Hoe onderhandel je met Microsoft: Een complete gids
Onderhandelen met Microsoft kan ingewikkeld zijn, maar met de juiste voorbereiding en inzichten kan je een gunstige deal sluiten.
Hier is een gedetailleerde handleiding over hoe je effectief kunt onderhandelen met Microsoft, met belangrijke punten, van het begrijpen van hun interne dynamiek tot specifieke onderhandelingsstrategieën.
Topics in this blog
- Inzicht in de interne dynamiek van Microsoft
- Microsoft EA onderhandeling – Het belang van goede voorbereiding
- Microsoft onderhandelen 101 – Onderhandelen vanuit kracht
- Top Microsoft onderhandeltips
- Andere belangrijke aspecten
- Wat je kunt onderhandelen
- De agressieve licentietactieken van Microsoft: moet je bezorgd zijn?
- Conclusie
Inzicht in de interne dynamiek van Microsoft
De accountstructuur van Microsoft
Microsoft is een omzetgedreven organisatie met een uitgebreid netwerk van accountteams die zich toeleggen op het bedienen van hun klanten. Deze teams bestaan doorgaans uit accountmanagers, accounttechnologiestrategen en andere specialisten, die allemaal gericht zijn op het behalen van hun jaarlijkse doelstellingen. Het herkennen van deze opzet is cruciaal omdat het u, de klant, positioneert als een belangrijke speler in hun omzetdoelstellingen, ongeacht de grootte van uw organisatie.
Wist je dat? Tot 90% van Microsoft klanten zich er mogelijk niet van bewust is dat ze hun bestaande abonnementen kunnen blijven gebruiken, zelfs zonder een Enterprise Agreement (EA).
Microsoft EA onderhandeling – Het belang van goede voorbereiding
“De meest kritische factor voor het succes van onderhandelingen? Goede voorbereiding. Zonder dit is het onwaarschijnlijk dat een echt goed resultaat wordt bereikt. Je hebt misschien het gevoel dat je een goede deal hebt gesloten omdat je veel van Microsoft hebt gekocht en een hoge korting hebt gekregen, maar dat betekent niet noodzakelijk dat dit de beste deal voor jou is.” – Erik Hollander, LicenseQ Mede-oprichter.
Goede voorbereiding is alles: 80% van je onderhandelingssucces
Effectief onderhandelen begint lang voordat je aan tafel gaat zitten. Onderhandelen is de heen-en-weer communicatie gericht op het bereiken van een wederzijds voordelige overeenkomst. Het is cruciaal om vooraf uw doelen en de andere partijen te begrijpen. Op deze manier concentreert de discussie zich op het vinden van een gemeenschappelijke basis en compromissen over vooraf bepaalde onderwerpen.
Essentiele stappen om je voor te bereiden:
- Start op tijd: We raden klanten aan om 12-15 maanden van tevoren te beginnen met de voorbereidingen. Hoewel dat ideaal is, begrijpen we dat tijdlijnen variëren. We hebben klanten geholpen die drie maanden van tevoren begonnen met de voorbereidingen, en zelfs twee weken (hoewel dat laatste niet ideaal is).
- Weet wat je doelen en budget zijn: Begrijp wat je wilt bereiken, de budget beperkingen en de specifieke producten die je nodig hebt. Je moet weten wat je momenteel gebruikt en wat je in de toekomst gaat gebruiken. Je IT-roadmap moet superduidelijk zijn.
- Onderzoek de doelstellingen van Microsoft: Weet wat Microsoft wil bereiken in de onderhandeling. Dit zal je helpen een gemeenschappelijke basis te vinden en deze in jouw voordeel te gebruiken.
- Bekijk eerdere interacties: Analyseer eerdere onderhandelingen met Microsoft om patronen te identificeren en te anticiperen op hun strategieën.
Microsoft onderhandeling 101 – Onderhandelen vanuit kracht
Belangrijkste onderhandelingsstrategieën
- Zet de juiste toon
- Let op wat Microsoft zegt tijdens onderhandelingen om hun prioriteiten te begrijpen en deze informatie strategisch te gebruiken.
- Onderhandelingen moeten een proces van geven en nemen zijn. Wees bereid om concessies te doen, maar vraag er altijd iets voor terug.
- Effectieve communicatie
- Zorg ervoor dat beide partijen elkaars standpunten begrijpen door de belangrijkste punten samen te vatten en wederzijds begrip te bevestigen.
- Als je een functie of aanbieding van Microsoft niet begrijpt, vraag om opheldering. Dit kan hun flexibiliteit en bereidheid om compromissen te sluiten aan het licht brengen.
- Gebruik maken van BATNA, ZOPA en MESO
- BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): Ken je terugvalmogelijkheden als de onderhandeling geen bevredigend resultaat oplevert. Dit geeft je invloed en vertrouwen tijdens discussies.
- ZOPA (Zone of Possible Agreement): Identificeer het bereik van acceptabele uitkomsten voor beide partijen. Door binnen deze zone te blijven, vergroot je de kans op een succesvolle onderhandeling.
- MESO (Multiple Equivalent Simultaneous Offers): Presenteer meerdere aanbiedingen die even waardevol voor je zijn, maar die door de andere partij anders kunnen worden bekeken, waardoor je hun voorkeuren ontdekt en de kans op het vinden van een wederzijds voordelige oplossing wordt vergroot.
Voorbeeld: Effectief gebruik van BATNA
Scenario: Een bedrijf onderhandelt met Microsoft over een verlenging van de Enterprise Agreement (EA). Ze gebruikten Microsoft 365 E3-licenties en wilden korting krijgen op de E5-upgrade.
Strategie: Het bedrijf bereidde zich grondig voor door hun BATNA te bepalen. Ze stelden de minimaal acceptabele configuratie vast waarnaar ze konden terugkeren als de onderhandelingen mislukten, waaronder het behouden van hun huidige E3-licenties zonder aanvullende diensten.
Resultaat: Door hun BATNA te kennen, onderhandelden ze vol vertrouwen met Microsoft en gaven ze aan dat ze bereid waren om weg te lopen als dat nodig was. Dit standpunt dwong Microsoft om een gunstigere korting op de E5-licenties aan te bieden om te voorkomen dat de deal verloren zou gaan.
Top Microsoft onderhandeltips
- Vertrouwen en verstandhouding opbouwen: Het opbouwen van een goede relatie met jouw Microsoft-accountteam kan het onderhandelingsresultaat aanzienlijk beïnvloeden. Zoek raakvlakken en werk toe naar een win-win situatie.
- Alternatieven verkennen: Als de onderhandelingen met je primaire contactpersonen vastlopen, escaleer je het probleem naar hogere managementniveaus binnen Microsoft. Senior managers kunnen andere doelen hebben en zijn misschien meer bereid om concessies te doen.
- Wees bereid om weg te lopen: Weglopen is een haalbare optie als de deal niet aan je behoeften voldoet. Grote bedrijven begrijpen dat je zakelijke behoeften waardevol zijn, en een sterke leverancier zal bereid zijn om met jou samen te werken om een wederzijds gunstige overeenkomst te vinden.
- Verkoop op meerdere niveaus: Houd er rekening mee dat de interne doelen van Microsoft per rol kunnen verschillen. De prioriteiten van een accountmanager kunnen verschillen van die van een oplossingsspecialist. Doe hier je voordeel mee door in te spelen op de specifieke belangen van elke stakeholder.
Meer tips? Lees ook onze uitgebreide blog Top Microsoft Negotiation Mistakes to Avoid (in het Engels).
Voorbeeld: Verkoop op meerdere niveaus voor betere voorwaarden
Scenario: Een middelgrote onderneming had moeite om een aanzienlijke korting te krijgen van hun Microsoft-accountmanager voor een grote Dynamics 365 implementatie.
Strategie: De onderneming escaleerde de onderhandelingen naar de manager van de accountmanager en uiteindelijk naar de regionale verkoopdirecteur. Ze presenteerden een overtuigende business case, waarin de nadruk werd gelegd op het partnerschap op lange termijn en het potentieel voor toekomstige groei.
Resultaat: De managers op een hoger niveau, die graag de langetermijnactiviteiten van de onderneming wilden veiligstellen, boden betere voorwaarden en een aanzienlijke korting op de Dynamics 365 implementatie, die de oorspronkelijke accountmanager niet kon bieden.
Andere belangrijke aspecten
Het belang van flexibiliteit
Microsoft dringt steeds meer aan op bedrijfsbrede toezeggingen in ruil voor kortingen. Evalueer of deze toezeggingen aansluiten bij de behoeften van je organisatie en houd rekening met de totale eigendomskosten in plaats van alleen het kortingspercentage.
Profileren van gebruikers
Gebruik gebruikersprofilering om ervoor te zorgen dat je alleen betaalt voor de licenties die je daadwerkelijk nodig hebt. Verschillende rollen binnen je organisatie kunnen verschillende soorten licenties vereisen, en het optimaliseren hiervan kan leiden tot aanzienlijke besparingen.
Case study: Optimaliseren door het profileren van gebruikers
Scenario: Een gemeente overwoog om hun Microsoft 365-licenties te verlengen. Ze waren aanvankelijk van plan om E5-licenties aan te schaffen voor alle werknemers.
Strategie: Bij het evalueren van hun personeelsbestand realiseerden ze zich dat niet alle werknemers de volledige functies van E5 nodig hadden. Ze voerden persona-profilering uit om verschillende gebruikersbehoeften te identificeren. Kantoormedewerkers hadden E5-licenties nodig, terwijl veldwerkers, die voornamelijk mobiele apparaten gebruikten, alleen F3-licenties nodig hadden.
Resultaat: Door persona-profilering toe te passen, optimaliseerde de gemeente hun licentiekosten, waardoor aanzienlijke besparingen werden gerealiseerd zonder concessies te doen aan de noodzakelijke functies voor verschillende gebruikersgroepen.
Prijsvergrendeling
Door prijzen vast te leggen voor de duur van je overeenkomst bescherm je jouw bedrijf tegen toekomstige prijsstijgingen. Dit is vooral belangrijk gezien de trend van Microsoft om de prijzen regelmatig aan te passen.
Voorbeeld: Prijsvergrendeling voor toekomstige besparingen
Scenario: Een organisatie maakte zich zorgen over mogelijke prijsverhogingen voor Microsoft diensten in de komende jaren.
Strategie: Tijdens hun onderhandelingen over de verlenging van hun Enterprise Agreement gaven ze prioriteit aan het veiligstellen van een prijsblokkering voor belangrijke producten en diensten. Dit betekende onderhandelen over een vaste prijs voor de duur van hun overeenkomst, zelfs als Microsoft de prijzen wereldwijd verhoogde.
Resultaat: Toen Microsoft prijsverhogingen aankondigde, werd de organisatie afgeschermd van deze verhogingen, wat resulteerde in aanzienlijke besparingen gedurende de contractperiode.
Wat je kunt onderhandelen
Verder gaan dan alleen kortingen
Hoewel kortingen een veelvoorkomend aandachtspunt zijn, zijn er andere gebieden waar je over kunt onderhandelen:
- Algemene voorwaarden: Vraag specifieke contractuele voorwaarden aan die je organisatie ten goede komen.
- Productbundels: Pas productbundels aan jouw specifieke behoeften aan en onderhandel over gunstige voorwaarden voor deze bundels.
- Service Levels: Onderhandel over Service Level Agreements (SLA’s) die ervoor zorgen dat je de nodige ondersteuning en servicekwaliteit krijgt.
De agressieve licentietactieken van Microsoft: moet je bezorgd zijn?
Recente rapporten suggereren een verschuiving in de licentiepraktijken van Microsoft, waarbij sommige klanten te maken hebben met druk en bangmakerij van verkoopteams. Hier is een overzicht van de belangrijkste zorgen:
- Boetes voor het onbewust overschrijden van licenties: Klanten worden bedreigd met boetes voor het onbewust gebruiken van functies die hen verder duwen dan hun bestaande licentieovereenkomsten.
- Gebruikmaken van gegevens van licentieportals: Microsoft houdt het gebruik van clients in de gaten via de licentieportal en gebruikt die gegevens om hen onder druk te zetten om dure upgrades uit te voeren, zelfs voor minimaal gebruik van functies.
- Beperkte opties en upselling: De tactiek houdt vaak in dat klanten onder druk worden gezet om iedereen te upgraden naar het duurste E5-abonnement om boetes te voorkomen, ongeacht de werkelijke gebruikersbehoeften.
Deze agressieve tactieken geven aanleiding tot bezorgdheid over eerlijkheid en transparantie. Cliënten voelen zich verward en mogelijk gepest. Dit is waarom deze aanpak averechts kan werken:
- Verlies van vertrouwen: Deze bangmakerij kan de reputatie van Microsoft schaden en het vertrouwen bij klanten aantasten.
- Verhoogde controle: Klanten kunnen alternatieve oplossingen of consultants zoeken om door licentieovereenkomsten te navigeren en onnodige kosten te vermijden.
- Veranderend landschap: De traditionele auditpraktijken van Microsoft lijken in West-Europa af te nemen, mogelijk als gevolg van hun ineffectiviteit.
De conclusie? Het opbouwen van vertrouwen en het bevorderen van langdurige partnerschappen vereist transparantie en open communicatie. Proactieve communicatie over mogelijke licentieproblemen en een focus op de behoeften van de klant zou een duurzamere aanpak zijn voor Microsoft.
Conclusie
Onderhandelen met Microsoft vraagt om een strategische aanpak en een gedegen voorbereiding. Door de interne dynamiek van Microsoft te begrijpen, duidelijke doelen te stellen en effectieve onderhandelingsstrategieën toe te passen, kan je een goede deal sluiten voor jouw organisatie. Onthoud dat voorbereiding de sleutel is, en het gebruik van tools zoals BATNA, ZOPA en persona-profilering kan u een aanzienlijk voordeel opleveren.
Met deze tips en strategieën ben je goed uitgerust om jouw volgende onderhandeling met Microsoft met succes te navigeren. Neem vandaag nog contact met ons op info@licenseq.com met vragen of om meer te weten over onze dienstverlening. Bekijk ook onze website Contractonderhandel ondersteuning.
