Complexiteit van SAP optimalisatie en licenties

SAP optimalisatie en licenties zijn door het brede scala aan opties en flexibele modellen een uitdaging. De software bevat verschillende modules die verschillende aspecten van bedrijfsbeheer dekken, waaronder duizenden producten, meer dan 20 soorten gebruikerslicenties en meer dan 100 engine-statistieken.

Bedrijven moeten navigeren door verschillende software, licentiestructuren, prijsmodellen en implementatieopties, terwijl ze het licentiegebruik nauwlettend in de gaten houden om aan de regels te blijven voldoen en onnodige kosten te vermijden. De systeemmeettools van SAP, die zijn ontworpen om het licentieverbruik weer te geven, helpen echter niet bij het optimaliseren van de licentieselectie of het verlagen van de kosten. Als gevolg hiervan hebben veel organisaties moeite om hun licentievoorraad af te stemmen op het werkelijke gebruik, wat leidt tot te hoge licenties en buitensporige uitgaven.

Bovendien omvatten SAP licenties indirecte en digitale toegang, wat de complexiteit nog groter maakt. Indirecte toegang verwijst naar het gebruik van SAP software via applicaties van derden, terwijl digitale toegang interactie met digitale inhoud via SAP inhoudt. Als deze statistieken niet goed worden beheerd, kunnen ze leiden tot onverwachte extra kosten.

Om onnodige kosten te voorkomen, hebben onze licentie experts vijf belangrijke tips verzameld om je te helpen jouw SAP licenties te optimaliseren. Het implementeren van deze strategieën kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen en een efficiëntere SAP omgeving.

Vijf belangrijke tips voor SAP optimalisatie en licenties

1. Volg gebruikerslicenties op naam zorgvuldig

SAP biedt verschillende gebruikerstypes, elk met verschillende rechten en prijspunten. Het kostenverschil tussen een Professional User-licentie, die bijna onbeperkte toegang biedt, en een eenvoudige Employee Self-Service (ESS)-licentie is aanzienlijk.

Door de activiteiten van werknemers actief te monitoren en af te stemmen op het juiste licentietype, kunnen bedrijven naleving garanderen en tegelijkertijd onnodige kosten vermijden.

2. Licenties voor indirecte toegang beheren

In 2018 introduceerde SAP een nieuw prijsmodel voor indirecte toegang, met als doel meer transparantie. Het begrijpen van deze veranderingen is echter cruciaal voor het effectief beheren van kosten.

Het huidige model van SAP baseert licenties voor indirecte toegang op door het systeem gegenereerde documenten in plaats van op het aantal gebruikers dat toegang heeft tot SAP via applicaties van derden. Organisaties moeten proactief integraties identificeren waarvoor licenties voor indirecte toegang nodig zijn, bijvoorbeeld door Salesforce CRM te verbinden met SAP of om aangepaste automatiseringstools te gebruiken. Ongedocumenteerde integraties kunnen onopgemerkt blijven tot een licentie-audit, wat mogelijk kan leiden tot financiële boetes of juridische risico’s. Een proactieve aanpak van het monitoren van indirecte toegang is essentieel voor compliance.

3. Begrijp SAP-engines

SAP engines (of pakketten) zijn aanvullende producten die afzonderlijk van named user licenses worden verkocht. De prijzen variëren op basis van specifieke statistieken, zoals het aantal werknemers of verwerkte facturen.

Een belangrijke overweging is dat SAP HANA-databaselicenties controleert op basis van piekgebruik in de afgelopen 12 maanden. Zelfs een enkele overschrijding van de licentiedrempel kan leiden tot corrigerende maatregelen. Organisaties moeten hun engine gebruik nauwlettend in de gaten houden om onverwachte kosten en nalevingsproblemen te voorkomen. Proactief beheer kan helpen onnodige kosten te voorkomen en potentiële hiaten in licenties te identificeren voordat ze kostbare problemen worden.

4. Licenties en abonnementen op de juiste grootte vóór onderhandelingen

Het optimaliseren van SAP licenties en abonnementen moet 6 tot 12 maanden voor je verlenging beginnen om te voorkomen dat je last-minute beslissingen moet nemen die leiden tot te hoge betalingen.

Regelmatige beoordelingen van licentieposities geven inzicht in het werkelijke gebruik versus rechten, helpen ongebruikte licenties te elimineren, middelen opnieuw toe te wijzen en licenties aan te passen aan de zakelijke behoeften. Door de onderhandelingen over vernieuwing voor te blijven, kunnen organisaties de kosten verlagen en de efficiëntie verbeteren.

5. Onderhandelen over SAP S/4HANA cloud- en SaaS-kosten op de lange termijn

Hoewel de initiële SAP investeringskosten belangrijk zijn, kunnen uitgaven op de lange termijn, zoals terugkerende abonnementskosten, kosten op basis van gebruik en prijsescalaties, een aanzienlijke invloed hebben op de totale eigendomskosten.

Voor SAP S/4HANA cloud- en SaaS-implementaties moeten bedrijven vooraf onderhandelen over kostenstructuren op de lange termijn. Inzicht in prijsmodellen, potentiële kostenversnellers en contractuele verplichtingen kan helpen financiële voordelen veilig te stellen.

Wij helpen bij het opbouwen van een sterke business case om de SAP kosten op de lange termijn voor je organisatie te optimaliseren.