Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.
Auteur:
Floris Klaver
Floris begon in 2011 als licentie expert bij Microsoft. Hij is ervaren in het vereenvoudigen van complexe contracten en licentieomgevingen voor grote en wereldwijde organisaties.
Je leest nu:
Succesverhaal Microsoft Lic... Succesverhaal Microsoft Licenties Retailbedrijf
Auteur:
Floris Klaver
Snapshot
Branche: Retail
Gebruikte diensten: Enterprise Agreement Renewal + M365 & Azure Optimalisatie + D365 Optimalisatie
Resultaten:
- Totale besparing van 10% op de totale kosten van de Enterprise Agreement
- Azure uitgaven met ongeveer 50% omlaag gebracht door middel van rightsizing, Azure Hybrid Benefits en migratie van D365 naar SaaS
- Optionele verlenging van de Enterprise Agreement met twee extra jaren, met een “Not To Exceed” (NTE)-prijs.
Achtergrond info
Onze klant is een vooraanstaand retailbedrijf met een aanzienlijke wereldwijde aanwezigheid. Ze exploiteren ongeveer 800 winkels en 2.500 shop-in-shops in meer dan 30 landen verspreid over Europa, Azië, het Midden-Oosten en Amerika. Met een omzet van circa 1,5 miljard USD beschikt het bedrijf over een gecentraliseerde IT- en inkoopafdeling. Het Microsoft-contract vormt het grootste deel van hun IT-softwareuitgaven.
De uitdaging voor onze klant was om dit cruciale contract opnieuw te onderhandelen, onder de druk van het behouden van een positieve relatie met Microsoft, gecombineerd met een hoog niveau van betrokkenheid van het senior management.
Uitdagingen
“Wij hadden minder dan twee maanden de tijd voor het verlengingsproces en we hadden het gevoel dat onze bestaande partners niet het gewenste resultaat zouden leveren. We zochten een partner met diepgaande kennis van Microsoft licenties om ons door de complexe licentiemodellen te begeleiden.”
– Senior Procurement Officer.
Onze klant naderde de verlengingsdeadline van zijn Enterprise Agreement Subscription (EAS), waaronder uitgebreide Microsoft 365 (M365) E5 licenties, Azure- en server infrastructuurlicenties vielen.
De aanzienlijke prijsstijgingen van Microsoft in de afgelopen drie jaar hadden een extra grote impact op het financiële budget dat voor de verlenging was gereserveerd. Het contract omvatte bovendien een vijfjarige Dynamics 365 (D365) overeenkomst met een beperkende niet-reductieclausule. Dit beperkte de flexibiliteit en financiële efficiëntie van onze klant.
Onze oplossingen
LicenseQ voerde een snelle maar uitgebreide beoordelings- en analysefase uit, die binnen ongeveer vijf weken werd afgerond. Deze fase omvatte een evaluatie van de exitpositie, een analyse van de contractuele uitgangspunten en het organiseren van profielworkshops. Daarnaast hebben we het cloudgebruik van gebruikers en de serverinfrastructuur beoordeeld.
“De fact-finding analyse van LicenseQ over onze Microsoft-licenties, contracten en wereldwijde prijsstelling was van onschatbare waarde tijdens de onderhandelingen” – Head of Indirect Procurement.
Dankzij onze grondige voorbereiding en de onderhandelingsexpertise van LicenseQ duurden de daaropvolgende onderhandelingen ongeveer twee weken. Dit resulteerde in een ondertekend contractpakket tussen Kerstmis en Oud en Nieuw.
Ons strategisch advies leidde tot het beëindigen van de D365 overeenkomst en het heronderhandelen van voorwaarden voor de gehele Microsoft stack. Dit omvatte D365, M365 en Azure, om de onderhandelingspositie van de klant te versterken.
Klant referentie
De Head of Indirect Procurement bij het klantbedrijf sprak zijn ongekende tevredenheid uit over de geleverde diensten en zei:
“Ik heb nog nooit een adviesbureau gezien dat zo goed op de hoogte is van alle ins en outs van Microsoft licenties en Klancontracten. Zonder LicenseQ hadden we niet de juiste keuzes kunnen maken.”
Resultaten
Onze aanpak resulteerde in:
- Een netto kostenvermijding van 15% op D365 uitgaven door optimalisatie en diepgaande workshops.
- Een gedetailleerde businesscase met een strategie om Azure uitgaven met circa 50% te verminderen via rightsizing, het benutten van Azure Hybrid Benefits en het migreren van on-premises D365 naar de cloudvariant.
- Ondanks prijsstijgingen bij Microsoft werden de M365 kosten vastgezet op hetzelfde niveau dankzij optimalisatie en de onderhandeling van gebruiksprofielen die aansluiten bij de daadwerkelijke behoeften, wat zorgde voor een betere afstemming van abonnementen op werkelijke vereisten.
- Een optionele verlenging van twee jaar met een acceptabele prijsstijging, zonder lock-in of verplichte voorwaarden.
Van onschatbare waarde
Dit strategische onderhandelings- en verlengingsproces resulteerde in een totale vermindering van de contractuitgaven met ongeveer 10%, wat de contractvoorwaarden voor de komende drie jaar aanzienlijk verbeterde, zowel voor M365 als D365. Deze prestatie benadrukt het belang van grondige voorbereiding, strategische onderhandeling en de expertise die LicenseQ biedt.
“Dankzij de kennis van LicenseQ over de interne organisatie van Microsoft konden we strategische keuzes maken tijdens de onderhandeling, wat leidde tot een geweldig eindresultaat” – Senior Procurement Officer.
Neem vandaag nog contact op met onze licentie experts voor uw specifieke vragen of business case.