Van statische profiling naar continue optimalisatie

Vroeger gebeurde persona profileren vaak één keer voor een verlenging of een belangrijke contractonderhandeling. Consultants en IT-teams beoordeelden het gebruik, maakten een paar licentieprofielen en adviseerden een nieuwe mix.

Die aanpak werkte, maar had duidelijke beperkingen:

• Statische snapshots: Profiling liet slechts een momentopname zien, niet de dynamische realiteit van een veranderende workforce.
• Handmatig werk: Het verzamelen en interpreteren van gebruiksdata was traag en arbeidsintensief.
• License drift: Na verloop van tijd raakten de profielen verouderd door nieuwe medewerkers, rolwijzigingen en veranderende workloads.

In 2025 is dit model niet meer voldoende. Omdat Microsoft continu nieuwe licentietypes en clouddiensten toevoegt, moeten organisaties het hele jaar door geoptimaliseerd blijven — niet alleen tijdens verlengingen.

Effectief Microsoft 365 persona profileren

Persona profileren betekent dat jij je workforce segmenteert op basis van daadwerkelijk gebruik en behoeften, en licenties hierop afstemt. Veelvoorkomende profielen zijn:

• Knowledge workers: Hebben Office-apps, Teams, SharePoint en geavanceerde samenwerkingstools nodig. Vaak E3 of E5, maar niet altijd met alle add-ons.
• Frontline medewerkers: Werknemers in retail, zorg of productie die lichte toegang nodig hebben (Teams, e-mail, beperkte apps). Past vaak beter bij F1/F3 dan volledige suites.
• Power users / IT / gereguleerde rollen: Hebben extra beveiliging, compliance of device management-add-ons nodig.
• Device-based accounts: Kiosken, fabrieksapparaten of gedeelde terminals die beter werken met device-licenties dan user-licenties.

Toegepast op Azure kan profiling ook patronen onthullen: welke teams of projecten de meeste consumptie aansturen, of commitments aansluiten bij de werkelijke vraag, en waar overprovisioning plaatsvindt.

Het doel

Onnodige licenties elimineren, compliance-gaten dichten en een duurzaam, rolgebaseerd licentiemodel bouwen.

Licentietypen slim combineren

De salesaanpak van Microsoft pusht organisaties vaak om te standaardiseren op volledige suites. Slim profileren leidt echter meestal tot een blended model, bijvoorbeeld:

• 25% E5-gebruikers (juridisch, compliance, power users)
• 50% E3-gebruikers (knowledge workers)
• 20% F3-gebruikers (frontline workers)
• 5% device-based accounts

Zo voorkom je dat je overal voor premium-licenties betaalt, terwijl je toch de functies biedt die high-value rollen nodig hebben. Profileren maakt het verschil tussen een oversimplified en duur licentielandschap en een dat afgestemd, flexibel en kostenefficiënt is.

Tools en strategieën voor voortdurende optimalisatie

Een van de grootste fouten die organisaties maken, is profiling zien als een eenmalig project. In werkelijkheid veranderen licentiebehoeften constant: medewerkers wisselen van rol, projecten starten en eindigen, en clouddiensten evolueren.

Daarom vereist continue optimalisatie:

• Usage reporting: Weten wie welke licenties daadwerkelijk gebruikt.
• Adoptie-inzicht: Zien welke features ongebruikt blijven.
• License drift alerts: Signalen krijgen wanneer medewerkers licenties hebben die niet bij hun rol passen.
• Scenario modeling: Testen hoe aanpassingen kosten en compliance beïnvloeden.

Hoe LicenseQ Hub helpt

Dit is waar LicenseQ Hub waarde toevoegt. Het is ons AI-gedreven platform dat organisaties continu helpt right-sizen door gebruiksdata te analyseren over Microsoft 365, Azure en Dynamics 365.

Met LicenseQ Hub kun jij:

• Automatisch gebruikersprofielen opbouwen op basis van echt gebruik, niet aannames.
• Direct misalignments detecteren (bijvoorbeeld E5-gebruikers die alleen workloads gebruiken die ook in E3 zitten, of frontline-medewerkers met onnodige licenties).
• Onder-licensing signaleren vóór het een compliance probleem wordt.
• Licentiescenario’s simuleren (Wat als 30% van de E3-gebruikers naar F3 gaat?) om kosten en compliance te modelleren.
• AI-voorspellingen gebruiken om toekomstige licentiebehoeften te anticiperen op basis van historisch gebruik.

In plaats van verspilling pas bij verlenging te ontdekken, biedt LicenseQ Hub continue zichtbaarheid. Zo weten IT, inkoop en finance altijd dat licenties aansluiten bij de werkelijke bedrijfsbehoefte.

Klantcasus: continue profileren met LicenseQ Hub

Een Europese gemeente schakelde LicenseQ Hub in bij een grote Microsoft verlenging. Microsoft had voorgesteld om alle medewerkers naar volledige suites te upgraden, met het argument van simplificatie.

Analyse persona profileren

Onze analyse bracht aanzienlijke inefficiënties aan het licht:

• Over-licensing: Honderden frontline-medewerkers hadden onnodige E3-licenties.
• Overlap: Meerdere abonnementen waren aan dezelfde gebruikers toegewezen.
• Misbruik: Device-based accounts gebruikten ten onrechte user-licenties.

We herstructureerden hun estate in vier duidelijke profielen:

• Knowledge workers (E3)
• Compliance-intensieve rollen (E5)
• Frontline-medewerkers (F3)
• Gedeelde apparaten

Direct resultaat

• €1,2 miljoen jaarlijkse besparing
• Een governanceproces dat ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers vanaf dag één automatisch de juiste licentie krijgen.

Doorlopend resultaat met LicenseQ Hub

In tegenstelling tot een traditioneel consultancyproject stopte het proces niet na de verlenging. Met LicenseQ Hub profiteert deze gemeente van continue licentie-optimalisatie:

• Live monitoring: Dormante of verkeerd toegewezen licenties worden direct gesignaleerd.
• Automatische alerts: Hub ziet wanneer medewerkers van rol veranderen en een ander licentieprofiel nodig hebben.
• Kwartaalrapportages: IT en finance krijgen regelmatig inzicht in waar de uitgaven geoptimaliseerd zijn en waar risico’s ontstaan.

Een continu model

In plaats van terug te glijden in license drift, runt de gemeente nu een levend licentiemodel. Met LicenseQ Hub blijft hun Microsoft omgeving elke maand right-sized, niet alleen tijdens onderhandelingen.

In hun woorden:
“LicenseQ hielp ons niet alleen geld besparen bij de verlenging. Ze gaven ons een manier om continu grip te houden op onze Microsoft-omgeving.” – IT Manager

Conclusie

In 2020 draaide persona profileren om het vermijden van onnodige kosten. In 2025 gaat het om continue optimalisatie, aangedreven door AI. Met Microsoft die constant nieuwe services en licentietypes toevoegt, kunnen organisaties zich geen statische, eenmalige profiling meer veroorloven.

De sleutel is continue zichtbaarheid: zorgen dat elke licentie past bij de rol, het gebruik en de compliance-eisen van de medewerker of het device waaraan die is toegewezen.

Bij LicenseQ helpen we organisaties slimmer profileren met de inzichten van LicenseQ Hub en maken we optimalisatie van een eenmalig project een continu proces. Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis demo.