe Microsoft 365 of Azure abonnementen kunnen worden geïntegreerd om jouw bestaande setup te ondersteunen of aan te vullen.
Als je besluit over te stappen, is het belangrijk om een goed plan te maken voor de migratie en adoptie, zodat de overgang soepel verloopt.
5. Verken andere licentie opties
De Enterprise Agreement (EA) en de Cloud Solution Provider (CSP) zijn slechts twee van de vele licentiemodellen die Microsoft aanbiedt. Als geen van deze opties goed aansluit bij jouw behoeften, is het verstandig om andere programma’s te onderzoeken.
Microsoft biedt ook branchespecifieke licentie opties aan (bijvoorbeeld voor de overheid, goede doelen of het onderwijs) die interessant kunnen zijn. Voor elk programma moet je de kenmerken, voorwaarden, voordelen en prijzen goed bekijken.
In onze blog D 6 meest gebruikte Microsoft licentiecontracten bespreken we de zes meest gebruikte Microsoft licentiecontracten:
- Enterprise Agreement (EA)
- Enterprise Subscription Agreement (EAS)
- Server & Cloud Enrollment (SCE)
- Microsoft Products & Services Agreement (MPSA)
- Cloud Solution Provider (CSP)
- Services Provider License Agreement (SPLA)
Ondersteuning bij je verlenging
Als je al deze verschillende Microsoft licentie opties zelf moet onderzoeken, ben je voorlopig nog niet klaar! Zeker omdat Microsoft’s aanbod en de specifieke details en voorwaarden van elk licentiecontract voortdurend evolueren en veranderen.
Ons advies is om hulp in te schakelen van industrie experts. Ga in gesprek met Microsoft vertegenwoordigers, licentie experts of partners die gespecialiseerd zijn in het specifieke licentieprogramma dat je overweegt. Zij kunnen waardevolle inzichten en begeleiding bieden om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
LicenseQ kan directe ondersteuning bieden bij je verlenging of je helpen bij het verkennen van alternatieven. Voor meer informatie kun je onze website bezoeken of contact opnemen met onze licentie experts via info@licenseq.com.