Waarom voert Microsoft audits uit?

In de afgelopen maanden heeft Microsoft de focus op softwarelicentie compliance vergroot. Dit heeft geleid tot een toename van het aantal uitgevoerde licentieaudits. Microsoft selecteert willekeurig klanten die door een derde partij, zoals Deloitte of KPMG, worden gecontroleerd.

Verschillende redenen voor deze trend zijn onder andere het moeilijke economische klimaat, dat ook Microsoft heeft getroffen met lagere verkoopcijfers, en niet behaalde targets.

Microsoft heeft ook robuustere auditprogramma’s geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat klanten hun software gebruiken in overeenstemming met de licentievoorwaarden. Deze audits zijn bedoeld om:

• Microsoft’s intellectuele eigendomsrechten te beschermen
• Piraterij te voorkomen
• Te zorgen dat klanten de juiste vergoedingen betalen voor hun softwaregebruik

Hoewel licentie audits een uitdaging kunnen zijn voor organisaties, zijn ze een belangrijk onderdeel van de softwarelicentie compliance. Door proactief te werken aan compliance kunnen organisaties het risico op hoge boetes en kosten vermijden en een positieve relatie met Microsoft behouden.

Wat is een Microsoft audit?

Een interne Microsoft audit is een proces waarbij Microsoft de software-implementatie en het gebruik binnen een organisatie beoordeelt om te verzekeren dat ze voldoen aan de licentievereisten van Microsoft. De audit wordt meestal uitgevoerd door een externe auditfirma namens Microsoft en omvat een beoordeling van software-implementaties, licenties en andere documentatie.

Het doel van de audit is ervoor te zorgen dat organisaties Microsoft software gebruiken in overeenstemming met de licentievoorwaarden van Microsoft. Dit omvat het verifiëren dat de organisatie de juiste licenties heeft voor de software die is geïmplementeerd, dat de software wordt gebruikt binnen de reikwijdte van de licentieovereenkomst, en dat de organisatie de juiste vergoedingen betaalt voor het gebruik ervan.

Redenen voor een Microsoft licentie audit

Een audit kan door Microsoft worden geïnitieerd om verschillende redenen, waaronder klantklachten, gegevensanalyse of gewoon als onderdeel van een routinematige audit. Als wordt vastgesteld dat een organisatie niet voldoet, kan het nodig zijn om extra licenties aan te schaffen, boetes te betalen of andere wijzigingen aan te brengen om in overeenstemming te komen.

Het is belangrijk op te merken dat Microsoft-licentieaudits tijdrovend en kostbaar kunnen zijn, maar ze zijn een essentieel onderdeel van softwarelicentie compliance. Door ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de licentievereisten van Microsoft, kunnen organisaties juridische en financiële sancties vermijden en een positieve relatie met Microsoft behouden.

Hoe ga je om met een Microsoft audit?

1. Bereid je voor met een interne audit

• Verzamel alle benodigde documenten en informatie (alleen wat vereist is! Laat ze niet je hele hand zien als dat niet nodig is). Dit omvat:
  • Licentieoverzichten
  • Contracten
  • Documentatie met betrekking tot software-implementaties en -gebruik
• Herzie je software asset managementprocessen om ervoor te zorgen dat ze up-to-date en compliant zijn met de licentievoorwaarden van Microsoft.
• Begrijp (en definieer bij voorkeur) de reikwijdte van de audit en de soorten gegevens die de auditors zullen beoordelen.
• Maak een gedetailleerde inventaris van je software-implementaties en houd het gebruik binnen je organisatie bij.
• Zorg ervoor dat al je documentatie up-to-date is en wordt opgeslagen op een centrale locatie die gemakkelijk toegankelijk is voor het auditteam.

2. Wijs een dedicated team aan

Om het auditproces effectief te beheren, is het belangrijk een dedicated team aan te wijzen dat de audit afhandelt. Dit team moet verantwoordelijk zijn voor:

• Coördineren met de auditors
• Het beantwoorden van vragen van de auditors
• Het verstrekken van de vereiste informatie aan de auditors (opnieuw, alleen de vereiste informatie!).

Het team moet goed op de hoogte zijn van de softwarelicentie- en implementatiepraktijken van je organisatie, evenals de licentievereisten van Microsoft.

3. Neem de tijd

Als je wordt geauditeerd, probeer het auditproces zo lang mogelijk te rekken zodat ze de focus verliezen. Als het proces te lang duurt, kan Microsoft zijn interesse verliezen en doorgaan naar een makkelijker doelwit. Het vertragen van het proces kan je ook tijd geven om aan je compliance te werken en je positie te optimaliseren.

4. Reageer op bevindingen en aanbevelingen

Na de audit zullen de auditors hun bevindingen en aanbevelingen aan je doorgeven. Het is belangrijk om deze zorgvuldig te beoordelen, aangezien non-compliance kan betekenen dat je extra licenties moet aanschaffen, je implementatiepraktijken moet aanpassen of andere wijzigingen moet doorvoeren. We raden aan om neutraal te reageren op bevindingen waarbij je licenties tekortkomt.

Bepaal eerst je plan van aanpak voor hoe je met deze situatie wilt omgaan. Mogelijk kun je je tekorten corrigeren met tweedehands licenties, of je kunt de uitkomsten van de audit omzetten in een slimme, commerciële Microsoft contractonderhandeling. Onderzoek proactief of er ruimte is voor onderhandeling. We ontdekken doorgaans dat alles bespreekbaar is, zelfs de uitkomst van een audit.

5. Maak een plan voor continue compliance

Het is belangrijk om een plan te ontwikkelen voor de voortdurende naleving van Microsofts licentievoorwaarden. Dit kan het volgende inhouden:

• Implementeren van software asset management processen
• Regelmatig uitvoeren van zelfaudits
• Up-to-date blijven met wijzigingen in Microsofts licentievoorwaarden

Door proactief en alert te blijven, kun je toekomstige nalevingsproblemen vermijden en ervoor zorgen dat je organisatie volledig voldoet aan Microsofts licentievereisten.

6. Vraag om deskundig advies

Als onderdelen van het auditproces onduidelijk zijn, zoek dan deskundig advies. Een licentie expert, zoals LicenseQ, beschikt over de technische expertise en diepgaande kennis om je te helpen het bereik en de vereisten van de audit te begrijpen, nalevingsproblemen te identificeren en advies te geven over hoe je deze kunt aanpakken.