Uitdagingen voor de klant

Licentiebeheer

Deze Nederlandse woningcorporatie stond aanvankelijk voor aanzienlijke uitdagingen bij het beheren van hun Microsoft licenties. Ze hadden moeite om hun licentietekorten en -overschotten bij te houden, wat leidde tot een onvolledig beeld van hun werkelijke gebruik versus hun licentieaanspraken. Dit maakte het moeilijk om compliant te blijven met de licentievereisten van Microsoft, vooral ook gezien de complexiteit van het Microsoft licentiemodel. Zonder een goede strategie of de juiste tools kon onze klant de verschillende licentievoorwaarden en frequente veranderingen in het softwaregebruik niet overzien.

Kosten- en compliancezorgen

De klant maakte zich zorgen over het uitgeven van geld aan onnodige licenties en mogelijke boetes voor non compliance. Zonder duidelijk zicht in hun licentiestatus liepen ze het risico op onverwachte kosten tijdens het True-Up proces. Het waarborgen van compliance en tegelijkertijd het optimaliseren van kosten was van cruciaal belang om audits en financiële verspilling te voorkomen.

Onze oplossingen

LicenseQ’s True-Up Support

Allereerst zorgden we ervoor dat we de juiste gegevens uit de omgeving van de klant konden vastleggen om inzicht te krijgen in hun gebruik. Dit omvatte het gehele Microsoft portfolio en in het bijzonder Dynamics 365 F&O, aangezien ze zware gebruikers zijn van dit product.

We analyseerden hun gebruik van Microsoft 365 met onze nieuwe LicenseQ Hub tool en analyseerden Dynamics 365 handmatig om hun licentiestatus te beoordelen.

Op basis van onze bevindingen stelden we een Bill of Materials (BOM) op voor deze klant.

LicenseQ’s aanbeveling

De Dynamics 365 omgeving van de klant vertoonde een significant verschillend gebruik in vergelijking met de licenties die ze hadden aangeschaft. Deze discrepantie moest tijdens het True-Up proces worden gecorrigeerd. Zo had de organisatie 230 Dynamics 365 attach-licenties aangeschaft, terwijl ze in de praktijk slechts 105 nodig hadden. Door het aantal licenties tijdens de True-Up te verlagen, bespaarde het bedrijf €65.000 per jaar. En dit is slechts één voorbeeld!

Resultaten

• Compliance: We behaalden ongeveer 5% kostenbesparing voor deze klant, maar de werkelijke waarde van onze True-up ondersteuning lag in het geven van het juiste inzicht in hun licentieportfolio. De True-up is bedoeld om klanten ruimte te geven om zowel licenties te verhogen als te verlagen om compliant te blijven en in te spelen op de veranderende behoeften van een organisatie. Voor deze klant betekende dit het verlagen van sommige licentienummers, maar ook het aanschaffen van andere.
• Continue voordelen: Geoptimaliseerd licentiegebruik en doorlopend inzicht in hun licentieomgeving, wat sterkere strategische besluitvorming mogelijk maakt.
• Betrokken partner: Op basis van deze initiële ondersteuning besloot de klant dat ze doorlopende ondersteuning van LicenseQ wilden. We werken momenteel aan hun Enterprise Agreement verlenging.