1. Wees je bewust van de agenda van je Microsoft partner

We hebben al te vaak gezien dat een Microsoft partner de interne besluitvorming van een organisatie beïnvloedt. Ze zullen de cloudaanbiedingen of softwareproducten pushen die ze opgedragen zijn te verkopen (d.w.z. producten waar ze een marge op verdienen), of je organisatie deze nu nodig heeft of niet.

Een van onze klanten heeft dit aan den lijve ondervonden. Hun Microsoft partner duwde de M365 E5 suite, zonder rekening te houden met het huidige gebruik of de behoeften van de organisatie. De partner richtte zich alleen op één van de pijlers van E5 en de klant kreeg geen alternatieven voor de M365 E5 optie. Wees dus voorzichtig met hoeveel je deelt met je Microsoft partner.

2. Vertrouw niet op mondelinge afspraken

Veel klanten hebben een goede relatie met Microsoft en hun accountmanagers, en zijn tevreden met hun huidige afspraken. In de aanloop naar de verlenging van hun Enterprise Agreement vertrouwen ze op hun accountmanager, die hen geruststelt en een nieuwe goede deal belooft.

Echter, wanneer het erop aankomt:

• Is de accountmanager vaak verdwenen (in een andere rol of job)
• Veranderen de licentieregels of de agenda van Microsoft en worden beloften niet nagekomen
• Heeft de tegenpartij een ander idee van wat een goede deal is

Probeer zoveel mogelijk vooraf uit te zoeken, hoe meer details, hoe beter. Vertrouw nooit op mondelinge afspraken! Zet alle toezeggingen op papier of in een email.

3. Vraag niet om kortingen

Communiceer nooit de korting die je wilt tijdens je Microsoft onderhandelingen.

Als je een korting van 30% wilt en je zegt dit, geef je je hele strategie prijs. Microsoft zal deze informatie gebruiken om hun eigen parameters vast te stellen. Vraag je om 30%, dan geven ze je maximaal 10% op de door jou gevraagde productconfiguratie, en pas als je koopt wat zij willen dat je koopt, krijg je die 30%.

Microsoft zal ook je verzoek zien als een teken dat je geen goede onderhandelingsstrategie hebt. Wees voorzichtig met het tonen van je volledige strategie aan Microsoft, deel niet de punten die voor jou het belangrijkst zijn. Ofwel verhoog je het verzoek, of vermeld het helemaal niet totdat je een beter gevoel hebt voor wat je opties zijn.

4. Houd je kaarten dicht bij je borst

Een van Microsofts favoriete woorden is ‘partnerschap’. Wees echter voorzichtig met hoeveel je deelt met Microsoft tijdens je verlengings- of onderhandelingsproces.

Het is goed om direct en open te zijn, maar nooit te veel. Uiteindelijk kan Microsoft alle juiste woorden gebruiken om uit te leggen hoe zij een verschil zullen maken voor jouw organisatie, maar de bottom line is dat zij er zijn om geld te verdienen.

Microsoft ziet een goed partnerschap als een waarin jij zoveel mogelijk van hun producten en diensten koopt die ze je kunnen verkopen. Deel wat je moet, maar niet meer.

5. Neem deadlines niet zomaar aan

Microsoft’s fiscale jaar is gestructureerd op een manier die werkt voor Microsoft, met deadlines die hen uitkomen.

De deadlines die zij voor hun klanten stellen (betalingen, verlengingen) passen binnen hun jaarlijkse plannen. Ze willen deals sluiten voor het einde van het fiscale jaar en individuele medewerkers willen hun jaarlijkse targets behalen.

Als je hun deadlines kunt halen en ze werken voor jou, houd je eraan. Maar laat Microsoft of hun partners je niet onder druk zetten in situaties die niet voor jou werken… alleen zodat zij hun bonussen kunnen halen.

6. Doe geen concessies!

Negen van de tien keer is het kopen van de volledige suite (zelfs met een mooie korting) duurder dan alleen kopen wat je nodig hebt.

We zien ook dat organisaties die de volledige M365 E5 suite kiezen, interne problemen ondervinden bij de implementatie, waarbij de uitrol veel langer duurt dan verwacht. Uiteindelijk wordt de suite niet volledig benut tijdens de looptijd van de overeenkomst, waardoor deze investering een slechte keuze is.

Zorg ervoor dat je het gebruik en de behoeften van je organisatie begrijpt voor je begint aan de Microsoft onderhandelingen. Koop op basis hiervan.

Best practices voor je Microsoft onderhandeling en verlenging

Dit zijn onze belangrijkste tips om ervoor te zorgen dat je goed voorbereid bent voor je onderhandelingen met Microsoft en dat je de beste deal voor je organisatie krijgt.

1. Houd je gebruik bij!

Het bijhouden van je gebruik en de inzet van licenties is essentieel. Je moet begrijpen wat je momenteel hebt en hoe het wordt gebruikt, zodat je weet wat je in de toekomst moet vragen. Daarnaast moet je altijd begrijpen hoe de producten en diensten die je gebruikt gelicenseerd zijn.

2. Optimaliseer je licenties!

Veel bedrijven vernieuwen simpelweg hun bestaande overeenkomst zonder te overwegen of deze nog steeds het beste past bij hun behoeften (huidige en toekomstige) en gebruik. Je licenties niet optimaliseren leidt meestal tot het betalen van meer dan nodig en kan leiden tot niet-naleving van de regels en voorschriften van Microsoft.

Een van de meest voorkomende zaken die we tegenkomen wanneer we beginnen met werken met onze klanten zijn ‘legacy-licenties’. Dit zijn licenties die meestal werden aangeschaft om een goede korting te krijgen bij een eerdere verlenging, en die bij de eerste verjaardag uit het contract hadden moeten worden verwijderd, maar simpelweg vergeten werden. Deze licenties vertegenwoordigen vaak een groot bedrag dat je besluit weg te gooien!

3. Begrijp de licentieovereenkomsten en regels!

Het is belangrijk om een duidelijk begrip te hebben van de verschillende soorten licentieovereenkomsten, inclusief de voorwaarden, gebruiksrechten en compliance-eisen. Zorg ervoor dat je alle relevante documentatie leest en begrijpt voordat je overeenkomsten ondertekent. Je kunt hier meer lezen over de 6 meest gebruikte Microsoft licentiecontracten.

4. Blijf up-to-date!

De producten en aanbiedingen van Microsoft veranderen voortdurend, evenals hun regels en voorschriften. Bijblijven is in feite een fulltime job (gelukkig is het voor ons ons fulltime werk!).

Microsoft-software en -diensten veranderen, de namen veranderen en ook hun licentiemodellen. Je moet up-to-date blijven met veranderingen en updates van regels om naleving te waarborgen, omdat niet-naleving kan leiden tot boetes en straffen. Maar je moet ook op de hoogte blijven van de nieuwste aanbiedingen om de beste deal voor je organisatie te krijgen.

5. Daag je verlengingsperiode uit!

Online zeggen veel mensen dat je je Microsoft-contract op tijd moet verlengen om de beste voordelen te krijgen (Gartner stelt dit bijvoorbeeld). Wij zijn hier om je te vertellen dat je niet naar de muziek van Microsoft of Microsoft-partners moet luisteren.

Microsoft-partners worden gestimuleerd om je aan te moedigen om vroeg te vernieuwen (met bonussen en kortingen). Jij zou je eigen tijdlijn moeten bepalen en vernieuwen wanneer jij er klaar voor bent. We hebben contracten gezien die meer dan 6 maanden na de vervaldatum werden verlengd. Je kunt je tijd nemen als je de do’s en don’ts van het te laat vernieuwen begrijpt.

Bovendien zal het vasthouden je onderhandeling helpen! Tijd is alles en meestal heb je meer tijd dan de verkoopteams van Microsoft. We hebben onlangs een opname van onze live-sessie over dit onderwerp gepubliceerd, bekijk het hieronder.