Microsoft kostenoptimalisatie voor onze klant met LicenseQ Hub en gebruikersprofilering

Auteur:

Floris Klaver

Floris begon in 2011 als licentie-expert bij Microsoft. Hij is ervaren in het vereenvoudigen van complexe contracten en licentiebeheer voor grote en wereldwijde organisaties.

Je leest nu:

Microsoft kostenoptimalisat... Microsoft kostenoptimalisatie voor onze klant met LicenseQ Hub en gebruikersprofilering

Auteur:

Floris Klaver

Snapshot

Branche: Nederlands gemeentelijk vervoersbedrijf

Gebruikte dienst: Enterprise Agreement Contract Renewal, Microsoft License Desk

Resultaten:

  • Duidelijke inzichten: Beter licentiebegrip door slimme Microsoft kostenoptimalisatie en licentie aankopen
  • Besparingen: 18% reductie op de nieuwe Enterprise Agreement
  • Optimalisatie: Maatwerklicenties afgestemd op gebruikersbehoeften

 

Onze klant

Onze klant is een gemeentelijk transportbedrijf in Nederland, dat verantwoordelijk is voor het bieden van efficiënte en duurzame vervoersdiensten aan de gemeenschap. Ze beschikken over een uitgebreide IT-infrastructuur die een breed scala aan activiteiten ondersteunt, van routeplanning tot klantenservicemanagement, en maken intensief gebruik van Microsoft softwareoplossingen voor hun dagelijkse operaties.

Uitdagingen van de klant

Onze klant stond voor verschillende belangrijke uitdagingen bij het beheren van hun Microsoft licenties:

  • Gebrek aan inzicht in licenties: De klant had beperkte zichtbaarheid op hun Microsoft licenties, wat leidde tot onzekerheid over hun huidige licentiepositie. Deze kennisachterstand maakte het moeilijk om te beoordelen of ze hun uitgaven voor Microsoft licenties optimaal benutten of aangekochte licenties onderbenutten.
  • Ineffectieve onderhandelingen met Microsoft: Zonder een duidelijk begrip van hun licentiegebruik was de klant niet in staat effectief met Microsoft te onderhandelen. Dit gebrek aan duidelijkheid belemmerde hen om betere prijzen te realiseren of de meest geschikte licentieopties te kiezen die aan hun behoeften voldeden.
  • Complexe IT-omgeving: De IT-omgeving van de klant was dynamisch, met verschillende afdelingen en gebruikersgroepen die uiteenlopende soorten licenties vereisten. Deze complexiteit maakte het licentieproces nog uitdagender, omdat de klant een balans moest vinden tussen kosten en de diverse behoeften van elke afdeling.

LicenseQ’s oplossingen

Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben de consultants van LicenseQ een uitgebreide aanpak gehanteerd met behulp van ons beproefde raamwerk:

1. Inzicht in licenties met ons beproefde raamwerk

We hebben ons standaard raamwerk gebruikt om de klant gedetailleerd inzicht te geven in hun huidige licentiepositie. Dit hielp hen precies te bepalen welke licenties ze gebruikten, hoe deze werden ingezet en waar eventuele hiaten of inefficiënties lagen.

2. Grondige licentieanalyse met LicenseQ Hub

Met LicenseQ Hub, onze geavanceerde tool voor het volgen van Microsoft-licenties, hebben we een diepgaande licentieanalyse uitgevoerd. Dit bood essentiële inzichten in optimalisatiemogelijkheden voor Azure, Microsoft 365 en Dynamics 365. Onze tool stelde ons in staat om het huidige gebruik van de klant nauwkeurig te evalueren, inefficiënties of overbodige licenties te identificeren en kansen voor optimalisatie te ontdekken. Onze data-gedreven aanpak stelde ons in staat om weloverwogen aanbevelingen te doen. Waardoor de klant optimaal op hun werkelijke behoeften was afgestemd, onnodige kosten werd vermeden en hun investering in Microsoft technologieën werd gemaximaliseerd.

3. Workshops voor inzicht in licentiemodellen

Als onderdeel van onze Microsoft License Desk hebben we een reeks workshops georganiseerd met de belangrijkste stakeholders van de klant. Deze sessies richtten zich op het bespreken van verschillende Microsoft licentiemodellen. Tegelijkertijd werkten we nauw samen met hun IT-team om hun IT-omgeving en de specifieke behoeften van verschillende afdelingen beter te begrijpen.

4. Creëren van gebruikersprofielen

Op basis van de inzichten uit de workshops en ons raamwerk hebben we gedetailleerde gebruikersprofielen opgesteld voor de verschillende gebruikersgroepen van de klant. Hierdoor konden we elk type gebruiker koppelen aan de meest geschikte licentie, waardoor de klant alleen betaalde voor wat ze echt nodig hadden.

5. Specifiek kortingsprogramma

We ontdekten dat de klant in aanmerking kwam voor een Nederlands gemeente-specifiek kortingsprogramma voor Microsoft licenties. Door een uitgebreide Microsoft 365 suite te selecteren en te onderhandelen als onderdeel van dit programma, hebben we de gemeentekorting benut om gunstigere voorwaarden te realiseren.

Resultaten

De oplossingen die we implementeerden leidden tot significante verbeteringen in de licentiepositie van de klant:

  • Verbeterd licentie-inzicht: De workshops, inzichten uit LicenseQ Hub en gebruikersprofilering gaven de klant een duidelijk, actiegericht inzicht in hun licentiegebruik, waardoor ze hun toekomstige Microsoft aankopen konden optimaliseren.
  • Kostenbesparingen: Door effectieve onderhandelingen en de toepassing van het gemeentelijke kortingsprogramma behaalden we een indrukwekkende kostenbesparing van 18% op het nieuwe Enterprise Agreement contract van de klant.
  • Geoptimaliseerde licenties: Door de juiste licenties af te stemmen op de juiste gebruikersgroepen, profiteert de klant nu van meer op maat gemaakte en kosteneffectieve licentieopties die voldoen aan de behoeften van hun diverse gebruikersbasis.

De LicenseQ-consultants werken snel en nauwkeurig. LicenseQ bood eenvoudige tools om een duidelijk overzicht van onze licentiepositie te krijgen. Na verschillende workshops ontvingen we waardevolle aankoopscenario’s en opties! We behaalden aanzienlijke kostenbesparingen en kregen waardevolle inzichten om onze licentiebeheer te verbeteren. De keuze voor een uitgebreide M365 suite in een branche specifiek kortingsprogramma was een echte doorbraak.”

Contract & Licentie Manager, Nederlands gemeentelijk vervoersbedrijf

Conclusie

Door gebruik te maken van ons gestructureerde raamwerk, stelde LicenseQ dit Nederlandse gemeentelijke vervoersbedrijf in staat om cruciale inzichten te verkrijgen in hun Microsoft licenties, hun licentiegebruik te optimaliseren en betere voorwaarden te onderhandelen met Microsoft. Het resultaat was een kostenefficiënte licentiestrategie die niet alleen leidde tot een besparing van 18%, maar ook het bedrijf voorbereidde op verbeterde operaties in de toekomst.

Onze klant is nu beter in staat om hun Microsoft licenties met vertrouwen te beheren en is goed gepositioneerd om toekomstige licentiebehoeften efficiënt aan te pakken. Met onze ondersteuning hebben ze duidelijkheid, besparingen en operationele verbeteringen behaald die hun bedrijf op de lange termijn ten goede zullen komen.

Klaar om je Microsoft licenties te optimaliseren?

Als je organisatie te maken heeft met vergelijkbare licentie-uitdagingen of gewoon wilt zorgen dat je het meeste uit jouw Microsoft investering haalt, staan wij klaar om te helpen. Bij LicenseQ zijn we gespecialiseerd in het begeleiden van bedrijven door complexe licentiescenario’s om kostenbesparingen en operationele efficiëntie te realiseren. Optimalisatie is het nieuwe onderhandelen!

Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe onze op maat gemaakte Microsoft licentieoplossingen je kunnen helpen jouw licentiepositie te optimaliseren, kosten te besparen en je operationele processen te stroomlijnen.

Floris heeft een sterke technische achtergrond en een schat aan ervaring in Microsoft-licenties en -onderhandelingen. Floris helpt klanten van LicenseQ actief hun licentiekennis uit te breiden, hun licentiepositie te verbeteren, mogelijke blootstelling te beperken, te onderhandelen met Microsoft en helpt hun Microsoft-uitgaven te verminderen of optimaliseren. Floris werkt sinds 2011 in softwarelicenties en was werkzaam bij Microsoft tijdens hun transformatie van softwareleverancier naar leverancier van cloudoplossingen. Als u ondersteuning of een extra paar deskundige ogen nodig hebt voor uw Microsoft-gerelateerde licentievragen, neem dan contact op met Floris via LinkedIn, zodat we een afspraak kunnen maken om de mogelijkheden te bespreken.

  • Runnenbergweg 5, 8171MC
  • Vaassen, The Netherlands