Het team van LicenseQ helpt je de beste voorwaarden te behalen voor je Microsoft overeenkomsten zoals de Enterprise Agreement, CSP of MCA-E.

Floris Klaver
Floris begon in 2011 als licentie-expert bij Microsoft. Hij is ervaren in het vereenvoudigen van complexe contracten en licentiebeheer voor grote en wereldwijde organisaties.
Enterprise Agreement renewa... Enterprise Agreement renewal – Hoe werkt een renewal?

Floris Klaver
1. Verlengen van een Enterprise Agreement
Het optimaal benutten van je Microsoft Enterprise Agreement verlenging is belangrijk. Een slecht doordachte of slecht uitgevoerde verlenging kan leiden tot verspilde investeringen, onnodige overheadkosten en gemiste kansen om het meeste uit je Microsoft investering te halen. Daarom is het essentieel om van tevoren te plannen en voor te bereiden. Als je dit niet doet, kun je op het laatste moment in de problemen komen.
Mensen hebben het vaak over de Enterprise Agreement verlenging, alsof het één document betreft. In werkelijkheid worden de verlengingsbeslissingen echter genomen voor individuele inschrijvingen. Je inschrijvingen kunnen verschillende einddata hebben, afhankelijk van wanneer je ze hebt aangeschaft, en meestal moeten deze allemaal verlengd worden wanneer ze verlopen.
Keuzes maken voor je EA-verlenging
Bij het beslissen over een EA-verlenging wil je nadenken over het type licentie en de functies die het biedt. Bijvoorbeeld, je zou een EA kunnen kiezen die alleen Windows 10 bevat, als dit je belangrijkste focus is. Daarnaast wil je misschien een contract kiezen waarmee je Microsoft Cloud-oplossingen (Microsoft CSP) kunt kopen, als je organisatie maar een paar gebruikers heeft, in plaats van dit toe te voegen aan je EA voor de meeste gebruikers. Een alternatieve keuze zou zijn om alles in een Enterprise Agreement te plaatsen en al je licenties voor software en cloudservices onder één contract aan te schaffen.
2. Wat verleng je eigenlijk bij een EA Renewal?
De looptijd van de Enterprise Agreement is drie jaar. Aan het einde van deze periode heb je de optie om je overeenkomst voor nog eens drie jaar te verlengen.
Wanneer je je oorspronkelijke Enterprise Agreement verlengt, betaal je niet opnieuw voor de on-premises softwarelicentie, je betaalt alleen voor de verlenging van de Software Assurance. Lees hier meer over Software Assurance.
De prijsstelling voor de Enterprise Agreement Subscription (EAS) inschrijving is anders, omdat je met dit contract de licentie niet bezit, maar alleen het recht hebt om een bepaalde licentie te gebruiken. Bij verlenging van de EAS worden de prijzen gebaseerd op een ‘Licentie plus Software Assurance’ model. De koopoptie voor EAS-klanten stelt je in staat om de permanente rechten op eerder gelicentieerde on-premises software te kopen en te bezitten.
3. Microsoft Licensing Statement
Of je nu onderhandelt over een nieuwe Microsoft Enterprise Agreement of je huidige overeenkomst verlengt, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je licentiestatus in orde is. Er zijn veel verschillende aspecten van het Microsoft licentieprogramma, en een Microsoft Licensing Statement (MLS) kan een waardevol hulpmiddel zijn.
Het MLS-document bevat een inventaris van licentietransacties die Microsoft voor jouw organisatie bijhoudt. Het bevat informatie over de Microsoft volume-licentieprogramma’s en individuele softwarecomponenten. De informatie in het MLS-document is belangrijk voor het beheer van Microsoft softwareassets.
MLS-document
Het MLS-document kan in het begin overweldigend zijn om te lezen. Het is belangrijk om het te bekijken om te zorgen dat er geen licenties per ongeluk zijn toegevoegd. Als je niet zeker weet wat er in jouw MLS staat, neem dan contact op met je Microsoft accountteam voor hulp.
Tot slot is het belangrijk om te weten dat Microsoft dit document verstrekt, maar het beschouwt het niet als een feitelijke verklaring van je organisatie account. Het is slechts wat Microsoft denkt dat in jouw bezit zou kunnen zijn en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Licentiebeheer is altijd jouw verantwoordelijkheid als koper van de software en diensten, en niet die van Microsoft.
Daarnaast zullen licenties die je mogelijk naar andere partijen overzet (bijvoorbeeld bij een verkoop) niet van het account worden afgetrokken, waardoor het erg moeilijk wordt om een MLS als een feitelijke verklaring te gebruiken.
4. Tips voor een succesvolle renewal
1. Maak een lijst van alle entiteiten die betrokken zijn bij de onderhandeling
Idealiter begin je minimaal 6 maanden voor de vervaldatum van de verlenging. Dit geeft je de tijd om je vereisten in kaart te brengen en eventuele optimalisatiekansen te identificeren. Microsoft begint meestal 12 maanden van tevoren intern te plannen voor de komende verlenging.
2. Identificeer het daadwerkelijke gebruik van Microsoft software en diensten binnen jouw organisatie
Maak een grondige inventaris van je gebruik binnen het volledige Microsoft portfolio en controleer of je van plan bent extra software of diensten te gebruiken in de komende 12 maanden. Leer hier meer over onze optimalisatiediensten en ontdek hoe LicenseQ je hierbij kan helpen.
3. Identificeer de commerciële items die jouw organisatie het meeste voordeel opleveren
Bijvoorbeeld, Microsoft biedt een aanzienlijke korting voor het eerste jaar, maar vermindert deze korting in de daaropvolgende jaren. Dit is niet ideaal! Maak een lijst van je vereisten (niets is te klein) en presenteer al je eisen aan Microsoft. Laat niets onbesproken.
4. Blijf flexibel
Microsoft verandert constant de regels, dus je moet flexibel zijn.
Bijvoorbeeld, hun verschuiving van bedrijfsoverkoepelende EA-verplichtingen om Enterprise Desktop (Enterprise CAL Suite, Windows OS en Office Pro Plus) aan te schaffen naar een op abonnementsbasis contract, waarmee je op en neer kunt schalen (bijvoorbeeld een volledig M365 E3-contract biedt jaarlijkse flexibiliteit om te reduceren naar een minimum van 500 gebruikers).
Microsoft ziet hier een risico in en wil terug naar het bedrijfsoverkoepelende model (waarbij wordt gesteld dat je een bepaald aantal licenties voor M365 moet behouden om kortingen op een bepaald niveau te houden).
Kiezen voor een hogere korting in ruil voor gebrek aan flexibiliteit kan op de lange termijn meer kosten. Bijvoorbeeld, als je personeelsaantal vaak fluctueert.
5. Onderhandel over price locks
Zorg ervoor dat je price locks onderzoekt en onderhandelt voor items die je interesseren. Microsoft heeft onlangs verschillende prijsverhogingen aangekondigd en dit zullen niet de laatste zijn. Als je kunt anticiperen op het gebruik van bepaalde technologieën, producten of diensten, zet dan de prijzen vast in je CPS. Je profiteert hiervan als Microsoft weer een prijsverhoging aankondigt.
6. Maak een lijst van eisen
Er zijn veel andere zaken die je kunt onderhandelen met Microsoft. Geen lijst is te lang. Zorg ervoor dat je al je vereisten opschrijft en klaar hebt voordat je aan tafel gaat voor de onderhandeling. Dit is een van de belangrijkste dingen om te overwegen.
Maak een lange ‘onderhandelingslijst’ om je in staat te stellen sommige minder belangrijke items op te geven om de hoofdpunten die je echt wilt te behouden. Dit zal je onderhandelingspositie met Microsoft versterken!
Wil je nog meer tips voor een succesvolle verlenging? Lees onze blog hier waar we verder nuttige inzichten delen.
5. Waar kan je over onderhandelen?
Over het algemeen ligt bij de onderhandeling de focus van Microsoft klanten op het krijgen van kortingen tijdens hun verlenging, maar wij vinden het belangrijk om verder te kijken dan alleen dit. Vooral omdat het steeds moeilijker wordt om hoge kortingen van Microsoft te krijgen. Je moet ook rekening houden met flexibiliteit, price locks en optimalisatie.
Kortingen
Kortingen hangen af van drie hoofdcomponenten:
- Bedrijfsgrootte
- Niveau van cloudimplementatie
- Investeringen in wat Microsoft beschouwt als strategische technologie, zoals SQL Server, Dynamics 365 en Azure
De hoogte van de korting die je kunt behalen, is afhankelijk van je cloudimplementatie. Het niveau van clouddekking in Nederland is bijvoorbeeld erg hoog, wat bedrijven weinig ruimte geeft. In het buurland Duitsland is de cloudadoptie minder hoog, waardoor klanten meer ruimte hebben voor onderhandelingen.
Flexibiliteit
Flexibiliteit is erg belangrijk, aangezien Microsoft zijn tactieken vaak verandert. Vroeger duwde Microsoft hoge kortingen met bedrijfsoverkoepelende verplichtingen, daarna stapten ze over op abonnementsmodellen en flexibele modellen. Inmiddels zijn ze weer terug naar het bedrijfsoverkoepelde model.
Price locks
Onlangs heeft Microsoft veel prijsverhogingen aangekondigd. Wij raden aan om technologie op te nemen die je verwacht te gaan gebruiken in je Customer Price Sheet, omdat dit de prijzen vrij maakt. Dit zorgt ervoor dat je kosten hetzelfde blijven, zelfs als Microsoft weer een prijsverhoging aankondigt.
Optimalisatie
Dit is ons belangrijkste advies: optimaliseer! Zorg ervoor dat je alleen de licenties koopt die je daadwerkelijk nodig hebt. Alleen kopen wat je nodig hebt tegen een kleinere korting kan uiteindelijk veel goedkoper zijn dan alles kopen met een hoge korting.
Er zijn veel andere zaken die je kunt onderhandelen, dus aarzel niet om een lijst met eisen klaar te hebben – of je nu denkt dat je ze kunt krijgen of niet! Microsoft zal luisteren, hoewel ze meestal niet zullen bewegen op technische diensten.
Je hebt een zeer overtuigend argument nodig en houd er rekening mee dat je waarschijnlijk niet alles zult krijgen waar je om vraagt.
Case study cloud onderhandeling
Laten we het voorbeeld nemen van een klant in Nederland die een gemiddelde korting van 15% krijgt op hun 365 E3-suite. Als ze alle functionaliteiten binnen de E3-suite gebruiken, zal Microsoft ze aansporen om over te stappen naar de E5-suite. De klant is tevreden met E3 en heeft geen behoefte om over te stappen naar E5. Microsoft zal echter deze klant de 15% korting tijdens de volgende verlenging op E3 niet meer geven.
6. LicenseQ’s succesvolle EA-Renewal aanpak
Onze aanpak houdt in:
- Inventarisatie van de huidige omgeving
- Concurrentielandschap
- Identificatie van zakelijke vereisten
- Bill of Materials
- Benchmarking & Prijzen
- Onderhandelingsstrategie
De onderhandelingsfase kan maanden duren. Ongeacht de duur is het belangrijk om het proces te begrijpen. Wij ondersteunen klanten bij hun verlenging met onze succesvolle gefaseerde aanpak.
Het begint allemaal met de juiste inventarisatie van je Microsoft omgeving. We kijken altijd naar de huidige installaties en het gebruik van cloudservices en zoeken naar manieren om te optimaliseren op basis van de licentieregels die Microsoft stelt. Bezoek onze pagina voor contractondersteuning voor meer informatie.
Het bepalen van de beste EA onderhandelingsstrategie
Nadat de inventarisatie is uitgevoerd, helpen kostenmodellen om het juiste scenario te bepalen dat je onderhandelingsstrategie zal informeren, en ben je klaar om het gesprek met Microsoft te leiden.
Het belangrijkste om te onthouden is dat het verlengingsproces van de Microsoft Enterprise Agreement voortdurend verandert. Waar de oorspronkelijke overeenkomst een eenmalige gebeurtenis was, maakt Microsoft nu het mogelijk om op verschillende momenten in de tijd potentiële aanvullingen te bespreken en nieuwe enrollments te ondertekenen.
Niets staat van tevoren vast – Microsoft hanteert een zelfverzekerde aanpak, maar uiteindelijk is het altijd een puzzel. Hoge kortingen worden steeds moeilijker te verkrijgen.
Bekijk de onderstaande video om meer te leren over de voorbereiding van je EA-verlenging. We geven tips over hoe je met tijdlijnen en deadlines omgaat.
Hulp nodig bij je EA renewal?
Dit artikel richtte zich op hoe je een succesvolle verlenging van je Enterprise Agreement kunt benaderen. De EA blijft een ingewikkeld licentiemodel om te begrijpen en mee te werken. LicenseQ kan directe ondersteuning bieden en je door het EA-proces begeleiden. Voor meer informatie, bezoek onze dienstenpagina of neem contact op met onze licentie experts via info@licenseq.com.