Introductie

Microsoft ondersteunt non-profitorganisaties al jarenlang met gratis en sterk afgeprijsde licenties. Maar vanaf 1 juli 2025 verandert dat: Microsoft voert ingrijpende wijzigingen door in het nonprofit-licentiemodel. Deze veranderingen hebben gevolgen voor duizenden organisaties die dagelijks vertrouwen op Microsoft 365 voor productiviteit, samenwerking en communicatie.

In dit artikel lees je hoe het huidige nonprofit-licentiemodel werkt, wat er gaat veranderen, en hoe jij jouw organisatie kunt voorbereiden op deze omschakeling.

Hoe zit het nu met Microsoft licenties voor nonprofits?

Op dit moment profiteren in aanmerking komende non-profitorganisaties van:

Gratis licenties op basis van een grant:

• Microsoft 365 Business Premium: Inclusief desktopversies van Office, Teams, e-mail en beveiligingsfuncties (tot 10 gebruikers)
• Office 365 E1: Alleen webversies van Office en e-mail (tot 300 gebruikers)

Sterk afgeprijsde licenties (tot 75% korting op de adviesprijs):

• Microsoft 365 Business Standard en Premium
• Office 365 E1, E3, E5
• Microsoft 365 E3, E5
• En nog veel meer andere producten en diensten

Deze grants en kortingen zijn bedoeld om non-profits toegang te geven tot essentiële tools zonder dat daar een groot prijskaartje aan hangt. Vooral voor kleinere organisaties waren de gratis licenties erg aantrekkelijk, omdat ze helpen om de overhead laag te houden.

Wat verandert er vanaf 1 juli 2025?

Vanaf 1 juli 2025 stopt Microsoft met de gratis licenties (grants) voor:

• Microsoft 365 Business Premium
• Office 365 E1

Als je momenteel gebruikmaakt van een van deze gratis plannen, mag je die blijven gebruiken tot de volgende verlengdatum. Daarna moet je overstappen op een ander licentiemodel.

Na het aflopen van de grant heb je:

• 30 dagen om de toegang te behouden (grace period)
• Daarna nog 60 dagen waarin je de data nog kunt bekijken, maar niet meer kunt bewerken
• Als je daarna nog niets hebt geregeld, worden je gegevens verwijderd

Deze verandering zal vooral invloed hebben op non-profits met beperkte middelen en veel gebruikers op deze gratis licenties. Het wordt belangrijker dan ooit om je IT-budget goed onder de loep te nemen.

Nieuwe licentieopties voor nonprofits

Hoewel Microsoft stopt met de gratis versies van Business Premium en E1, blijven de volgende opties beschikbaar:

Microsoft 365 Business Basic (Grant):

• Tot 300 gebruikers
• Web- en mobiele versies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive
• Zakelijke e-mailhosting
• Geen desktopversies van Office

Betaalde licenties met korting:

• Microsoft 365 Business Premium: Inclusief desktop-apps, geavanceerde beveiliging en apparaatbeheer
• Office 365 E1, E3, E5: Voor organisaties met meer dan 300 gebruikers (beschikbaar via een Enterprise Agreement)
• Microsoft 365 E3, E5: Volledige productiviteits- en beveiligingsoplossingen met nonprofitkorting

Deze plannen blijven aanzienlijke kortingen bieden, maar je moet als organisatie goed analyseren wat je écht nodig hebt — om onnodige kosten te voorkomen.

Houd de volgende pagina’s in de gaten Microsoft nonprofit-pagina en Microsoft 365 Enterprise prijzen voor nonprofits voor de meest actuele informatie.

Strategisch advies voor nonprofits

1. Analyseer je huidige licenties

Begin met in kaart brengen wie binnen jouw organisatie gebruikmaakt van de gratis Microsoft grantlicenties. Kijk wanneer je huidige contract afloopt en bereken wat het zou kosten om over te stappen op betaalde licenties.

Om dit makkelijker te maken, heeft LicenseQ een handige tool ontwikkeld: LicenseQ Hub. Daarmee krijg je inzicht in:

• Welke gebruikers momenteel gratis licenties gebruiken
• Hoe licenties in jouw organisatie worden gebruikt
• Wanneer verlengmomenten plaatsvinden en wat de kosten zullen zijn
• Waar kansen liggen om te optimaliseren

LicenseQ Hub geeft je concrete inzichten én de mogelijkheid om wat-als-scenario’s te simuleren. Zo zie je direct wat de financiële impact is van een overstap naar betaalde nonprofit-licenties.

2. Maak een gebruikersprofiel

Niet iedereen binnen je organisatie heeft dezelfde softwarebehoefte. Door je gebruikers te segmenteren kun je licenties veel gerichter inzetten. Denk aan:

• Volwaardige gebruikers die desktopversies van Office nodig hebben
• Lichte gebruikers die genoeg hebben aan webversies van apps
• Vrijwilligers of incidentele gebruikers die misschien helemaal geen licentie nodig hebben

Lees hier meer over het belang van gebruikersprofilering voor Microsoft 365.

3. Overweeg een hybride licentiemodel

Een slimme manier om kosten te beheersen: combineer Business Basic (gratis grant) voor lichte gebruikers met betaalde Business Premium-licenties voor medewerkers die meer functionaliteit nodig hebben.

4. Onderzoek opties via een Enterprise Agreement

Grotere nonprofits (meestal met meer dan 300 gebruikers) kunnen profiteren van de flexibiliteit en schaalvoordelen van een Enterprise Agreement (EA). LicenseQ helpt je toegang te krijgen tot nonprofit kortingen binnen een EA-model.

5. Vraag onafhankelijk licentieadvies aan

Werk samen met een adviseur die jouw situatie echt begrijpt en objectief kan adviseren over de beste en voordeligste aanpak. Onafhankelijke experts zoals LicenseQ zijn niet afhankelijk van Microsoft-marges en geven je dus een eerlijk advies.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Verlies je als non-profit toegang tot Microsoft 365 als je niets doet vóór 1 juli 2025?

Nee, deze wijziging geldt pas vanaf je eerstvolgende verlengdatum ná 1 juli. Zodra je grant afloopt, heb je nog 30 dagen toegang tot je Microsoft 365-omgeving. Daarna wordt je data nog 60 dagen bewaard voordat Microsoft het verwijdert.

Kun je na 1 juli 2025 nog steeds gratis Microsoft licenties krijgen?

Ja, Microsoft 365 Business Basic blijft gratis beschikbaar (als grant) voor maximaal 300 gebruikers. Deze versie bevat web- en mobiele apps van Office, Teams, e-mail en cloudopslag — maar niet de desktop-apps van Office.

Wat gebeurt er als je niets doet wanneer je grant afloopt?

Na de 30 dagen grace period verliezen gebruikers hun toegang. De data blijft daarna nog 60 dagen beschikbaar om te bekijken, maar niet te bewerken. Daarna wordt alles verwijderd, tenzij je op tijd een nieuwe licentie toewijst.

Hoe weet je of jouw organisatie in aanmerking komt voor nonprofit-kortingen?

Je moet een erkende non-profit of NGO zijn en het validatieproces van Microsoft doorlopen. De criteria vind je op de officiële Microsoft nonprofit website.

Kun je gratis en betaalde licenties combineren?

Ja, zeker. Veel organisaties kiezen ervoor om Business Basic (gratis) te gebruiken voor lichte gebruikers, en betaalde licenties in te zetten voor medewerkers die de volledige desktop-apps of extra functionaliteiten nodig hebben.

Waar kun je hulp krijgen?

Heb je hulp nodig bij het plannen van de overstap of het kiezen van de juiste licenties? Overweeg dan samen te werken met een onafhankelijke Microsoft-licentieadviseur die ervaring heeft met non-profitorganisaties.

Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat?

Neem vrijblijvend contact op met ons team voor een onafhankelijke analyse van je huidige licentiepositie. We helpen je graag verder.