Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.

Erik Hollander
Erik begon zijn carrière in softwarelicenties in 2005 als senior inkoper bij de Nederlandse Belastingdienst, gevolgd door een grote wereldwijde LSP en Microsoft.
Enterprise Agreement renewa... Enterprise Agreement renewal – 5 tips van licentie experts

Erik Hollander
Ben jij een bedrijf dat zijn Microsoft-software wil upgraden? Of een klant die op zoek is naar de beste deal voor je Microsoft producten? Hoe dan ook, het begrijpen van het onderhandelproces voor een Microsoft Enterprise Agreement verlenging is essentieel.
Blijf lezen om 5 handige tips te ontdekken die je zullen helpen betere deals en kortingen van Microsoft te verkrijgen bij het onderhandelen over een Enterprise Agreement.
1. Bereid je renewal goed voor
Om het meeste uit je Enterprise Agreement (EA) verlenging te halen, moet je je goed voorbereiden. Zorg ervoor dat je niet op het laatste moment in paniek raakt. Een EA sluit je af voor drie jaar, en aan het einde van deze periode moet je verlengen als je Microsoft producten en diensten wilt blijven gebruiken.
Een slecht uitgevoerde verlenging kan leiden tot:
- Verspilde investeringen
- Onnodige overhead
- Gemiste kansen
Let op: Bij het verlengen van je Enterprise Agreement betaal je niet opnieuw voor on-premises licenties. Je betaalt alleen voor de verlenging van Software Assurance, een verplichte component van de EA.
Enrollment opties
Bij het verlengen van je EA moet je rekening houden met de licentiesoorten en de functies die daarbij horen. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor een EA die alleen het Windows 10-besturingssysteem omvat, of voor een complete suite van producten zoals M365 E3.
Je wilt misschien ook een EA kiezen waarmee je Microsoft Cloud-oplossingen kunt aanschaffen, of overwegen om een ander contract te gebruiken, zoals Microsoft CSP. Als je organisatie slechts een paar gebruikers heeft, kan het logischer zijn om voor die gebruikers een ander contractueel model te kiezen in plaats van alles via je EA te regelen.
Let op: De verlenging van een Enterprise Agreement bestaat eigenlijk uit meerdere onderliggende afzonderlijke inschrijvingen (enrollments). Deze enrollments kunnen verschillende einddatums hebben, afhankelijk van wanneer je de software of diensten voor die specifieke inschrijving hebt aangeschaft.
2. Geef al je entiteiten op
De eerste stap is om een lijst te maken van alle entiteiten die betrokken zijn bij de onderhandeling.
Idealiter begin je minimaal zes maanden vóór de verlengingsdeadline. Dit geeft je de tijd om een goed beeld te krijgen van je behoeften en om optimalisatiekansen te identificeren. Microsoft begint intern meestal al 6-12 maanden van tevoren met de planning van jouw verlenging.
Om succesvol te onderhandelen met Microsoft, moet je begrijpen hoe jouw specifieke behoeften aansluiten op hun gestandaardiseerde voorwaarden (vooral relevant voor cloudservices) en de verschillende licentieopties en abonnementen.
De wereld van Microsoft licenties is complex en voortdurend in beweging. Door alle opties en innovaties die beschikbaar zijn, kunnen klanten uit het oog verliezen wat ze echt nodig hebben en het overzicht over hun compliance verliezen. Om te kunnen onderhandelen, moet je Microsoft’s voorwaarden en bepalingen begrijpen en weten waar zij bereid zijn flexibel te zijn.
3. Identificeer je daadwerkelijke gebruik
De tweede stap is om het daadwerkelijke gebruik van Microsoft software en diensten binnen jouw organisatie in kaart te brengen. Voer een grondige inventarisatie uit van je gebruik over het hele Microsoft portfolio. Controleer ook of je van plan bent om in de komende 12 maanden extra software of diensten te gebruiken. Je kunt dit meenemen in je verlengingsgesprekken door bijvoorbeeld de prijs voor deze items vast te leggen of alvast een deel van de benodigde hoeveelheden aan te schaffen.
Als je niet van plan bent om een bepaald product te gebruiken, koop het dan niet alleen omdat Microsoft het wil. Het optimaliseren van je huidige Microsoft licenties kan leiden tot aanzienlijke besparingen, in plaats van een hogere korting te krijgen door meer te kopen.
4. Bepaal commerciële voordelen
De volgende stap is om de commerciële voordelen te identificeren die jouw organisatie het meeste voordeel gaan opleveren.
Microsoft kan bijvoorbeeld een aanzienlijke korting voor het eerste jaar voorstellen, maar deze korting in de daaropvolgende jaren verminderen. Kortingen kunnen sterk variëren tussen organisaties, zelfs als ze vergelijkbare behoeften hebben. Als het laatste jaar van je oorspronkelijke Enterprise Agreement gebaseerd was op suboptimale kortingen, zal dit door Microsoft worden gebruikt als uitgangspunt voor je nieuwe overeenkomst. Dit kan minder gunstig voor jou uitpakken.
Zorg ervoor dat je prijsbenchmarks uitvoert voor je gehele Microsoft omgeving om te achterhalen of je een goede deal krijgt en of de prijs die je betaalt gelijk is aan of hoger ligt dan de marktprijs.
5. Geen eenmalige gebeurtenis
Het belangrijkste om te onthouden is dat het vernieuwingsproces van de Microsoft Enterprise Agreement continu in beweging is. Waar het oorspronkelijke contract een eenmalige gebeurtenis was, maakt Microsoft het nu mogelijk om op verschillende momenten te vernieuwen. Hoewel dit niet vaak voorkomt, wordt dit soms gebruikt als een verkoopstrategie om Microsoft vertegenwoordigers sneller zaken te laten doen.
Jij ziet het proces misschien als afgerond zodra je het contract ondertekent, maar het interne team van Microsoft begint vaak al aan de voorbereidingen voor het volgende contract voordat de inkt droog is. Ze noemen dit “T minus 36” – de driejarige aftelling tot de volgende vernieuwing.
De aanpak van Microsoft is erop gericht om ervoor te zorgen dat bij elke vernieuwing de licentieomgeving en uitgaven van een klant groeien. Dit gebeurt tijdens een jaarlijks evenement dat True up wordt genoemd. Als organisatie moet jij voorbereid zijn op deze druk van Microsoft om jaarlijks meer aan te schaffen. Deze druk kan komen via True ups of via andere manieren, zoals de verkoop van extra contracten voor producten die je momenteel niet gebruikt.
Microsoft Audit
Een andere manier waarop Microsoft hun verkoopdoelstellingen haalt, is via audits. Deze maken een comeback in delen van de wereld waar dit eerder niet meer gebruikelijk was. Als jij nog geen audit hebt gehad, bereid je dan voor op een mogelijke audit in de nabije toekomst. In de meeste gevallen leidt een audit tot een nieuwe onderhandelingsronde, aangezien je waarschijnlijk een schikking moet bespreken als je niet voldoet aan de licentievoorwaarden.
Wij bieden een Audit Defense dienst om je bij te staan tijdens een Microsoft audit. Lees hier meer over hoe wij je kunnen helpen.
6. Wacht niet tot het laatste moment
In het verleden konden Microsoft klanten extra kortingen krijgen door te wachten tot het allerlaatste moment om hun EA-overeenkomst te vernieuwen, maar Microsoft probeert dit actief te voorkomen.
Microsoft begint kortingen en betere prijzen eerder in het kwartaal aan te bieden om klanten aan te moedigen hun contract eerder te vernieuwen. Ze willen je straffen door kortingen te verlagen als je je contract later dan de vervaldatum vernieuwt.
Hoewel deze tactieken steeds gebruikelijker worden, is Microsoft nog steeds afhankelijk van verkopen. Probeer altijd de verkoopafdeling te doorzien en te achterhalen wat hun prikkels zijn om zo hard mogelijk voor jou te werken.
Administratieve rompslomp
Ten slotte is Microsoft begonnen met het uitbesteden van de administratieve taken, wat heeft geleid tot grote vertragingen. Ze willen voorkomen dat het papierwerk zich ophoopt aan het einde van het fiscale jaar, het kwartaal of het kalenderjaar, omdat dit betekent dat de inkomsten naar een ander kwartaal of zelfs een ander fiscaal jaar verschuiven. Dit is slecht voor hun individuele verkoopresultaten.
Als je op tijd begint met het vernieuwingsproces, kun je profiteren van deze nieuwe aanpak en streven naar de beste deal mogelijk.