Enterprise Agreement opzetten

Het is geweldig dat de Enterprise Agreement zoveel verschillende producten en diensten biedt, aangezien al je behoeften binnen één contract worden gedekt. Echter, met zoveel producten en diensten beschikbaar, kan het een uitdaging zijn om precies te definiëren wat je daadwerkelijk nodig hebt. Zeker omdat Microsoft ook bepaalde producten promoot! De Enterprise Agreement heeft een looptijd van drie jaar, dus je wilt het goed doen.

In deze gids delen we onze kennis en expertise over een Enterprise Agreement opzetten. Leer van de vele jaren ervaring die onze licentie-experts hebben op het gebied van Microsoft-licenties.

1. Bepaal de producten die je organisatie nodig heeft

Evalueer de behoeften van je organisatie

Evalueer eerst de behoeften voordat je producten selecteert om op te nemen in je EA. Wat zijn de huidige wensen en behoeften van je organisatie? Identificeer welke software of diensten je organisatie momenteel gebruikt en wat je nodig hebt om je organisatie te verbeteren. Optimalisatie is de sleutel voor het opzetten van een succesvolle EA.

Bekijk de beschikbare producten en diensten

De EA biedt veel producten en diensten, zoals Microsoft 365, Azure en Dynamics 365 (hoewel niet al zijn producten!). Daarnaast biedt Microsoft uitgebreide productomschrijvingen, prijs- en licentie-informatie om klanten te helpen weloverwogen keuzes te maken.

Raadpleeg een onafhankelijke licentie-expert

Het kan moeilijk zijn om een goed overzicht te krijgen van je Microsoft-licentiebezit. Microsoft verandert en evolueert voortdurend zijn productaanbod… en de bijbehorende regels en voorschriften! Het is bijna een fulltime baan om up-to-date te blijven!

Profiteer van de kennis en ervaring van ervaren licentie-experts. Licentie-experts kunnen:

• Helpen bij het analyseren van je huidige licentiebezit en advies geven over hoe verder te gaan.
• Helpen bij het identificeren van de producten die het meest geschikt zijn voor jouw behoeften.
• Informatie verstrekken over prijzen en licentieregels.

Met zo’n divers portfolio van producten en zoveel verschillende suites kan het verwarrend zijn om je opties voor je behoeften te begrijpen. Neem vandaag nog contact op met onze licentie experts om je specifieke business case te bespreken.

Overweeg de grootte en het type van je organisatie

De grootte en het type van je organisatie heeft ook invloed op welke producten nodig zijn in de Enterprise Agreement. Kleinere organisaties maken bijvoorbeeld andere keuzes dan grotere organisaties.

Bovendien kunnen sommige producten geschikter zijn voor bepaalde soorten organisaties, zoals onderwijs- of overheidsorganisaties. Of misschien is er een raamovereenkomst voor je sector waar je je op kunt baseren.

Bepaal je budget

Voordat je de onderhandelingen voor de EA aangaat, is het essentieel om de verschillende prijsopties voor de beschikbare Microsoft-aanbiedingen te bepalen. Deze omvatten:

• Pay-per-user
• Pay-per-device
• Pay-per-server
• En meer…

Door je budget te begrijpen, kun je bepalen welke producten en licentie-opties het meest kosteneffectief zijn.

2. Bepaal de scope van je EA

Je kunt een Enterprise Agreement ondertekenen voor je gehele organisatie OF alleen voor bepaalde delen. Alle dochterondernemingen moeten afzonderlijke rechtspersonen zijn, geen afdelingen of bedrijfseenheden.

Een dochteronderneming wordt gedefinieerd als een entiteit waarvan het moederbedrijf meer dan 50% van de aandelen bezit. Het moederbedrijf hoeft het contract niet te ondertekenen, omdat het voor Microsoft niet uitmaakt welke rechtspersoon de documenten ondertekent.

In het inschrijvingsdocument noemt Microsoft verschillende opties:

• Alleen ingeschreven dochteronderneming
• Ingeschreven dochteronderneming en alle dochterondernemingen
• Ingeschreven dochteronderneming en de volgende dochterondernemingen (specificeer alleen bepaalde dochterondernemingen als niet alle dochterondernemingen in de EA moeten worden opgenomen)
• Ingeschreven dochteronderneming en alle dochterondernemingen, met de volgende dochterondernemingen uitgesloten …

Waarom je EA scope bepalen?

Waarom is het belangrijk om de scope vast te stellen? Als je alleen licenties wilt aanschaffen voor een subset van je organisatie, moet je dit vanaf het begin aangeven. Is het logisch om licenties voor je hele organisatie aan te schaffen? Hebben alle medewerkers toegang nodig?

Het kan zijn dat entiteiten binnen je organisatie zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen licenties. Ze hoeven dan niet opgenomen te worden in de centrale inkoop. Je loopt het risico op een mogelijke situatie van non-compliance als je de scope niet goed definieert.

Dochterondernemingen in Server & Cloud Enrollments

Het kiezen van de laatste optie, namelijk om alle dochterondernemingen in te schakelen behalve de volgende, kan interessant zijn voor Server & Cloud Enrollments. Dit type inschrijving stelt je in staat om de licenties die je wilt opnemen of uitsluiten verder te specificeren.

Bijvoorbeeld, het kan onmogelijk zijn voor een bedrijf om alle SQL-installaties voor hun hele organisatie op te nemen, maar ze kunnen dit mogelijk beperken tot een set dochterondernemingen. Dit betekent dat ze voldoen aan de standaardisatievoorwaarden van de SCE.

Door je behoeften correct te scopen, zorg je ervoor dat je de voorwaarden naleeft en compliant blijft.

3. Beoordeel de juridische voorwaarden

Het is essentieel om de voorwaarden van je licentieovereenkomst zorgvuldig te beoordelen om ervoor te zorgen dat je volledig begrijpt wat je rechten en verplichtingen zijn – en om te garanderen dat je compliant blijft. Niet compliant zijn kan leiden tot boetes en straffen.

Je kunt je Microsoft Sales Representative vragen om de voorwaarden van de Enterprise Agreement. Lees ook onze blog over Enterprise Agreement bestelvereisten, waarin we de voorwaarden voor de EA bespreken.

Hier zijn vijf tips voor het beoordelen van de voorwaarden:

1. Begin met het zorgvuldig lezen van de volledige overeenkomst

Neem de tijd om elke sectie door te nemen en zorg ervoor dat je de gebruikte taal en terminologie begrijpt. Wanneer we zeggen “volledige overeenkomst”, bedoelen we ook echt de volledige overeenkomst!

Controleer:

• Hoofdovereenkomst (of MBSA)
• Onderliggende Enterprise Agreement-documenten
• Inschrijvingsdocument(en)
• Taal van de Customer Price Sheet
• Product Selectie Formulier
• Productvoorwaarden en de bijbehorende voorwaarden voor Online Services (zoals de DPA, data residence clausules, enz.).

2. Noteer belangrijke voorwaarden

Dit helpt om clausules te identificeren die verdere verduidelijking of onderhandeling vereisen. Het kan je ook helpen om de belangrijkste punten van je overeenkomst te onthouden. Zet artikelen op papier waar je het niet mee eens bent, en geef duidelijk aan waarom dit iets is waar je je niet aan kunt houden. Gebruik dit in de komende onderhandelingen.

3. Controleer op wijzigingen

Microsoft werkt de voorwaarden van de overeenkomst van tijd tot tijd bij, dus zorg ervoor dat je de meest actuele versie van de overeenkomst bekijkt.

Controleer of er wijzigingen zijn aangebracht sinds je de overeenkomst hebt ondertekend. Bijvoorbeeld, de Productvoorwaarden worden elke maand bijgewerkt, maar de EA-overeenkomst wordt slechts één keer per jaar of om het jaar gewijzigd.

4. Je gebruik

Beoordeel je huidige gebruik van Microsoft producten en services en zorg ervoor dat je in overeenstemming bent met de voorwaarden.

Als je gebieden identificeert waar je mogelijk niet compliant bent, probeer dan contact op te nemen met je partner of adviseur om te controleren of er iets is dat je kunt doen om dit risico te beperken. Breng dit niet naar Microsoft, want zij zullen het tegen je gebruiken.

5. Vraag juridisch advies

Als je twijfels of zorgen hebt over je overeenkomst, vraag dan juridisch advies. Een juridisch expert kan je overeenkomst beoordelen en je adviseren over hoe je het beste kunt doorgaan. Als je je werk goed doet, kan het zelfs leiden tot Microsoft die buiten juridische raad inroept. Dus waarom zou jij hetzelfde niet doen?

4. Onderhandel over prijzen met Microsoft

Je weet wat je wilt, nu moet je met Microsoft onderhandelen om de beste deal voor jou te krijgen! Bekijk onze andere blogs over Hoe werkt het EA-vernieuwingsproces of deze 5 tips voor het vernieuwen van je Enterprise Agreement.

5. Customer Price Sheet & Product Selectieformulier

Zorg ervoor dat Microsoft alle prijsconcessies documenteert in het Customer Price Sheet(CPS) en het Product selectieformulier. Dit zijn twee belangrijke documenten die worden gebruikt in de Microsoft Enterprise Agreement. Deze documenten helpen klanten bij het selecteren en documenteren van de producten en diensten die ze via het programma aanschaffen.

Customer Price Sheet

Het CPS is een uitgebreid document waarin de prijzen voor elk product en elke dienst die door Microsoft onder het EA-programma wordt aangeboden en die je aanschaft, worden uiteengezet. Het CPS is op maat gemaakt voor elke klant en biedt een gedetailleerd overzicht van de hoeveelheid, de prijs en de kosten die verbonden zijn aan elk product en elke dienst.

Dit document bevat:

• Specifieke voorwaarden van het prijsmodel van Microsoft
• Prijzen voor elk product en elke dienst op basis van de specifieke vereisten van de klant
• Toekomstige prijstabel met alle prijzen voor toekomstige aankopen. Gewoonlijk worden alleen toekomstige prijzen voor producten die in je bestelling staan opgenomen, tenzij je extra prijsbeperkingen hebt onderhandeld voor producten die je in de toekomst wilt aanschaffen.

Het CPS-document is een belangrijk referentiepunt voor klanten, omdat het hen helpt de kosten van hun overeenkomst en de licentievoorwaarden en -condities die van toepassing zijn op hun producten en diensten te begrijpen.

Product selectieformulier

Dit document toont de specifieke Enterprise Producten en Enterprise Online Services die klanten willen aanschaffen onder het EA-programma.

Het doel van dit document is om het prijsniveau voor je initiële aankoop te verduidelijken en het is ook van belang voor je toekomstige aankopen. Om dit verder te begrijpen, bekijk je de video hieronder.

6. Wijzigingen

Na het doornemen van je Enterprise Agreement-document en het correct vastleggen/onderhandelen van al je vereisten met Microsoft, moet je mogelijk wijzigingen ondertekenen in je contractdocumenten. Dit wordt altijd gedaan in aanvullende documenten die ‘wijzigingen’ worden genoemd.

Deze wijzigingen kunnen zijn:

• Standaard – Microsoft heeft deze kant-en-klaar beschikbaar.
• Aangepast – specifiek opgesteld voor jouw organisatie.

In beide gevallen hebben ze invloed op de standaardvoorwaarden en moeten ze worden opgenomen in je overeenkomst. Zorg ervoor dat deze allemaal correct worden vastgelegd en laat Microsoft niets weglaten. Microsoft kan later beweren dat wat niet in het contract staat, niet bestaat.