Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.

Erik Hollander
Erik begon zijn carrière in softwarelicenties in 2005 als senior inkoper bij de Nederlandse Belastingdienst, gevolgd door een grote wereldwijde LSP en Microsoft.
Microsoft 365 gebruikerspro... Microsoft 365 gebruikersprofielen beheren – Waarom is dit belangrijk in M365?

Erik Hollander
Kies niet voor een one-size-fits-all oplossing!
Het creëren van de juiste Microsoft 365 gebruikersprofielen (rightsizing) voor de medewerkers in je organisatie en het toewijzen van de juiste licenties aan deze gebruikers is cruciaal voor je onderhandelingspositie.
Het juist instellen van gebruikersprofielen kan helpen om kosten te verlagen en het beheer van licenties te stroomlijnen. Het idee is om je licentietypes te diversifiëren en aan te passen om een licentieportefeuille te maken die is afgestemd op de werkelijke behoeften en gebruikssituaties van jouw gebruikers. Tip: Kies nooit voor een standaard oplossing, kies iets dat past bij jouw bedrijf!
Waarom is het belangrijk om Microsoft 365 gebruikersprofielen goed te beheren?
De belangrijkste redenen? Omdat het je bedrijf geld gaat besparen en je licentiebeheer efficiënter maakt. Het correct profileren van de gebruikers in je organisatie kan leiden tot kostenbesparingen van meer dan 15%, soms zelfs 50%.
Microsoft, Microsoft partners en Licensing Solution Providers (LSP’s) willen dat jij zoveel mogelijk Microsoft producten en diensten koopt. Microsoft zal ook proberen om je aan te moedigen om volledige suites (M365 E3 of M365 E5) af te nemen, door bedrijven in de veronderstelling te laten dat dit hun hogere kortingen oplevert.
Echter, het aangaan van een volledige suite betekent dat je producten koopt die je niet nodig hebt en die je niet gebruikt. Uiteindelijk, zelfs met een hoge korting, zal het betalen voor producten en diensten die je niet nodig hebt meer kosten dan alleen kopen wat je echt nodig hebt. Zeker in een verzadigde cloudmarkt!
Hier komt gebruikersprofilering om de hoek kijken…
Klanten denken vaak precies te weten wat hun huidige en toekomstige gebruik en behoeften zijn. Wanneer we echter de licenties fase voor fase doornemen, komen we er vaak achter dat ze ofwel over- of onderlicentieerd zijn. Enerzijds betalen ze voor licenties die ze niet nodig hebben, en anderzijds ontbreken andere licenties die nodig zijn om compliant te blijven.
We hebben gevallen gezien waarin een organisatie voor drie verschillende abonnementen voor één gebruiker betaalde. Ook zagen we een bedrijf dat voor een volledige suite van licenties betaalde voor medewerkers die computers nooit of zelden in hun werk gebruiken.
Het correct profileren van de gebruikers binnen je organisatie maakt de hiaten in je licentieportefeuille zichtbaar en biedt kansen voor optimalisatie. Optimalisatie = geld besparen.
Wat bedoelen wij met het beheren van Microsoft 365 gebruikersprofielen?
Gebruikersprofilering houdt meestal in dat je medewerkers identificeert en groepeert op basis van hun functie, afdeling of andere relevante criteria die te maken hebben met hun IT-behoeften.
Door gebruikersprofielen te creëren, kan een organisatie beter begrijpen welke softwaretoepassingen, diensten en toegangsrechten elke groep gebruikers nodig heeft. Dit zorgt voor een gerichtere aanpak van het aanschaffen van licenties en het toewijzen van middelen. Het betekent dat je licenties kunt aanschaffen op basis van de specifieke functionaliteit en toegang die elk type medewerker in jouw organisatie nodig heeft.
Profilering vereist dat je medewerkers analyseert en categoriseert op basis van hun rollen, verantwoordelijkheden en specifieke vereisten met betrekking tot softwarefunctionaliteit en toegang. Je moet de diverse IT-behoeften van verschillende gebruikers of functierollen begrijpen.
Verschillende profielen voor verschillende rollen
Zorgorganisatie
Bijvoorbeeld, in een zorgorganisatie moet gebruikersprofilering kijken naar de verschillende behoeften van aparte groepen medewerkers, zoals artsen, verpleegkundigen, administratief personeel en ondersteunend personeel. Voor elk profiel moet je de specifieke Microsoft 365-toepassingen en functies definiëren die voor die rol nodig zijn.
Retailorganisatie
Nog een voorbeeld over M365 gebruikersprofielen: In een retailorganisatie moeten verschillende profielen worden aangemaakt voor kantoorpersoneel, magazijnmedewerkers en winkelmedewerkers, waarbij hun unieke IT-behoeften in overweging worden genomen.
Het personaliseren van gebruikersprofielen
We adviseren om minimaal twee en maximaal vier verschillende Microsoft 365 gebruikersprofielen te creëren en de benodigde licenties voor elk type gebruiker aan te schaffen. Deze personalisatie stelt je in staat om je kosten te optimaliseren en je specifieke behoeften te vervullen. Dit zorgt ervoor dat elke gebruiker toegang heeft tot de juiste tools en diensten, terwijl je onnodige kosten door over- of onderlicentiëring minimaliseert.
Een voorbeeld van M365/O365-profilering
- Gebruikersprofiel 1: bijv. Kantoor personeel: 2.000x Microsoft 365 E3 + E5 Security & Compliance Add-On
- Gebruikersprofiel 2: bijv. Niet-kantoor personeel: 1.200x Microsoft 365 F3 + F5 Security Add On
- Gebruikersprofiel 3: bijv. Fabrieksapparaten: 200x (Win OS) + M365 Apps for Enterprise per Device + Win E5 Upgrade + Teams Device license
De bovenstaande suggesties zijn slechts enkele van de mogelijke opties, aangezien er veel profielen zijn om uit te kiezen. Om dit beter te begrijpen, moet je weten welke suites beschikbaar zijn en wat er in elke suite en/of sub-suite is inbegrepen. Krijg al hoofdpijn?
Efficiënte aanschaf van licenties
Al met al helpt gebruikersprofilering organisaties om de diverse behoeften van hun medewerkers te begrijpen en hun Microsoft 365-licentieaanpak daarop af te stemmen. Het maakt efficiënte aanschaf mogelijk, verbetert de gebruikers tevredenheid en zorgt voor een betere afstemming van softwarebronnen op specifieke functierollen. Het enorme aantal verschillende licentiemogelijkheden dat Microsoft biedt, stelt je in staat om creatief te zijn, dus gebruik deze opties in je voordeel.
We hebben het al eerder gezegd en we zeggen het nog eens. In het huidige onderhandelingsklimaat is optimalisatie de sleutel; optimalisatie is de nieuwe onderhandeling!
Meer informatie
Het analyseren en creëren van de juiste M365-gebruikersprofielen is voor jouw organisatie een geweldige manier om je licentieportefeuille te optimaliseren, maar het is slechts één van de vele opties. Wil je weten wat je nog meer kunt doen?
Neem contact met ons op voor opmerkingen of vragen over Microsoft 365 of andere Microsoft licentieproducten of -diensten. Bezoek onze website voor meer informatie over onze M365 Optimalisatie service of neem contact op met onze licentie-experts via info@licenseq.com.