Wat zijn Enterprise Agreement bestelvereisten?

De Enterprise Agreement bestelvereisten bepalen de minimale vereisten voor het plaatsen van een bestelling en hoe latere bestellingen behandeld moeten worden.

Wanneer een klant zich aanmeldt voor een Enterprise Agreement, moet hij een ‘Enterprise Enrollment Document’ ondertekenen. Het Enterprise Enrollment Document is juridisch bindend en door het ondertekenen van de inschrijving stemt de klant in met de voorwaarden, inclusief de bestelvereisten.

De inschrijving heeft twee verschillende secties:

• Voorwaarden
• Inschrijvingsgegevens

In deze blog gaan we dieper in op het eerste deel, namelijk de voorwaarden.

1. Minimale bestelvereisten

De EA is voor organisaties met meer dan 500 gekwalificeerde gebruikers en/of apparaten. De minimale bestelling houdt in dat een bedrijf ten minste 500 licenties binnen één productgroep moet aanschaffen, voor zowel Enterprise Online Services als Enterprise Products.

Enkele productgroep

Een enkele productgroep verwijst naar een specifieke groep licenties, zoals Office Professional Plus, Windows Operating System of de Enterprise Mobility + Security-suite, om maar een paar voorbeelden te noemen. Voor de Enterprise Enrollment moet een klant ten minste 500 licenties aanschaffen binnen een van de volgende productgroepen:

• Enterprise Online Services – cloudproducten zoals Office 365 E3, Windows E3 of Enterprise Mobility + Security E3
• Enterprise Products – on-premises producten zoals Enterprise CAL Suite, Office Pro Plus en Windows OS

Verschillende productgroepen

Bijvoorbeeld, een klant heeft licenties nodig voor verschillende productgroepen zoals:

• Windows OS
• Office
• Enterprise CAL Suite

Ze moeten ten minste 500 licenties in elke productgroep aanschaffen. Je kunt de 500 licenties niet verdelen over verschillende productgroepen. Bijvoorbeeld, als je licenties nodig hebt voor Windows OS, Office en Enterprise CAL Suite, kun je uiteindelijk uitkomen op een totaal van 1500 licenties, 500 in elke productgroep.

Een Enterprise Enrollment bepaalt dat een klant voldoende licenties moet bestellen binnen de productgroep van elk Enterprise Product om ervoor te zorgen dat elke gebruiker en/of apparaat gedekt is.

Binnen een inschrijving kan een organisatie Enterprise Online Services en Enterprise Products combineren. Als er echter een link is tussen de twee (bijvoorbeeld CoreCAL Bridge voor O365 en Office 365 E3), dan is de eis om enterprise-wide te licenseren voor zowel het Enterprise Product als de Enterprise Online Service!

Als een organisatie alleen Enterprise Online Services wil gebruiken (bijv. M365 E3), moeten ze ten minste 500 abonnementslicenties voor deze services behouden.

2. Aanvullende producten

Deze clausule stelt dat zodra een klant voldoet aan de minimale vereiste van 500 licenties voor gekwalificeerde apparaten en/of gebruikers, ze vervolgens aanvullende producten en aanvullende online services kunnen bestellen die ze nodig hebben.

In de Enterprise Enrollment verwijzen aanvullende producten naar elk Microsoft product of elke Microsoft service die een organisatie wil licenseren, bovenop het product of de service die is opgenomen in de gekozen inschrijvingsoptie. Dit betekent elk product behalve een Enterprise Online Service of een Enterprise Product.

Bijvoorbeeld, een organisatie heeft gekozen voor de optie met een enkele productgroep en heeft een EA opgezet voor Windows Operating System. Ze kunnen vervolgens elk aanvullend product aanschaffen, zoals:

• Dynamics 365
• Project
• Visio
• Teams Phone Standard
• enz.

Alle andere Enterprise Products en Enterprise Online Services kunnen alleen worden toegevoegd door aanvullende documenten met Microsoft te ondertekenen.

3. Gebruikrechten voor Enterprise Producten

Je tekent een Enterprise Agreement voor een periode van drie jaar. Gedurende deze drie jaar is de kans groot dat er nieuwe versies van een product worden uitgebracht. Als de gebruiksrechten voor de nieuwe versie echter beperkter zijn dan de rechten die zijn overeengekomen in je initiële EA of tijdens je verlenging, dan gelden deze beperktere gebruiksrechten niet voor jou gedurende de looptijd van je EA.

Recht op nieuwe versies

Dit moet niet verward worden met rechten op nieuwe versies. Rechten op nieuwe versies geven een organisatie doorgaans het recht om up te graden naar de laatste versie van een product of dienst, maar alleen als ze een actieve licentie hebben voor de vorige versie.

Bijvoorbeeld, een organisatie heeft Microsoft Office 2019 gelicentieerd onder hun Enterprise Enrollment-programma. Dit geeft hen het recht om bij de release te upgraden naar Microsoft Office 2022. Ze hoeven geen extra licenties aan te schaffen.

Als de upgrade naar Office 2022 echter de gebruiksrechten beperkt, gaat dit pas in bij de verlenging van het contract. Dit stelt een klant in staat om enig risico te mitigeren.

4. Microsoft Sales Affiliate

Bestellingen moeten worden ingediend bij een Microsoft Sales Affiliate. Een Microsoft Sales Affiliate (ook wel je lokale Microsoft dochteronderneming genoemd) en een Enrolled Affiliate (jij, de klant) bepalen samen de prijsstelling en betalingsvoorwaarden door middel van een onderhandeling.

Een Microsoft Sales Affiliate heeft niet de bevoegdheid om enige verplichting of aansprakelijkheid op te leggen aan de Microsoft Affiliate die deze Enrollment aangaat. Dit betekent dat de dochteronderneming zich moet houden aan de regels die zijn opgelegd door de hoofdinstanties van Microsoft: de Regional Operation Centres.

5. Licensing Solution Provider

Elke organisatie die is ingeschreven voor het Enterprise Agreement moet een Licensing Solution Provider (LSP) kiezen en mee samenwerken. De LSP wordt ook wel aangeduid als een Software Advisor (direct contract) of een Software Reseller (indirect contract) in het Enterprise Enrollment document. Microsoft werkt samen met een netwerk van LSP’s om klanten ondersteuning te bieden.

LSP’s

• De LSP moet goedgekeurd zijn voor jouw locatie.
• De LSP helpt tijdens de pre- en post-transactie voor het EA.
• LSP’s en andere geautoriseerde derde partijen worden door Microsoft betaald om te assisteren. Let op: LSP’s zijn “onafhankelijk”, maar ze verdienen financieel via terugbetalingsvergoedingen in ruil voor hun adviesdiensten!
• LSP’s moeten voldoen aan bepaalde vereisten en een training volgen om gecertificeerd te worden door Microsoft.
• LSP’s helpen klanten bij het selecteren, kopen en beheren van Microsoft-producten en -licenties.
• LSP’s bieden advies en begeleiding over licentieopties, helpen klanten hun licentie-investeringen te optimaliseren en assisteren bij het doorlopende licentiebeheer.

LSP’s kunnen klanten helpen met verschillende aspecten van de Enterprise Enrollment, technische ondersteuning en training. Het is echter belangrijk om in gedachten te houden dat LSP’s inkomsten genereren door Microsoft-producten aan jou te verkopen. Hun motivatie is mogelijk niet altijd jouw beste belangen, maar hun eigen doelstellingen.

Let op! Microsoft is bezig met het afbouwen van de afhankelijkheid van LSP’s en verschuift steeds meer naar het gebruik van de Microsoft Customer Agreement (MCA).

6. Het toevoegen van producten

Nieuwe producten die eerder niet besteld waren, kunnen op elk moment tijdens de looptijd van je EA worden toegevoegd door contact op te nemen met je Software Advisor of een Microsoft Account Manager.

Je kunt ook extra licenties voor producten die je eerder hebt besteld op elk moment toevoegen (behalve Online Services). De bestelling moet worden opgenomen in de volgende True-up bestelling.

Een bestelling moet worden geplaatst voor de extra producten in de maand waarin het product voor het eerst wordt gebruikt. Behalve voor Online Services, waarvoor een bestelling moet worden geplaatst vóór het gebruik!

Online Services

Online Services moeten worden besteld voordat ze kunnen worden toegewezen. Software kan echter worden gedownload en geïnstalleerd voordat je ze aanschaft, zolang je het product zo snel mogelijk bestelt. Zorg ervoor dat je in overeenstemming blijft met de voorwaarden van je overeenkomst!

Voor Online Services moeten extra licenties worden besteld voordat je ze gebruikt. Behalve wanneer Online Services in de Productvoorwaarden als in aanmerking komend voor de True-up worden gemarkeerd of zijn inbegrepen in andere licenties.

Voor Online Services kun je de License Reservation optie gebruiken om te voorkomen dat je onmiddellijk wordt aangerekend voor het gebruik van deze diensten en om die kosten uit te stellen naar de True-up periode.

Specifieke licentievereisten/beperkingen

Het is belangrijk om te weten dat sommige Microsoft producten of diensten specifieke licentievereisten of beperkingen kunnen hebben. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze aan deze vereisten voldoen bij het licentiëren van extra producten.

Daarnaast moeten organisaties regelmatig hun licentieovereenkomsten herzien om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de licentievoorwaarden en dat ze alleen de producten en diensten licentiëren die ze daadwerkelijk nodig hebben.